Seminar DocuWare – Elektronische Rechnungen und Rechnungsprüfung

Elektronische Rechnungen verbinden strukturierten Eingang, Validierung, Indexierung, sachliche Prüfung, Genehmigung, Kontierung, Übergabe und revisionssichere Ablage. Das Seminar bildet die gesamte Kette mit ihren Ausnahmefällen ab.

Inhaltsverzeichnis

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• PDF-, hybride und strukturierte E-Rechnungen fachlich unterscheiden
• Eingang, Validierung, Extraktion und Ablage automatisieren
• Prüf-, Freigabe-, Kontierungs- und Eskalationsabläufe modellieren
• ERP-Übergabe, Statusrückmeldung, Audit und Kennzahlen kontrollieren

Zielgruppe

Kreditorenbuchhaltung, Einkauf, Controlling, Freigabeverantwortliche, Administratoren, ERP-Integration und Projektteams für Rechnungseingang.

Voraussetzungen

Kenntnis des eigenen Rechnungseingangs und der Freigaberegeln. Grundkenntnisse der Anwendung und Archive sind hilfreich.

Seminarinhalte

1. Schritt 1: Eingangskanäle und Formate erfassen

   E-Mail, Dateisystem, Portal und E-Invoicing-Dienst werden nach Format, Gesellschaft, Lieferant, Land und Volumen strukturiert. XML-basierte Formate werden von Bild- und PDF-Belegen abgegrenzt.

2. Schritt 2: Validierungs- und Fehlerregeln definieren

   Dateilesbarkeit, strukturelle Gültigkeit, Pflichtangaben, Duplikat, Lieferant, Bestellbezug und Steuerdaten werden mit eindeutigen Klärungswegen verbunden.

3. Schritt 3: Import und Dokumentverarbeitung konfigurieren

   Eingangskanal, automatische Auswahl, XML-Auslesung, Intelligent Indexing oder IDP, Zielarchiv und Indexzuordnung werden schrittweise eingerichtet.

4. Schritt 4: Rechnungsarchiv und Statusmodell aufbauen

   Lieferant, Belegnummer, Datum, Betrag, Steuer, Bestellung, Kostenstelle, Gesellschaft und Bearbeitungsstatus werden konsistent modelliert.

5. Schritt 5: Prüfworkflow erstellen

   Formale Prüfung, Bestellabgleich, sachliche Prüfung, Kontierung, Genehmigungsgrenzen, Vertretung, Rückfrage und Ablehnung werden als nachvollziehbare Aufgabenfolge umgesetzt.

6. Schritt 6: Daten und Dokumente mit Fachsystemen abgleichen

   Stammdaten, offene Bestellungen, Wareneingang, Kontierung und Buchungsstatus werden über Auswahllisten, Autoindex, Webservices oder API angebunden.

7. Schritt 7: Buchungsübergabe und Rückmeldung steuern

   Freigegebene Daten werden mit eindeutiger Transaktionskennung übergeben. Erfolg, Fehler, Wiederholung und Statusrückmeldung werden dokumentiert.

8. Schritt 8: Ausnahmen und Sonderfälle behandeln

   Gutschrift, Teilrechnung, Sammelrechnung, Fremdwährung, fehlende Bestellung, abweichende Menge und unklare Gesellschaft erhalten definierte Bearbeitungswege.

9. Schritt 9: Audit und Kennzahlen einführen

   Durchlaufzeit, Liegezeit, Rückfragen, Skonto, Fehlerquote, offene Aufgaben und Buchungsstatus werden für Kontrolle und Optimierung ausgewertet.

Praxisübungen

• Import und Indexierung einer strukturierten Beispielrechnung
• Modellierung eines mehrstufigen Prüf- und Freigabeworkflows
• Bearbeitung einer Abweichung mit Rückfrage und Korrektur
• Entwurf einer ERP-Übergabe mit Status- und Fehlerbehandlung

Methodik

Fachliche Einordnung, strukturierte Demonstrationen, schrittweise Konfiguration, praktische Übungen in einer Schulungsumgebung, kontrollierte Fehlerfälle und gemeinsame Auswertung der Arbeitsergebnisse.