Seminar evon XAMControl – Helpdesk, Wartung und Systemdokumentation

Inhaltsübersicht

• Zielsetzung
• Zielgruppe und Vorkenntnisse
• Seminarinhalte
• Kapitel 1: Wartungs- und Ticketmodell
• Kapitel 2: Objektbezogene Einträge
• Kapitel 3: Zuweisung und Benachrichtigung
• Kapitel 4: Schritt-für-Schritt-Bearbeitung
• Kapitel 5: Auswertung und Systemdokumentation
• Lernziele
• Praxis- und Qualitätsnachweis

Zielsetzung

Konfiguration integrierter Wartungs- und Trouble-Ticket-Prozesse mit Zuständigkeiten, Checklisten, Dokumenten, Schichtnotizen, Objektbezug und auswertbarer Historie. Die eintägige Durchführung deckt einen klar abgegrenzten Funktionsbereich einschließlich Konfiguration, Übung und Funktionsprüfung ab.

Zielgruppe und Vorkenntnisse

Zielgruppe: Instandhaltungsleiter, Betreiber, Servicetechniker und Systemintegratoren mit Verantwortung für Wartungsprozesse.

Vorkenntnisse: XAMControl-Grundlagen und Kenntnis der betrieblichen Instandhaltungsorganisation.

Seminarinhalte

Kapitel 1: Wartungs- und Ticketmodell

Inhaltsverzeichnis des Kapitels: Ereignisarten definieren; Statusmodell festlegen; Prioritäten bestimmen; Gruppen strukturieren.

Übersetzung organisatorischer Prozesse in Status, Kategorien und Verantwortungen.

1. Schritt 1: Ereignisarten definieren – Störung, Wartung, Prüfung, Mangel und Verbesserungsvorschlag unterscheiden. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.
2. Schritt 2: Statusmodell festlegen – Neu, zugewiesen, in Bearbeitung, wartend, geprüft und geschlossen eindeutig beschreiben. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.
3. Schritt 3: Prioritäten bestimmen – Auswirkung, Dringlichkeit, Reaktionszeit und Eskalation verbinden. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.
4. Schritt 4: Gruppen strukturieren – Anlagen, Gewerke, Standorte und Teams für Filterung und Zuständigkeit abbilden. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.

Kapitelübung: Die Konfiguration wird an einem repräsentativen Beispiel umgesetzt. Abweichungen werden über Livewerte, Zustände und Protokolle eingegrenzt; der freigegebene Stand wird dokumentiert.

Kapitel 2: Objektbezogene Einträge

Inhaltsverzeichnis des Kapitels: Objekt auswählen; Eintrag erzeugen; Dokumente anhängen; Historie nutzen.

Erstellung von Wartungs- und Helpdesk-Einträgen direkt im Anlagenkontext.

1. Schritt 1: Objekt auswählen – Betroffene Komponente aus Visualisierung oder Struktur eindeutig referenzieren. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.
2. Schritt 2: Eintrag erzeugen – Fehlerbild, Zeitpunkt, Priorität und erste Diagnose vollständig erfassen. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.
3. Schritt 3: Dokumente anhängen – Checkliste, Schaltplan, Anleitung oder Foto dem Vorgang zuordnen. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.
4. Schritt 4: Historie nutzen – Frühere Störungen, Maßnahmen und wiederkehrende Muster am Objekt auswerten. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.

Kapitelübung: Die Konfiguration wird an einem repräsentativen Beispiel umgesetzt. Abweichungen werden über Livewerte, Zustände und Protokolle eingegrenzt; der freigegebene Stand wird dokumentiert.

Kapitel 3: Zuweisung und Benachrichtigung

Inhaltsverzeichnis des Kapitels: Zuständigkeit zuweisen; Benachrichtigung konfigurieren; Eskalation einrichten; Vertretung prüfen.

Steuerung des Bearbeitungsflusses über klare Verantwortlichkeiten.

1. Schritt 1: Zuständigkeit zuweisen – Team oder Person anhand Gewerk, Standort und Bereitschaft bestimmen. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.
2. Schritt 2: Benachrichtigung konfigurieren – Relevante Informationen über festgelegte Kanäle bereitstellen. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.
3. Schritt 3: Eskalation einrichten – Überfällige oder kritische Vorgänge an die nächste Verantwortungsebene weiterleiten. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.
4. Schritt 4: Vertretung prüfen – Abwesenheit, Schichtwechsel und Bereitschaft ohne Bearbeitungslücke abbilden. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.

Kapitelübung: Die Konfiguration wird an einem repräsentativen Beispiel umgesetzt. Abweichungen werden über Livewerte, Zustände und Protokolle eingegrenzt; der freigegebene Stand wird dokumentiert.

Kapitel 4: Schritt-für-Schritt-Bearbeitung

Inhaltsverzeichnis des Kapitels: Checkliste erstellen; Bedienerführung testen; Maßnahme dokumentieren; Abschluss freigeben.

Standardisierte Durchführung wiederkehrender Diagnose- und Wartungsaufgaben.

1. Schritt 1: Checkliste erstellen – Sicherheitsprüfung, Diagnose, Maßnahme und Funktionskontrolle in Reihenfolge festlegen. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.
2. Schritt 2: Bedienerführung testen – Anweisungen, Dokumente und Eingabefelder im Ereignisfall verständlich bereitstellen. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.
3. Schritt 3: Maßnahme dokumentieren – Arbeitszeit, Ersatzteil, Messwert, Kommentar und Ergebnis erfassen. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.
4. Schritt 4: Abschluss freigeben – Funktionsprüfung und gegebenenfalls Vier-Augen-Kontrolle vor dem Schließen verlangen. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.

Kapitelübung: Die Konfiguration wird an einem repräsentativen Beispiel umgesetzt. Abweichungen werden über Livewerte, Zustände und Protokolle eingegrenzt; der freigegebene Stand wird dokumentiert.

Kapitel 5: Auswertung und Systemdokumentation

Inhaltsverzeichnis des Kapitels: Kennzahlen auswählen; Berichte filtern; Schichtübergabe gestalten; Dokumentationsstand sichern.

Nutzung der Datenbankhistorie zur Verbesserung von Wartung und Anlagenqualität.

1. Schritt 1: Kennzahlen auswählen – Anzahl, Reaktionszeit, Bearbeitungsdauer, Wiederholung und Rückstand analysieren. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.
2. Schritt 2: Berichte filtern – Zeitraum, Anlage, Kategorie, Priorität und Verantwortlichkeit auswerten. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.
3. Schritt 3: Schichtübergabe gestalten – Offene Punkte, Risiken und nächste Maßnahmen strukturiert übergeben. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.
4. Schritt 4: Dokumentationsstand sichern – Objektunterlagen, Vorgangshistorie und Änderungen nachvollziehbar pflegen. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.

Kapitelübung: Die Konfiguration wird an einem repräsentativen Beispiel umgesetzt. Abweichungen werden über Livewerte, Zustände und Protokolle eingegrenzt; der freigegebene Stand wird dokumentiert.

Lernziele

• Ein wartbares Ticket-, Status- und Prioritätsmodell konfigurieren.
• Helpdesk-Einträge objektbezogen mit Dokumenten und Historie führen.
• Zuständigkeiten, Benachrichtigungen und Eskalationen abbilden.
• Checklisten für standardisierte Wartungsabläufe erstellen.
• Wartungskennzahlen und Schichtübergaben auswertbar gestalten.

Praxis- und Qualitätsnachweis

Die praktische Arbeit folgt einer einheitlichen Abfolge: Anforderung klären, Systemstruktur vorbereiten, Funktion konfigurieren, definierte Normal- und Fehlerfälle prüfen, Abweichungen korrigieren und den geprüften Konfigurationsstand sichern. Der Nachweis umfasst eine kurze Funktionsdemonstration, eine ausgefüllte Prüfliste und die nachvollziehbare Begründung zentraler Parameterentscheidungen.