Seminar DocuWare – Compliance, Audit, Aufbewahrung und Löschkonzepte

Nachvollziehbare Dokumentenführung entsteht aus abgestimmten Regeln für Zugriff, Änderung, Aufbewahrung, Sperre, Löschung und Kontrolle. Das Seminar übersetzt fachliche und organisatorische Vorgaben in prüfbare Konfigurationen und Betriebsabläufe.

Inhaltsverzeichnis

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Dokumentklassen nach Schutzbedarf und Lebenszyklus strukturieren
• Aufbewahrungs-, Sperr- und Löschregeln nachvollziehbar modellieren
• Audit- und Historieninformationen gezielt auswerten
• Kontrollen, Freigaben und Nachweise in einen Regelbetrieb überführen

Zielgruppe

Compliance- und Datenschutzverantwortliche, Records Management, interne Revision, Administratoren, Informationssicherheit und Fachbereichsleitungen.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse der Archive und Berechtigungen. Verbindliche rechtliche Vorgaben müssen aus der eigenen Organisation oder Rechtsberatung vorliegen.

Seminarinhalte

1. Schritt 1: Anforderungen und Geltungsbereich erfassen

   Dokumentarten, Rechtsräume, Verantwortliche, Aufbewahrungsbeginn, Mindestdauer, Sperrgründe und Löschfreigaben werden dokumentiert.

2. Schritt 2: Schutzbedarf und Zugriff festlegen

   Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit werden bewertet. Rollen, Profile und Indexwertprofile werden daraus abgeleitet.

3. Schritt 3: Aufbewahrungslogik modellieren

   Fristbeginn, Ereignisse, Kategorien, Verlängerungen und Ausnahmen werden in eindeutig prüfbare Regeln übersetzt.

4. Schritt 4: Löschkonzept gestalten

   Löschkandidaten, Vorprüfung, Vier-Augen-Freigabe, Sperren, Protokollierung und kontrollierte Ausführung werden als vollständiger Ablauf definiert.

5. Schritt 5: Änderungs- und Dokumenthistorie nutzen

   Ablage, Indexänderung, Version, Stempel, Export und Workflowentscheidung werden anhand ihrer Historien nachvollzogen.

6. Schritt 6: Audit Reports vorbereiten

   Prüffragen, Zeitraum, Benutzer, Objekt und Ereignistyp werden festgelegt. Ergebnisse werden auf Vollständigkeit und Interpretierbarkeit geprüft.

7. Schritt 7: Ausnahme- und Sperrfälle behandeln

   Rechtsstreit, Ermittlungsfall, fehlerhafte Klassifikation oder technische Störung werden mit dokumentierten Sperr- und Eskalationswegen bearbeitet.

8. Schritt 8: Regelmäßige Kontrollen einführen

   Berechtigungsrezertifizierung, Fristenprüfung, Löschlauf, Auditstichprobe und Maßnahmenverfolgung werden in einen Jahreskalender aufgenommen.

Praxisübungen

• Entwurf einer Aufbewahrungsmatrix für mehrere Dokumentklassen
• Abbildung eines Löschprozesses mit Prüfung und Freigabe
• Auswertung einer Dokumenthistorie und eines Auditfalls
• Erstellung eines wiederkehrenden Kontrollkalenders

Methodik

Fachliche Einordnung, strukturierte Demonstrationen, schrittweise Konfiguration, praktische Übungen in einer Schulungsumgebung, kontrollierte Fehlerfälle und gemeinsame Auswertung der Arbeitsergebnisse.