Seminar DocuWare – Intensivseminar Capture, IDP, Integration und Datenflüsse

Das Intensivformat verbindet sämtliche Eingangskanäle mit intelligenter Erkennung, Indexanreicherung, automatischem Datenabgleich und sicherer Systemintegration. Aus einzelnen Werkzeugen entsteht eine überwachte Ende-zu-Ende-Datenstrecke.

Inhaltsverzeichnis

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Eingangskanäle und Dokumentverarbeitung zu einer stabilen Capture-Strecke verbinden
• IDP, Intelligent Indexing und Autoindex qualitätsgesichert einsetzen
• API, Webservices, Webhooks und Power Automate sicher integrieren
• Fehler, Wiederholung, Monitoring und Datenqualität Ende zu Ende steuern

Zielgruppe

Capture- und Poststellenteams, Integrationsentwickler, Administratoren, Solution-Architekten, ERP-Betreuung und technische Projektleitung.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse der Administration sowie Verständnis von Dateien, E-Mail, Datenbanken und APIs. Programmierkenntnisse sind für die Integrationsübungen erforderlich.

Seminarinhalte

1. Schritt 1: Dokumenten- und Datenfluss modellieren

   Quelle, Format, Dokumentklasse, Datenobjekt, Zielarchiv, Fachsystem, Volumen, Latenz und Fehlerverantwortung werden in einer Ende-zu-Ende-Landkarte erfasst.

2. Schritt 2: Desktop Apps und Eingangskanäle bereitstellen

   Scan, Import, Netzordner, Upload, Export und lokale Verbindung werden installiert, verbunden und mit reproduzierbaren Testdateien abgenommen.

3. Schritt 3: Digitale Poststelle konfigurieren

   Scanprofile, Trennung, Heften, automatische Auswahl, Zielarchive, Nachbearbeitung, Tagesabschluss und Mengenmonitoring werden aufgebaut.

4. Schritt 4: E-Mail-Eingänge integrieren

   Outlook-Ablage und zentrale Postfächer werden mit Filtern, Anhängen, Indexwerten, Dublettenschutz und Fehlerordnern konfiguriert.

5. Schritt 5: IDP-Klassifikation und Splitting trainieren

   Klassen, Trainingsbestand, Dokumentgrenzen, Testbestand, Konfidenz und unbekannte Dokumente werden systematisch bearbeitet.

6. Schritt 6: Extraktion und Intelligent Indexing einsetzen

   Felder, Datentypen, Vorschläge, Feedback, Schwellwerte und Nachbearbeitung werden mit dem Zielarchiv verbunden.

7. Schritt 7: Autoindex und externe Listen aufbauen

   Datenquellen, Matchcodes, Feldzuordnung, Konfliktregeln, Laufplan und Qualitätssicherung werden zur Anreicherung der Capture-Daten eingesetzt.

8. Schritt 8: E-Rechnungen verarbeiten

   Strukturierte Rechnungsdaten, Validierung, Import, Archivierung und Übergabe an einen Prüfprozess werden als spezialisierter Datenfluss umgesetzt.

9. Schritt 9: REST API und Webservices verwenden

   Dokumente und Indexwerte werden gelesen und geschrieben. Webservices im Workflow erhalten Parameter-, Antwort- und Fehlerbehandlung.

10. Schritt 10: Webhooks und Power Automate orchestrieren

    Ereignisse, Nutzlast, Authentifizierung, Idempotenz, Trigger und Aktionen werden für asynchrone Abläufe kombiniert.

11. Schritt 11: Fachsystemübergabe absichern

    Eindeutige Schlüssel, Transaktionsstatus, Wiederholung, Rückmeldung, Dublettenschutz und manuelle Klärung werden für ERP- oder Fachsysteme festgelegt.

12. Schritt 12: Ende-zu-Ende-Monitoring etablieren

    Eingang, Erkennung, Nachbearbeitung, Ablage, Übergabe, Fehler und Durchlaufzeit werden mit Kennzahlen, Alarmen und Verantwortlichkeiten überwacht.

Praxisübungen

• Aufbau einer Scan-, Import- und E-Mail-Teststrecke
• Training einer Klassifikation mit Extraktion und Nachbearbeitung
• Anreicherung von Indexdaten über Autoindex
• API-Ablage und ereignisgesteuerte Weiterleitung
• Erstellung eines Ende-zu-Ende-Monitorings mit Fehler- und Wiederanlaufplan

Methodik

Fachliche Einordnung, strukturierte Demonstrationen, schrittweise Konfiguration, praktische Übungen in einer Schulungsumgebung, kontrollierte Fehlerfälle und gemeinsame Auswertung der Arbeitsergebnisse.