Seminar AMAGNO – Intensivseminar Administration, Workflows und Fachprozesse

Seminarprofil

Das Intensivseminar bündelt die administrativen und fachprozessbezogenen Inhalte des Programms. Von Organisations- und Berechtigungsmodellen über Dokumenttypen, Magnete, Stempel und Workflows bis zu Posteingang, Rechnungen, Personalakten, Verträgen, Qualitätsmanagement und Compliance entsteht ein zusammenhängendes Betriebs- und Prozessmodell. Eine vollständige Fallstudie verbindet Konfiguration, Test, Freigabe und Kontrollkonzept.

Zielgruppe

Power User, Fachadministratoren, Prozessverantwortliche, DMS-Projektteams, Compliance- und Qualitätsrollen.

Voraussetzungen

Sichere AMAGNO-Anwendung, Kenntnis der eigenen Fachprozesse und grundlegendes Verständnis von Rollen und Berechtigungen.

Inhaltsverzeichnis

1. Seminarprofil
2. Zielgruppe
3. Voraussetzungen
4. Lernabschnitt 1: Betriebsrollen, Governance und Änderungssteuerung
5. Lernabschnitt 2: Organisationen, Depots, Gruppen und Berechtigungen
6. Lernabschnitt 3: Dokumenttypen, Merkmale, Ordner und Magnete
7. Lernabschnitt 4: Workflow-Design, Stempel, Aufgaben und Fristen
8. Lernabschnitt 5: Digitaler Posteingang, Scan, OCR und E-Mail
9. Lernabschnitt 6: Rechnungsverarbeitung und E-Rechnung
10. Lernabschnitt 7: Personalakten und vertrauliche Fachakten
11. Lernabschnitt 8: Vertragsmanagement und Fristensteuerung
12. Lernabschnitt 9: Dokumentenlenkung und Qualitätsmanagement
13. Lernabschnitt 10: Compliance, Aufbewahrung und kontrollierte Löschung
14. Lernabschnitt 11: Testkonzept, Regression und Produktivfreigabe
15. Lernabschnitt 12: Monitoring, Kennzahlen und Betriebsübergabe
16. Lernabschnitt 13: Integrierte Fachprozess-Fallstudie
17. Praxisübungen

Gebündelte Themenbereiche

Dieses Intensivformat fasst die folgenden Einzelseminare in verdichteter und zusammenhängender Form zusammen:

• Administration für Power User
• Cloud, Organisationen und Benutzerverwaltung
• Compliance und revisionssichere Archivierung
• Digitale Personalakte
• Digitale Rechnungsverarbeitung und E-Rechnung
• Digitaler Posteingang und Input Management
• Dokumentenlenkung und Qualitätsmanagement
• Dokumentenstruktur mit Ordnern, Magneten und Merkmalen
• E-Mail-Archivierung und E-Mail-Import
• Vertragsmanagement und Fristensteuerung
• Workflow-Design mit Stempeln und Aufgaben

Lernabschnitt 1: Betriebsrollen, Governance und Änderungssteuerung

Dieser Lernabschnitt behandelt Betriebsrollen, Governance und Änderungssteuerung im fachlichen Zusammenhang von Intensivseminar Administration, Workflows und Fachprozesse. Minimalprinzip, Gruppenmodell, Funktionstrennung, zeitliche Begrenzung und vollständiger Rechteentzug werden mit Rollenfällen geprüft.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Betriebsrollen, Governance und Änderungssteuerung“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Betriebsrollen, Governance und Änderungssteuerung“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Betriebsrollen, Governance und Änderungssteuerung“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Betriebsrollen, Governance und Änderungssteuerung“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Betriebsrollen, Governance und Änderungssteuerung“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 2: Organisationen, Depots, Gruppen und Berechtigungen

Dieser Lernabschnitt behandelt Organisationen, Depots, Gruppen und Berechtigungen im fachlichen Zusammenhang von Intensivseminar Administration, Workflows und Fachprozesse. Minimalprinzip, Gruppenmodell, Funktionstrennung, zeitliche Begrenzung und vollständiger Rechteentzug werden mit Rollenfällen geprüft.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Organisationen, Depots, Gruppen und Berechtigungen“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Organisationen, Depots, Gruppen und Berechtigungen“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Organisationen, Depots, Gruppen und Berechtigungen“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Organisationen, Depots, Gruppen und Berechtigungen“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Organisationen, Depots, Gruppen und Berechtigungen“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 3: Dokumenttypen, Merkmale, Ordner und Magnete

Dieser Lernabschnitt behandelt Dokumenttypen, Merkmale, Ordner und Magnete im fachlichen Zusammenhang von Intensivseminar Administration, Workflows und Fachprozesse. Stabile Navigation, fachliche Klassifikation, kontrollierte Werte, dynamische Sichten und Berechtigungen werden gemeinsam abgestimmt.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Dokumenttypen, Merkmale, Ordner und Magnete“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Dokumenttypen, Merkmale, Ordner und Magnete“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Dokumenttypen, Merkmale, Ordner und Magnete“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Dokumenttypen, Merkmale, Ordner und Magnete“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Dokumenttypen, Merkmale, Ordner und Magnete“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 4: Workflow-Design, Stempel, Aufgaben und Fristen

Dieser Lernabschnitt behandelt Workflow-Design, Stempel, Aufgaben und Fristen im fachlichen Zusammenhang von Intensivseminar Administration, Workflows und Fachprozesse. Status, Zuständigkeit, Pflichtangaben, Fristen, Vertretung, Eskalation und Ausnahmewege werden in einer Testmatrix verbunden.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Workflow-Design, Stempel, Aufgaben und Fristen“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Workflow-Design, Stempel, Aufgaben und Fristen“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Workflow-Design, Stempel, Aufgaben und Fristen“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Workflow-Design, Stempel, Aufgaben und Fristen“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Workflow-Design, Stempel, Aufgaben und Fristen“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 5: Digitaler Posteingang, Scan, OCR und E-Mail

Dieser Lernabschnitt behandelt Digitaler Posteingang, Scan, OCR und E-Mail im fachlichen Zusammenhang von Intensivseminar Administration, Workflows und Fachprozesse. Berechtigter Dokumentkontext, erwartetes Ausgabeformat, Qualitätsgrenzen und menschliche Freigabe werden ausdrücklich festgelegt.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Digitaler Posteingang, Scan, OCR und E-Mail“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Digitaler Posteingang, Scan, OCR und E-Mail“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Digitaler Posteingang, Scan, OCR und E-Mail“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Digitaler Posteingang, Scan, OCR und E-Mail“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Digitaler Posteingang, Scan, OCR und E-Mail“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 6: Rechnungsverarbeitung und E-Rechnung

Dieser Lernabschnitt behandelt Rechnungsverarbeitung und E-Rechnung im fachlichen Zusammenhang von Intensivseminar Administration, Workflows und Fachprozesse. Fachobjekt, Pflichtmerkmale, Rollen, Bearbeitungsstatus, Ausnahmen, Nachweise und Kennzahlen werden zu einem Ende-zu-Ende-Prozess verbunden.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Rechnungsverarbeitung und E-Rechnung“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Rechnungsverarbeitung und E-Rechnung“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Rechnungsverarbeitung und E-Rechnung“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Rechnungsverarbeitung und E-Rechnung“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Rechnungsverarbeitung und E-Rechnung“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 7: Personalakten und vertrauliche Fachakten

Dieser Lernabschnitt behandelt Personalakten und vertrauliche Fachakten im fachlichen Zusammenhang von Intensivseminar Administration, Workflows und Fachprozesse. Fachobjekt, Pflichtmerkmale, Rollen, Bearbeitungsstatus, Ausnahmen, Nachweise und Kennzahlen werden zu einem Ende-zu-Ende-Prozess verbunden.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Personalakten und vertrauliche Fachakten“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Personalakten und vertrauliche Fachakten“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Personalakten und vertrauliche Fachakten“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Personalakten und vertrauliche Fachakten“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Personalakten und vertrauliche Fachakten“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 8: Vertragsmanagement und Fristensteuerung

Dieser Lernabschnitt behandelt Vertragsmanagement und Fristensteuerung im fachlichen Zusammenhang von Intensivseminar Administration, Workflows und Fachprozesse. Status, Zuständigkeit, Pflichtangaben, Fristen, Vertretung, Eskalation und Ausnahmewege werden in einer Testmatrix verbunden.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Vertragsmanagement und Fristensteuerung“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Vertragsmanagement und Fristensteuerung“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Vertragsmanagement und Fristensteuerung“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Vertragsmanagement und Fristensteuerung“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Vertragsmanagement und Fristensteuerung“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 9: Dokumentenlenkung und Qualitätsmanagement

Dieser Lernabschnitt behandelt Dokumentenlenkung und Qualitätsmanagement im fachlichen Zusammenhang von Intensivseminar Administration, Workflows und Fachprozesse. Fachobjekt, Pflichtmerkmale, Rollen, Bearbeitungsstatus, Ausnahmen, Nachweise und Kennzahlen werden zu einem Ende-zu-Ende-Prozess verbunden.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Dokumentenlenkung und Qualitätsmanagement“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Dokumentenlenkung und Qualitätsmanagement“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Dokumentenlenkung und Qualitätsmanagement“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Dokumentenlenkung und Qualitätsmanagement“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Dokumentenlenkung und Qualitätsmanagement“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 10: Compliance, Aufbewahrung und kontrollierte Löschung

Dieser Lernabschnitt behandelt Compliance, Aufbewahrung und kontrollierte Löschung im fachlichen Zusammenhang von Intensivseminar Administration, Workflows und Fachprozesse. Gültige Fassung, Änderungsverlauf, Aufbewahrungsgrund, Sperrfall und kontrollierte Löschung werden nachvollziehbar getrennt.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Compliance, Aufbewahrung und kontrollierte Löschung“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Compliance, Aufbewahrung und kontrollierte Löschung“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Compliance, Aufbewahrung und kontrollierte Löschung“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Compliance, Aufbewahrung und kontrollierte Löschung“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Compliance, Aufbewahrung und kontrollierte Löschung“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 11: Testkonzept, Regression und Produktivfreigabe

Dieser Lernabschnitt behandelt Testkonzept, Regression und Produktivfreigabe im fachlichen Zusammenhang von Intensivseminar Administration, Workflows und Fachprozesse. Fachliche Zielsetzung, AMAGNO-Konfiguration, Berechtigungen, Datenqualität, Test und Betriebsübergabe werden miteinander verbunden.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Testkonzept, Regression und Produktivfreigabe“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Testkonzept, Regression und Produktivfreigabe“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Testkonzept, Regression und Produktivfreigabe“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Testkonzept, Regression und Produktivfreigabe“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Testkonzept, Regression und Produktivfreigabe“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 12: Monitoring, Kennzahlen und Betriebsübergabe

Dieser Lernabschnitt behandelt Monitoring, Kennzahlen und Betriebsübergabe im fachlichen Zusammenhang von Intensivseminar Administration, Workflows und Fachprozesse. Fachliche Zielsetzung, AMAGNO-Konfiguration, Berechtigungen, Datenqualität, Test und Betriebsübergabe werden miteinander verbunden.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Monitoring, Kennzahlen und Betriebsübergabe“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Monitoring, Kennzahlen und Betriebsübergabe“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Monitoring, Kennzahlen und Betriebsübergabe“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Monitoring, Kennzahlen und Betriebsübergabe“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Monitoring, Kennzahlen und Betriebsübergabe“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 13: Integrierte Fachprozess-Fallstudie

Dieser Lernabschnitt behandelt Integrierte Fachprozess-Fallstudie im fachlichen Zusammenhang von Intensivseminar Administration, Workflows und Fachprozesse. Fachliche Zielsetzung, AMAGNO-Konfiguration, Berechtigungen, Datenqualität, Test und Betriebsübergabe werden miteinander verbunden.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Integrierte Fachprozess-Fallstudie“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Integrierte Fachprozess-Fallstudie“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Integrierte Fachprozess-Fallstudie“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Integrierte Fachprozess-Fallstudie“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Integrierte Fachprozess-Fallstudie“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Praxisübungen

• Mehrstufiges Rollen- und Depotmodell entwickeln
• Posteingang mit Fachakte und Workflow verbinden
• Rechnungs-, Vertrags- und QM-Prozess konfigurieren
• Integrierte Fallstudie mit Compliance-Kontrollen abnehmen