Seminar DocuWare – Archive, Dialoge, Berechtigungen und Dokumentbeziehungen

Ein tragfähiges Archiv verbindet fachliche Ordnung, schnelle Suche und eindeutig geregelten Zugriff. Das Seminar entwickelt aus Dokumentarten und Verantwortlichkeiten ein konsistentes Modell für Felder, Dialoge, Listen, Ordner, Rechte und Beziehungen.

Inhaltsverzeichnis

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Ein belastbares Archiv- und Indexmodell entwerfen
• Ablage-, Such-, Index- und Ergebnisdialoge rollenbezogen konfigurieren
• Berechtigungen bis auf Archiv- und Indexwertebene kontrolliert vergeben
• Verwandte Dokumente nachvollziehbar verknüpfen und testen

Zielgruppe

Administratoren, Informationsmanager, Records-Management-Verantwortliche, Key-User und Projektteams für neue oder zu überarbeitende Archive.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse der Administration sowie Kenntnis der betroffenen Dokumentarten und Zugriffsregeln.

Seminarinhalte

1. Schritt 1: Dokumentenlandkarte erstellen

   Dokumentarten, Lebenszyklen, Eigentümer, Suchanlässe, Schutzbedarf und Beziehungen werden erfasst. Notwendige Trennungen zwischen Archiven werden bewertet.

2. Schritt 2: Indexmodell definieren

   Felder, Feldtypen, Pflichtwerte, Tabellenfelder, Mehrfachwerte, Statusfelder und Schlüssel werden mit Blick auf Eindeutigkeit und Integration entworfen.

3. Schritt 3: Ablagedialoge gestalten

   Felder werden nach Erfassungsreihenfolge angeordnet. Standardwerte, Auswahllisten und Masken werden für Scan, E-Mail, Formular und manuelle Ablage zugeordnet.

4. Schritt 4: Suchdialoge und Ergebnislisten optimieren

   Suchfelder werden auf reale Recherchefälle reduziert. Volltext, Bereichssuche, Sortierung und erlaubte Aktionen werden rollenbezogen eingerichtet.

5. Schritt 5: Ordner und Listen bereitstellen

   Dynamische Ordnerstrukturen und Listen werden aus Indexwerten abgeleitet und gegen typische Fachbereichsszenarien geprüft.

6. Schritt 6: Berechtigungsmodell umsetzen

   Funktionsrechte, Rollen, Archivprofile und Indexwertprofile werden kombiniert. Lesen, Ändern, Löschen und Administration werden getrennt.

7. Schritt 7: Dokumentbeziehungen konfigurieren

   Beziehungsregeln für zusammengehörige Vorgänge werden definiert. Trefferlogik und Anzeige im Viewer werden mit vollständigen und unvollständigen Datensätzen getestet.

8. Schritt 8: Abnahme und Änderungsregeln festlegen

   Testfälle für Ablage, Suche, Zugriff, Änderung und Beziehung werden dokumentiert. Spätere Feld- und Rechteänderungen erhalten einen Freigabeprozess.

Praxisübungen

• Entwurf eines Indexmodells für zusammengehörige Dokumentarten
• Konfiguration rollenbezogener Ablage- und Suchdialoge
• Umsetzung eines Indexwertprofils mit positiver und negativer Berechtigungsprobe
• Einrichtung und Test einer Dokumentbeziehung

Methodik

Fachliche Einordnung, strukturierte Demonstrationen, schrittweise Konfiguration, praktische Übungen in einer Schulungsumgebung, kontrollierte Fehlerfälle und gemeinsame Auswertung der Arbeitsergebnisse.