Seminar Jamespot TeamWork – Dokumente, Kalender, Messenger und Meetings

Produktive Teamarbeit entsteht, wenn Kommunikation, Termine, Dokumente und Aufgaben nicht nebeneinander, sondern in abgestimmten Abläufen genutzt werden. Das Seminar entwickelt solche Abläufe für Einzelarbeit, Meetings und Projekte.

Inhaltsverzeichnis

1. Zielsetzung
2. Zielgruppe und Voraussetzungen
3. Schritt-für-Schritt-Inhalte
4. Praxisübungen
5. Kompetenzsicherung

Zielsetzung

Ziel ist die sichere Nutzung der TeamWork-Bausteine in einem konsistenten Arbeitsmodell. Informationen sollen an der richtigen Stelle entstehen, gemeinsam bearbeitet und dauerhaft nachvollziehbar abgelegt werden.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Zielgruppe: Mitarbeitende, Teams, Projektgruppen, Teamleitungen, Assistenz, Fachbereichskoordination und Key User.

Voraussetzungen: Jamespot-Grundkenntnisse und Zugang zu den in der Schulungsumgebung bereitgestellten TeamWork-Anwendungen.

Schritt-für-Schritt-Inhalte

Die Inhalte werden in einer aufeinander aufbauenden Reihenfolge erarbeitet und jeweils durch praktische Aufgaben abgesichert.

Schritt 1: Persönliche Arbeitsfläche organisieren

Schnellzugriffe, aktuelle Inhalte, persönliche Aufgaben und Tagesplanung werden zu einer übersichtlichen Arbeitsroutine verbunden.

• Relevante Werkzeuge und Inhalte bündeln
• Prioritäten und aktuelle Aufgaben sichtbar machen
• Persönliche und gemeinsame Bereiche unterscheiden

Schritt 2: Dokumente erstellen und gemeinsam bearbeiten

Dokumente, Präsentationen und Tabellen werden passend abgelegt, gemeinsam bearbeitet und mit dem Arbeitskontext verknüpft.

• Ablageort und Zugriffsgruppe wählen
• Benennungs- und Versionsregeln anwenden
• Kommentare und Bearbeitungsabsprachen dokumentieren

Schritt 3: Messenger zielgerichtet einsetzen

Einzel- und Gruppenchats unterstützen schnelle Abstimmungen, ohne dauerhafte Entscheidungen im Nachrichtenverlauf zu verlieren.

• Gesprächsart nach Zweck auswählen
• Dateien und Plattforminhalte kontextbezogen teilen
• Entscheidungen in Gruppen oder Projektdokumentation überführen

Schritt 4: Meetings und Videokonferenzen organisieren

Einladungen, Agenda, Unterlagen, Durchführung und Nachbereitung werden als zusammenhängender Ablauf gestaltet.

• Termin und Teilnehmerkreis abstimmen
• Unterlagen vorab bereitstellen
• Beschlüsse und Aufgaben direkt nachhalten

Schritt 5: Kalender und gemeinsame Planung nutzen

Teamtermine, Ereignisse und Abhängigkeiten werden transparent geplant.

• Kalenderstruktur und Verantwortungen festlegen
• Termine mit Gruppen und Projekten verknüpfen
• Änderungen und Konflikte nachvollziehbar kommunizieren

Schritt 6: Aufgaben und Projekte verbinden

Aufgaben, Boards, Dokumente und Kommunikation werden in einem einfachen Projektfall integriert.

• Arbeitsfluss und Verantwortungen festlegen
• Fälligkeiten und Status pflegen
• Review und Abschluss durchführen

Praxisübungen

• Einrichtung einer persönlichen TeamWork-Arbeitsfläche
• Gemeinsame Bearbeitung und strukturierte Ablage eines Dokuments
• Planung, Durchführung und Nachbereitung eines Teammeetings
• Aufbau eines kleinen Projektablaufs mit Kalender, Messenger und Aufgaben

Kompetenzsicherung

Zum Abschluss werden die aufgebauten Verfahren anhand eines zusammenhängenden Falls überprüft. Die Qualität wird mit klaren Prüfkriterien und einer dokumentierten Selbstkontrolle abgesichert.

• TeamWork-Werkzeuge zielgerichtet kombinieren
• Dokumente gemeinsam und nachvollziehbar bearbeiten
• Meetings und Kalender effizient organisieren
• Kommunikation und Aufgaben in Projektabläufe integrieren