Seminar AMAGNO – Digitale Personalakte

Seminarprofil

Das Fachseminar entwickelt eine sichere digitale Personalakte in AMAGNO. Aktenstruktur, Dokumenttypen, Merkmale, vertrauliche Zugriffsrollen, Eingangskanäle, Personalprozesse, Fristen, Aufbewahrung und Datenschutz werden gemeinsam modelliert. Funktionstrennung, nachvollziehbare Bearbeitung und eine kontrollierte Bestandsmigration bilden die Leitlinien.

Zielgruppe

Personalabteilungen, HR-Prozessverantwortliche, Datenschutzrollen, DMS-Administratoren und Key-User.

Voraussetzungen

AMAGNO-Grundkenntnisse sowie Überblick über Personalprozesse, Aktenarten und interne Datenschutzvorgaben.

Inhaltsverzeichnis

1. Seminarprofil
2. Zielgruppe
3. Voraussetzungen
4. Lernabschnitt 1: Aktenmodell, Teilakten und Schutzbedarf
5. Lernabschnitt 2: HR-Dokumenttypen und Merkmale
6. Lernabschnitt 3: Vertrauliche Rollen und Berechtigungen
7. Lernabschnitt 4: Dokumenteingang und sichere Zuordnung
8. Lernabschnitt 5: Onboarding, Vertragsänderungen und Offboarding
9. Lernabschnitt 6: Fristen, Wiedervorlagen und fehlende Nachweise
10. Lernabschnitt 7: Aufbewahrung, Löschung und Auskunftsfälle
11. Lernabschnitt 8: Migration bestehender Personalunterlagen
12. Lernabschnitt 9: Qualitätssicherung und laufende Kontrollen
13. Praxisübungen

Lernabschnitt 1: Aktenmodell, Teilakten und Schutzbedarf

Dieser Lernabschnitt behandelt Aktenmodell, Teilakten und Schutzbedarf im fachlichen Zusammenhang von Digitale Personalakte. Fachliche Zielsetzung, AMAGNO-Konfiguration, Berechtigungen, Datenqualität, Test und Betriebsübergabe werden miteinander verbunden.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Aktenmodell, Teilakten und Schutzbedarf“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Aktenmodell, Teilakten und Schutzbedarf“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Aktenmodell, Teilakten und Schutzbedarf“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Aktenmodell, Teilakten und Schutzbedarf“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Aktenmodell, Teilakten und Schutzbedarf“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 2: HR-Dokumenttypen und Merkmale

Dieser Lernabschnitt behandelt HR-Dokumenttypen und Merkmale im fachlichen Zusammenhang von Digitale Personalakte. Stabile Navigation, fachliche Klassifikation, kontrollierte Werte, dynamische Sichten und Berechtigungen werden gemeinsam abgestimmt.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „HR-Dokumenttypen und Merkmale“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „HR-Dokumenttypen und Merkmale“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „HR-Dokumenttypen und Merkmale“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „HR-Dokumenttypen und Merkmale“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „HR-Dokumenttypen und Merkmale“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 3: Vertrauliche Rollen und Berechtigungen

Dieser Lernabschnitt behandelt Vertrauliche Rollen und Berechtigungen im fachlichen Zusammenhang von Digitale Personalakte. Minimalprinzip, Gruppenmodell, Funktionstrennung, zeitliche Begrenzung und vollständiger Rechteentzug werden mit Rollenfällen geprüft.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Vertrauliche Rollen und Berechtigungen“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Vertrauliche Rollen und Berechtigungen“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Vertrauliche Rollen und Berechtigungen“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Vertrauliche Rollen und Berechtigungen“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Vertrauliche Rollen und Berechtigungen“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 4: Dokumenteingang und sichere Zuordnung

Dieser Lernabschnitt behandelt Dokumenteingang und sichere Zuordnung im fachlichen Zusammenhang von Digitale Personalakte. Fachliche Zielsetzung, AMAGNO-Konfiguration, Berechtigungen, Datenqualität, Test und Betriebsübergabe werden miteinander verbunden.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Dokumenteingang und sichere Zuordnung“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Dokumenteingang und sichere Zuordnung“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Dokumenteingang und sichere Zuordnung“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Dokumenteingang und sichere Zuordnung“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Dokumenteingang und sichere Zuordnung“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 5: Onboarding, Vertragsänderungen und Offboarding

Dieser Lernabschnitt behandelt Onboarding, Vertragsänderungen und Offboarding im fachlichen Zusammenhang von Digitale Personalakte. Fachobjekt, Pflichtmerkmale, Rollen, Bearbeitungsstatus, Ausnahmen, Nachweise und Kennzahlen werden zu einem Ende-zu-Ende-Prozess verbunden.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Onboarding, Vertragsänderungen und Offboarding“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Onboarding, Vertragsänderungen und Offboarding“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Onboarding, Vertragsänderungen und Offboarding“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Onboarding, Vertragsänderungen und Offboarding“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Onboarding, Vertragsänderungen und Offboarding“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 6: Fristen, Wiedervorlagen und fehlende Nachweise

Dieser Lernabschnitt behandelt Fristen, Wiedervorlagen und fehlende Nachweise im fachlichen Zusammenhang von Digitale Personalakte. Status, Zuständigkeit, Pflichtangaben, Fristen, Vertretung, Eskalation und Ausnahmewege werden in einer Testmatrix verbunden.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Fristen, Wiedervorlagen und fehlende Nachweise“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Fristen, Wiedervorlagen und fehlende Nachweise“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Fristen, Wiedervorlagen und fehlende Nachweise“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Fristen, Wiedervorlagen und fehlende Nachweise“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Fristen, Wiedervorlagen und fehlende Nachweise“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 7: Aufbewahrung, Löschung und Auskunftsfälle

Dieser Lernabschnitt behandelt Aufbewahrung, Löschung und Auskunftsfälle im fachlichen Zusammenhang von Digitale Personalakte. Gültige Fassung, Änderungsverlauf, Aufbewahrungsgrund, Sperrfall und kontrollierte Löschung werden nachvollziehbar getrennt.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Aufbewahrung, Löschung und Auskunftsfälle“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Aufbewahrung, Löschung und Auskunftsfälle“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Aufbewahrung, Löschung und Auskunftsfälle“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Aufbewahrung, Löschung und Auskunftsfälle“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Aufbewahrung, Löschung und Auskunftsfälle“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 8: Migration bestehender Personalunterlagen

Dieser Lernabschnitt behandelt Migration bestehender Personalunterlagen im fachlichen Zusammenhang von Digitale Personalakte. Fachobjekt, Pflichtmerkmale, Rollen, Bearbeitungsstatus, Ausnahmen, Nachweise und Kennzahlen werden zu einem Ende-zu-Ende-Prozess verbunden.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Migration bestehender Personalunterlagen“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Migration bestehender Personalunterlagen“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Migration bestehender Personalunterlagen“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Migration bestehender Personalunterlagen“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Migration bestehender Personalunterlagen“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 9: Qualitätssicherung und laufende Kontrollen

Dieser Lernabschnitt behandelt Qualitätssicherung und laufende Kontrollen im fachlichen Zusammenhang von Digitale Personalakte. Minimalprinzip, Gruppenmodell, Funktionstrennung, zeitliche Begrenzung und vollständiger Rechteentzug werden mit Rollenfällen geprüft.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Qualitätssicherung und laufende Kontrollen“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Qualitätssicherung und laufende Kontrollen“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Qualitätssicherung und laufende Kontrollen“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Qualitätssicherung und laufende Kontrollen“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Qualitätssicherung und laufende Kontrollen“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Praxisübungen

• Akten- und Dokumenttypenmodell erstellen
• HR-Rollen mit eingeschränkten Teilakten konfigurieren
• Onboarding-Workflow mit Eskalation aufbauen
• Aufbewahrungs- und Löschprüfung durchführen