Seminar DocuWare – Kompaktseminar Dokumentmanagement, Administration und Workflow

Das Kompaktseminar vermittelt in konzentrierter Form ein belastbares Gesamtverständnis. Es verbindet tägliche Anwenderarbeit, grundlegende Administration, Dokumenteingang, Formulare und einen einfachen Workflow zu einem durchgängigen Praxisfall.

Inhaltsverzeichnis

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Die wichtigsten Bedienmuster sicher anwenden
• Archive, Dialoge, Benutzer, Rollen und Rechte grundlegend konfigurieren
• Dokumenteingang und Indexierung nachvollziehbar organisieren
• Ein Formular und einen einfachen Freigabeworkflow umsetzen

Zielgruppe

Neue Key-User, Projektmitarbeitende, Fachbereichsverantwortliche, Anwendungsbetreuung und Führungskräfte mit operativem Überblicksbedarf.

Voraussetzungen

Allgemeine Kenntnisse betrieblicher Dokument- und Freigabeprozesse. Produktvorkenntnisse sind nicht erforderlich.

Seminarinhalte

1. Schritt 1: Arbeitsoberfläche beherrschen

   Navigation, Dokumentablage, Archive, Suche, Volltext, Viewer, Stempel, Listen, Aufgaben und mobile Nutzung werden in einem gemeinsamen Beispielszenario angewendet.

2. Schritt 2: Dokumenten- und Indexmodell verstehen

   Dokumentarten, Felder, Pflichtwerte, Status, Auswahllisten und Beziehungen werden aus einem einfachen Geschäftsprozess abgeleitet.

3. Schritt 3: Archiv und Dialoge konfigurieren

   Schulungsarchiv, Ablage- und Suchdialog, Ergebnisliste und Ordner werden aufgebaut und mit Testdokumenten geprüft.

4. Schritt 4: Benutzer und Rechte einrichten

   Benutzer, Rolle, Funktionsprofil und Archivprofil werden erstellt. Ein positiver und ein negativer Zugriffstest sichern die Konfiguration ab.

5. Schritt 5: Dokumente erfassen und ablegen

   Upload, Scan- oder Importprinzip, Dokumentablage, Indexierung, Ablage und Qualitätskontrolle werden zu einem reproduzierbaren Eingang verbunden.

6. Schritt 6: E-Mail und automatisierte Indexierung einordnen

   Outlook, zentrales Postfach, Intelligent Indexing, IDP, Auswahlliste und Autoindex werden mit ihren typischen Einsatzgrenzen verglichen.

7. Schritt 7: Digitales Formular erstellen

   Ein einfaches Formular mit Pflichtfeldern, Auswahl, Upload, Ausgabe und Archivzuordnung wird aufgebaut.

8. Schritt 8: Freigabeworkflow modellieren

   Start, Aufgabe, Entscheidung, Datenzuweisung, Benachrichtigung, Frist und Veröffentlichung werden in einem überschaubaren Prozess umgesetzt.

9. Schritt 9: Administration und Support absichern

   Historie, Rollenprüfung, Konfigurationsdokumentation, Test, Änderung und typische Anwenderfehler werden in eine kurze Supportcheckliste überführt.

10. Schritt 10: Weiteren Lernpfad festlegen

    Aus Rolle, Betriebsform und Prozessschwerpunkt werden die passenden Aufbau-, Intensiv- oder Fachseminare ausgewählt.

Praxisübungen

• Ablage und Suche eines vollständigen Beispielvorgangs
• Konfiguration eines kleinen Archivs mit rollenbasiertem Zugriff
• Erstellung eines Formulars und Start eines Freigabeworkflows
• Bearbeitung eines typischen Anwender- oder Rechtefehlers

Methodik

Fachliche Einordnung, strukturierte Demonstrationen, schrittweise Konfiguration, praktische Übungen in einer Schulungsumgebung, kontrollierte Fehlerfälle und gemeinsame Auswertung der Arbeitsergebnisse.