Seminar DocuWare – E-Mail-Archivierung mit DocuWare for Outlook und Connect to Mail

E-Mails werden erst dann zu belastbaren Geschäftsunterlagen, wenn Auswahl, Indexierung, Anhänge, Dubletten und Ablageverantwortung eindeutig geregelt sind. Das Seminar behandelt persönliche und zentrale Archivierungswege.

Inhaltsverzeichnis

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Persönliche und zentrale E-Mail-Archivierung fachlich abgrenzen
• Outlook-Ablagen und überwachte Postfächer sicher konfigurieren
• E-Mail, Anhänge, Indexwerte und Dubletten kontrolliert behandeln
• Fehler, Berechtigungen und Betrieb nachvollziehbar organisieren

Zielgruppe

Anwender, Key-User, Administratoren, Poststellen- und Fachbereichsteams mit hohem E-Mail-Aufkommen.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse der Anwendung sowie Zugriff auf ein Testpostfach und ein Schulungsarchiv.

Seminarinhalte

1. Schritt 1: Archivierungsregeln festlegen

   Geschäftsrelevanz, Verantwortlichkeit, Ablagezeitpunkt, E-Mail-Inhalt, Anhänge, Datenschutz und Aufbewahrung werden für typische Postfacharten definiert.

2. Schritt 2: Outlook-Integration vorbereiten

   Verbindung, verfügbare Archive, Ablagekonfigurationen und Benutzerrechte werden eingerichtet. Manuelle und regelbasierte Ablage werden unterschieden.

3. Schritt 3: E-Mail-Ablage konfigurieren

   Betreff, Absender, Empfänger, Datum, Anhänge und fachliche Indexwerte werden zugeordnet. Ablagedialog und Zielarchiv werden auf den Prozess abgestimmt.

4. Schritt 4: Zentrales Postfach anbinden

   Mailbox, Ordner, Filter, Intervall, Verbindungsdaten und Zielkonfiguration werden für Connect to Mail oder allgemeine E-Mail-Verarbeitung eingerichtet.

5. Schritt 5: Anhänge und Nachrichtenkörper behandeln

   Ablage als zusammengehöriges Dokument, getrennte Ablage oder gezielte Auswahl wird anhand fachlicher Such- und Aufbewahrungsanforderungen entschieden.

6. Schritt 6: Dubletten und Wiederholung verhindern

   Eindeutige Merkmale, verarbeitete Ordner, Protokolle und Wiederanlaufregeln werden so gestaltet, dass keine unbemerkten Doppelablagen entstehen.

7. Schritt 7: Fehlerfälle bearbeiten

   Nicht erreichbares Postfach, falsche Berechtigung, unzulässiger Anhang, unbekannte Dokumentart und unvollständige Indexierung werden kontrolliert nachbearbeitet.

8. Schritt 8: Betrieb und Anwenderregeln einführen

   Monitoring, Verantwortlichkeit, Aufräumen, Passwortwechsel, Konfigurationsänderung und kurze Anwenderstandards werden dokumentiert.

Praxisübungen

• Manuelle und regelbasierte Ablage einer E-Mail aus Outlook
• Konfiguration eines überwachten Testpostfachs
• Prüfung verschiedener Varianten für Anhänge und Nachrichtentext
• Analyse eines Dubletten- oder Verbindungsfehlers

Methodik

Fachliche Einordnung, strukturierte Demonstrationen, schrittweise Konfiguration, praktische Übungen in einer Schulungsumgebung, kontrollierte Fehlerfälle und gemeinsame Auswertung der Arbeitsergebnisse.