Seminar DocuWare – Workflow Designer Grundlagen

Ein guter Workflow bildet Entscheidungen, Rollen, Fristen und Datenänderungen verständlich ab. Die Grundlagenschulung führt im webbasierten Designer von der Prozessaufnahme bis zur getesteten und veröffentlichten ersten Automatisierung.

Inhaltsverzeichnis

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Einen geeigneten Prozess abgrenzen und in Workflowelemente übersetzen
• Startbedingungen, Aufgaben, Entscheidungen und Datenzuweisungen korrekt konfigurieren
• Fristen, Vertretungen, Benachrichtigungen und automatische Schritte einsetzen
• Test, Veröffentlichung, Überwachung und Änderung nachvollziehbar organisieren

Zielgruppe

Künftige Workflow Designer, Key-User, Prozessverantwortliche, Administratoren und Projektmitarbeitende.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse der Anwendung sowie Verständnis von Archiven, Indexfeldern, Rollen und dem zu automatisierenden Geschäftsprozess.

Seminarinhalte

1. Schritt 1: Prozess und Ziel definieren

   Auslöser, Eingabe, Rollen, Entscheidungen, Ergebnis, Ausnahme und Kennzahl werden festgelegt. Der erste Workflow wird bewusst auf einen klaren Dokumentlebenszyklus begrenzt.

2. Schritt 2: Startbedingung vorbereiten

   Zielarchiv, Indexkriterien, Ereignis und Startdaten werden ausgewählt. Benötigte Rollen, Felder und Variablen erhalten eindeutige Namen.

3. Schritt 3: Erste Aufgabe konfigurieren

   Bearbeiterrolle, Aufgabenbeschreibung, Dialogfelder, Pflichtangaben, Entscheidungen und Sichtbarkeit werden festgelegt.

4. Schritt 4: Entscheidungen und Bedingungen verbinden

   Genehmigung, Ablehnung und Rückfrage werden als getrennte Pfade modelliert. Bedingungen werden lesbar aufgebaut und mit Beispieldaten geprüft.

5. Schritt 5: Daten zuweisen und Status pflegen

   Indexwerte, Variablen und Systemdaten werden aktualisiert. Datentyp, leere Werte und Überschreiben werden kontrolliert behandelt.

6. Schritt 6: Fristen und Benachrichtigungen einrichten

   Fälligkeit, Erinnerung, Vertretung und Eskalation werden festgelegt. Nachrichten enthalten nur den erforderlichen Kontext.

7. Schritt 7: Automatische Schritte ergänzen

   E-Mail, Datenzuweisung, Stempel, Archivaktion oder einfacher Webservice werden passend zum Prozess eingesetzt.

8. Schritt 8: Testfälle durchführen

   Normalfall, Ablehnung, fehlende Werte, Vertretung und Fristüberschreitung werden mit definierten Testdokumenten geprüft.

9. Schritt 9: Veröffentlichen und überwachen

   Version wird benannt, Freigabe dokumentiert und Workflow veröffentlicht. Erste Instanzen werden beobachtet und die Controllerrolle wird festgelegt.

Praxisübungen

• Erstellung eines Freigabeworkflows mit zwei Entscheidungen
• Konfiguration von Datenzuweisung, Benachrichtigung und Frist
• Test mit mehreren Rollen und einem Ablehnungsfall
• Auswertung der Workflowhistorie und Dokumentation der veröffentlichten Version

Methodik

Fachliche Einordnung, strukturierte Demonstrationen, schrittweise Konfiguration, praktische Übungen in einer Schulungsumgebung, kontrollierte Fehlerfälle und gemeinsame Auswertung der Arbeitsergebnisse.