Seminar DocuWare – Cloud Administration, Governance und Lizenzmanagement

Der Cloud-Betrieb nimmt die lokale Serverwartung ab, nicht jedoch Organisations-, Sicherheits- und Governance-Aufgaben. Das Seminar strukturiert Benutzer, Lizenzen, Konfigurationen, Verbindungen, Richtlinien und laufende Kontrollen.

Inhaltsverzeichnis

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Cloud-spezifische Zuständigkeiten und Grenzen einordnen
• Benutzer, Rollen, Lizenzen und Funktionsrechte wirtschaftlich verwalten
• Sicherheits-, Integrations- und Konfigurationsvorgaben zentral steuern
• Änderungen, Tests, Audits und Betriebskennzahlen nachvollziehbar organisieren

Zielgruppe

Cloud-Administratoren, IT-Governance, Informationssicherheit, Lizenzverantwortliche, Anwendungsbetreuung und Projektleitungen.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse der Administration. Zugriff auf eine Cloud-Testorganisation mit Organisationsadministratorrechten ist erforderlich.

Seminarinhalte

1. Schritt 1: Cloud-Betriebsmodell festlegen

   Verantwortung für Organisation, Fachkonfiguration, Identitäten, Integrationen, Support und Datenschutz wird zwischen Anbieter, IT und Fachbereichen abgegrenzt.

2. Schritt 2: Mandanten- und Rollenstruktur planen

   Administrationsrollen, Fachrollen, Gruppen und Vertretungen werden nach dem Minimalprinzip festgelegt. Notfallzugänge werden getrennt behandelt.

3. Schritt 3: Benutzer und Lizenzen verwalten

   Konten, Rollen, Funktionsrechte und Lizenzbedarf werden regelmäßig abgeglichen. Inaktive oder doppelte Konten werden kontrolliert bereinigt.

4. Schritt 4: Anmeldung und Bereitstellung steuern

   Einmalanmeldung, Benutzerbereitstellung, App-Registrierungen und vertrauenswürdige Zugriffe werden organisatorisch und technisch eingeordnet.

5. Schritt 5: Cloud-Verbindungen kontrollieren

   Desktop Apps, lokale Datenquellen, Mailzugänge, Webservices, Webhooks und API-Zugriffe werden inventarisiert und mit Eigentümer sowie Ablaufdatum dokumentiert.

6. Schritt 6: Konfigurationsänderungen freigeben

   Änderungsantrag, Testorganisation, Testdaten, Abnahme, Veröffentlichung und Rückfallmöglichkeit werden als Standardverfahren festgelegt.

7. Schritt 7: Audit und Governance umsetzen

   Administrative Änderungen, Berechtigungsprüfungen, Aufbewahrung, Löschung und Datenexport werden mit wiederkehrenden Kontrollen verbunden.

8. Schritt 8: Betriebskennzahlen und Support organisieren

   Lizenznutzung, aktive Benutzer, Fehler, Laufzeiten, offene Aufgaben und Integrationsstatus werden in einen regelmäßigen Betriebsbericht übernommen.

Praxisübungen

• Erstellung einer Rollen-, Lizenz- und Verantwortungsmatrix
• Prüfung eines Benutzerlebenszyklus von Anlage bis Deaktivierung
• Inventarisierung von Cloud-Verbindungen und Zugangsdaten
• Entwurf eines Change- und Auditkalenders

Methodik

Fachliche Einordnung, strukturierte Demonstrationen, schrittweise Konfiguration, praktische Übungen in einer Schulungsumgebung, kontrollierte Fehlerfälle und gemeinsame Auswertung der Arbeitsergebnisse.