Seminar Flexxible FlexxClient – Microsoft 365 Lizenzoptimierung

Das Seminar behandelt die Analyse und wirtschaftliche Optimierung von Microsoft-365-Lizenzen mit FlexxClient. Integrationsdaten, Lizenzzuweisungen, tatsächliche Nutzung, Preislisten, Kostenwirkung, Rückgewinnung und Ausnahmeprozesse werden zu einem kontrollierten Optimierungszyklus verbunden.

Inhaltsübersicht

• Lernziele und fachliche Einordnung
• Schrittweise Seminarinhalte
• Praxisübungen und Laborszenarien
• Zielgruppe und Voraussetzungen
• Didaktik und Arbeitsweise

Lernziele

• Voraussetzungen und Datenflüsse der Microsoft-365-Integration einordnen.
• Lizenzzuweisungen, Nutzung und Kosten in den Summary-Ansichten analysieren.
• Preislisten und Berechnungsgrundlagen nachvollziehbar pflegen.
• Rückgewinnungs-, Downgrade- und Ausnahmefälle risikobasiert priorisieren.
• Einsparungen und Nutzungseffekte in ein regelmäßiges Governance-Verfahren überführen.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Integrations- und Datenmodell

Schwerpunkt: Microsoft Entra ID, Microsoft 365, Organisationsintegration, Berechtigungen, Nutzer, Lizenztypen, Nutzungsdaten, Aktualität und Datenschutz.

1. Ausgangslage, Zielgruppen, Schutzbedarf und messbare Erfolgskriterien für den Themenblock „Integrations- und Datenmodell“ erfassen.
2. Relevante Objekte, Rollen, Datenquellen und Abhängigkeiten anhand von Microsoft Entra ID, Microsoft 365, Organisationsintegration, Berechtigungen, Nutzer, Lizenztypen, Nutzungsdaten, Aktualität und Datenschutz modellieren und Zuständigkeiten festlegen.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem schrittweise umsetzen, Abhängigkeiten prüfen und jede Änderung nachvollziehbar protokollieren.
4. Funktion, Berechtigungen, Datenqualität, Fehlerverhalten und Rückrollmöglichkeit mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein geprüftes Integrations- und Datenqualitätsmodell dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Betriebsstandard überführen.

2. Microsoft 365 Summary

Schwerpunkt: Lizenzbestand, Zuordnung, aktive Nutzung, Nutzergruppen, Zeiträume, Auffälligkeiten, Filter und Drill-down.

1. Ausgangslage, Zielgruppen, Schutzbedarf und messbare Erfolgskriterien für den Themenblock „Microsoft 365 Summary“ erfassen.
2. Relevante Objekte, Rollen, Datenquellen und Abhängigkeiten anhand von Lizenzbestand, Zuordnung, aktive Nutzung, Nutzergruppen, Zeiträume, Auffälligkeiten, Filter und Drill-down modellieren und Zuständigkeiten festlegen.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem schrittweise umsetzen, Abhängigkeiten prüfen und jede Änderung nachvollziehbar protokollieren.
4. Funktion, Berechtigungen, Datenqualität, Fehlerverhalten und Rückrollmöglichkeit mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen standardisierten Analyseprozess dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Betriebsstandard überführen.

3. Rates und Kostenmodell

Schwerpunkt: Preislisten, Währungen, Vertragswerte, Kosten je Lizenztyp, Aktualisierung, Gültigkeit, Annahmen und Nachweisführung.

1. Ausgangslage, Zielgruppen, Schutzbedarf und messbare Erfolgskriterien für den Themenblock „Rates und Kostenmodell“ erfassen.
2. Relevante Objekte, Rollen, Datenquellen und Abhängigkeiten anhand von Preislisten, Währungen, Vertragswerte, Kosten je Lizenztyp, Aktualisierung, Gültigkeit, Annahmen und Nachweisführung modellieren und Zuständigkeiten festlegen.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem schrittweise umsetzen, Abhängigkeiten prüfen und jede Änderung nachvollziehbar protokollieren.
4. Funktion, Berechtigungen, Datenqualität, Fehlerverhalten und Rückrollmöglichkeit mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein transparentes Kosten- und Berechnungsmodell dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Betriebsstandard überführen.

4. Optimierungskandidaten und Maßnahmen

Schwerpunkt: ungenutzte oder schwach genutzte Lizenzen, Downgrade, Rückgewinnung, Sonderrollen, Abwesenheiten, Servicekonten und Genehmigung.

1. Ausgangslage, Zielgruppen, Schutzbedarf und messbare Erfolgskriterien für den Themenblock „Optimierungskandidaten und Maßnahmen“ erfassen.
2. Relevante Objekte, Rollen, Datenquellen und Abhängigkeiten anhand von ungenutzte oder schwach genutzte Lizenzen, Downgrade, Rückgewinnung, Sonderrollen, Abwesenheiten, Servicekonten und Genehmigung modellieren und Zuständigkeiten festlegen.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem schrittweise umsetzen, Abhängigkeiten prüfen und jede Änderung nachvollziehbar protokollieren.
4. Funktion, Berechtigungen, Datenqualität, Fehlerverhalten und Rückrollmöglichkeit mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis eine priorisierte Optimierungsliste dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Betriebsstandard überführen.

5. Governance und Erfolgsmessung

Schwerpunkt: Review-Zyklus, Verantwortlichkeiten, Kommunikation, Freigabe, Umsetzung, Einsparnachweis, Fehlentscheidungen und kontinuierliche Kontrolle.

1. Ausgangslage, Zielgruppen, Schutzbedarf und messbare Erfolgskriterien für den Themenblock „Governance und Erfolgsmessung“ erfassen.
2. Relevante Objekte, Rollen, Datenquellen und Abhängigkeiten anhand von Review-Zyklus, Verantwortlichkeiten, Kommunikation, Freigabe, Umsetzung, Einsparnachweis, Fehlentscheidungen und kontinuierliche Kontrolle modellieren und Zuständigkeiten festlegen.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem schrittweise umsetzen, Abhängigkeiten prüfen und jede Änderung nachvollziehbar protokollieren.
4. Funktion, Berechtigungen, Datenqualität, Fehlerverhalten und Rückrollmöglichkeit mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen wiederholbaren Lizenzoptimierungsprozess dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Betriebsstandard überführen.

Praxisübungen und Laborszenarien

• Prüfung einer Beispielintegration und Bewertung der Datenqualität.
• Analyse eines Lizenzbestands mit Identifikation von Rückgewinnungs- und Downgrade-Kandidaten.
• Aufbau eines Kostenmodells und eines monatlichen Governance-Reports.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Zielgruppe: Software Asset Management, Microsoft-365-Administration, Controlling, Einkauf, Workplace Management und Lizenzverantwortung.

Voraussetzungen: Grundkenntnisse in Microsoft-365-Lizenzierung, Entra ID und Software Asset Management.

Didaktik und Arbeitsweise

Kurze Fachimpulse werden unmittelbar durch Demonstrationen, strukturierte Konfigurationsschritte, praktische Übungen und kontrollierte Fehlerfälle vertieft. Jede Übung verwendet definierte Ausgangswerte, Prüfpunkte und Dokumentationsanforderungen, damit die erarbeiteten Abläufe als Betriebsstandard wiederholbar bleiben.