Seminar DocuWare – Autoindex, Auswahllisten und externer Datenabgleich

Automatisierte Indexpflege ist nur zuverlässig, wenn Schlüssel, Datenquellen und Konfliktregeln eindeutig festgelegt sind. Das Seminar verbindet Auswahllisten, externe Datenquellen und Autoindex zu kontrollierten, wiederholbaren Datenabgleichen.

Inhaltsverzeichnis

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Auswahllisten und externe Datenquellen passend zum Prozess auswählen
• Autoindex-Konfigurationen mit eindeutigen Matchcodes aufbauen
• Aktualisierungs-, Ergänzungs- und Konfliktregeln sicher definieren
• Läufe überwachen, Fehler korrigieren und Datenqualität messen

Zielgruppe

Administratoren, Integrationsverantwortliche, Stammdatenteams, ERP-Betreuung und Key-User mit automatisierten Indexierungsanforderungen.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse zu Archiven und Indexfeldern. Verständnis relationaler Daten, CSV-Dateien oder externer Datenbanken ist hilfreich.

Seminarinhalte

1. Schritt 1: Datenabgleich spezifizieren

   Quell- und Zielfelder, Schlüssel, Aktualität, Datenverantwortung, Laufhäufigkeit und zulässige Änderungen werden vor der Konfiguration festgelegt.

2. Schritt 2: Auswahllistentyp bestimmen

   Feste, externe und mehrspaltige Auswahllisten werden unterschieden. Abhängige Listen verhindern ungültige Kombinationen bereits bei der Erfassung.

3. Schritt 3: Externe Datenquelle anbinden

   Datei, Datenbank, anderes Archiv oder lokale Verbindung werden vorbereitet. Zeichensatz, Datentypen, Zugriffsrechte und Erreichbarkeit werden geprüft.

4. Schritt 4: Matchcode und Filter aufbauen

   Eindeutige oder zusammengesetzte Schlüssel werden definiert. Die Zielmenge wird eingeschränkt und Mehrdeutigkeiten werden vor dem ersten Lauf sichtbar gemacht.

5. Schritt 5: Feldzuordnung und Schreibregeln konfigurieren

   Quellfelder werden Indexfeldern zugeordnet. Leere Werte, Überschreiben, Ergänzen und Statusänderungen werden bewusst gesteuert.

6. Schritt 6: Laufart und Zeitplan festlegen

   Manuelle, ereignisbezogene und geplante Läufe werden nach Last, Aktualität, Wiederholung und Prozessabhängigkeit ausgewählt.

7. Schritt 7: Testlauf und Fehlerbehandlung durchführen

   Eine begrenzte Datenmenge wird verarbeitet. Treffer, Nichttreffer und Mehrfachtreffer werden ausgewertet und Korrekturläufe vorbereitet.

8. Schritt 8: Betrieb und Datenqualität überwachen

   Kennzahlen für Trefferquote, Fehler, Laufzeit und veraltete Daten werden festgelegt. Schlüssel und Zugangsdaten erhalten regelmäßige Kontrollen.

Praxisübungen

• Erstellen einer abhängigen Auswahlliste aus einer externen Quelle
• Konfiguration eines Autoindex-Laufs mit zusammengesetztem Matchcode
• Analyse von Mehrfachtreffern, Nichttreffern und leeren Quellwerten
• Entwurf eines Monitorings für wiederkehrende Datenabgleiche

Methodik

Fachliche Einordnung, strukturierte Demonstrationen, schrittweise Konfiguration, praktische Übungen in einer Schulungsumgebung, kontrollierte Fehlerfälle und gemeinsame Auswertung der Arbeitsergebnisse.