Seminar AMAGNO – Dokumentenlenkung und Qualitätsmanagement

Seminarprofil

Das Seminar überführt Richtlinien, Arbeitsanweisungen, Formulare und Nachweise in einen kontrollierten AMAGNO-Lenkungsprozess. Entwurf, Prüfung, Freigabe, Veröffentlichung, Kenntnisnahme, Revision und Außerkraftsetzung werden mit Rollen, Versionen, Stempeln, Aufgaben und Metadaten umgesetzt. Das Ergebnis ist ein prüfbares Lenkungsmodell statt einer bloßen Dateiablage.

Zielgruppe

Qualitätsmanagement, Prozessmanagement, Dokumentenverantwortliche, Auditoren und DMS-Administration.

Voraussetzungen

AMAGNO-Grundkenntnisse und Kenntnis des bestehenden Freigabe- und Dokumentenlenkungsverfahrens.

Inhaltsverzeichnis

1. Seminarprofil
2. Zielgruppe
3. Voraussetzungen
4. Lernabschnitt 1: Dokumentenklassen und Geltungsbereich
5. Lernabschnitt 2: Metadaten, Dokumentnummern und Vorlagen
6. Lernabschnitt 3: Entwurf, Bearbeitung und Versionierung
7. Lernabschnitt 4: Fachliche Prüfung und formale Freigabe
8. Lernabschnitt 5: Veröffentlichung und Zugriff auf gültige Fassungen
9. Lernabschnitt 6: Kenntnisnahme und Schulungsnachweise
10. Lernabschnitt 7: Revision, Wiedervorlage und Außerkraftsetzung
11. Lernabschnitt 8: Auditpfad, Stichproben und QM-Kennzahlen
12. Lernabschnitt 9: Verbesserungsmaßnahmen und Wirksamkeitskontrolle
13. Praxisübungen

Lernabschnitt 1: Dokumentenklassen und Geltungsbereich

Dieser Lernabschnitt behandelt Dokumentenklassen und Geltungsbereich im fachlichen Zusammenhang von Dokumentenlenkung und Qualitätsmanagement. Fachliche Zielsetzung, AMAGNO-Konfiguration, Berechtigungen, Datenqualität, Test und Betriebsübergabe werden miteinander verbunden.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Dokumentenklassen und Geltungsbereich“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Dokumentenklassen und Geltungsbereich“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Dokumentenklassen und Geltungsbereich“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Dokumentenklassen und Geltungsbereich“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Dokumentenklassen und Geltungsbereich“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 2: Metadaten, Dokumentnummern und Vorlagen

Dieser Lernabschnitt behandelt Metadaten, Dokumentnummern und Vorlagen im fachlichen Zusammenhang von Dokumentenlenkung und Qualitätsmanagement. Fachliche Zielsetzung, AMAGNO-Konfiguration, Berechtigungen, Datenqualität, Test und Betriebsübergabe werden miteinander verbunden.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Metadaten, Dokumentnummern und Vorlagen“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Metadaten, Dokumentnummern und Vorlagen“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Metadaten, Dokumentnummern und Vorlagen“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Metadaten, Dokumentnummern und Vorlagen“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Metadaten, Dokumentnummern und Vorlagen“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 3: Entwurf, Bearbeitung und Versionierung

Dieser Lernabschnitt behandelt Entwurf, Bearbeitung und Versionierung im fachlichen Zusammenhang von Dokumentenlenkung und Qualitätsmanagement. Gültige Fassung, Änderungsverlauf, Aufbewahrungsgrund, Sperrfall und kontrollierte Löschung werden nachvollziehbar getrennt.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Entwurf, Bearbeitung und Versionierung“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Entwurf, Bearbeitung und Versionierung“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Entwurf, Bearbeitung und Versionierung“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Entwurf, Bearbeitung und Versionierung“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Entwurf, Bearbeitung und Versionierung“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 4: Fachliche Prüfung und formale Freigabe

Dieser Lernabschnitt behandelt Fachliche Prüfung und formale Freigabe im fachlichen Zusammenhang von Dokumentenlenkung und Qualitätsmanagement. Fachliche Zielsetzung, AMAGNO-Konfiguration, Berechtigungen, Datenqualität, Test und Betriebsübergabe werden miteinander verbunden.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Fachliche Prüfung und formale Freigabe“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Fachliche Prüfung und formale Freigabe“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Fachliche Prüfung und formale Freigabe“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Fachliche Prüfung und formale Freigabe“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Fachliche Prüfung und formale Freigabe“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 5: Veröffentlichung und Zugriff auf gültige Fassungen

Dieser Lernabschnitt behandelt Veröffentlichung und Zugriff auf gültige Fassungen im fachlichen Zusammenhang von Dokumentenlenkung und Qualitätsmanagement. Fachliche Zielsetzung, AMAGNO-Konfiguration, Berechtigungen, Datenqualität, Test und Betriebsübergabe werden miteinander verbunden.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Veröffentlichung und Zugriff auf gültige Fassungen“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Veröffentlichung und Zugriff auf gültige Fassungen“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Veröffentlichung und Zugriff auf gültige Fassungen“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Veröffentlichung und Zugriff auf gültige Fassungen“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Veröffentlichung und Zugriff auf gültige Fassungen“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 6: Kenntnisnahme und Schulungsnachweise

Dieser Lernabschnitt behandelt Kenntnisnahme und Schulungsnachweise im fachlichen Zusammenhang von Dokumentenlenkung und Qualitätsmanagement. Fachliche Zielsetzung, AMAGNO-Konfiguration, Berechtigungen, Datenqualität, Test und Betriebsübergabe werden miteinander verbunden.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Kenntnisnahme und Schulungsnachweise“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Kenntnisnahme und Schulungsnachweise“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Kenntnisnahme und Schulungsnachweise“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Kenntnisnahme und Schulungsnachweise“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Kenntnisnahme und Schulungsnachweise“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 7: Revision, Wiedervorlage und Außerkraftsetzung

Dieser Lernabschnitt behandelt Revision, Wiedervorlage und Außerkraftsetzung im fachlichen Zusammenhang von Dokumentenlenkung und Qualitätsmanagement. Fachliche Zielsetzung, AMAGNO-Konfiguration, Berechtigungen, Datenqualität, Test und Betriebsübergabe werden miteinander verbunden.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Revision, Wiedervorlage und Außerkraftsetzung“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Revision, Wiedervorlage und Außerkraftsetzung“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Revision, Wiedervorlage und Außerkraftsetzung“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Revision, Wiedervorlage und Außerkraftsetzung“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Revision, Wiedervorlage und Außerkraftsetzung“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 8: Auditpfad, Stichproben und QM-Kennzahlen

Dieser Lernabschnitt behandelt Auditpfad, Stichproben und QM-Kennzahlen im fachlichen Zusammenhang von Dokumentenlenkung und Qualitätsmanagement. Fachliche Zielsetzung, AMAGNO-Konfiguration, Berechtigungen, Datenqualität, Test und Betriebsübergabe werden miteinander verbunden.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Auditpfad, Stichproben und QM-Kennzahlen“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Auditpfad, Stichproben und QM-Kennzahlen“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Auditpfad, Stichproben und QM-Kennzahlen“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Auditpfad, Stichproben und QM-Kennzahlen“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Auditpfad, Stichproben und QM-Kennzahlen“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 9: Verbesserungsmaßnahmen und Wirksamkeitskontrolle

Dieser Lernabschnitt behandelt Verbesserungsmaßnahmen und Wirksamkeitskontrolle im fachlichen Zusammenhang von Dokumentenlenkung und Qualitätsmanagement. Minimalprinzip, Gruppenmodell, Funktionstrennung, zeitliche Begrenzung und vollständiger Rechteentzug werden mit Rollenfällen geprüft.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Verbesserungsmaßnahmen und Wirksamkeitskontrolle“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Verbesserungsmaßnahmen und Wirksamkeitskontrolle“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Verbesserungsmaßnahmen und Wirksamkeitskontrolle“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Verbesserungsmaßnahmen und Wirksamkeitskontrolle“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Verbesserungsmaßnahmen und Wirksamkeitskontrolle“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Praxisübungen

• Metadatenmodell für gelenkte Dokumente erstellen
• Prüf- und Freigabeworkflow konfigurieren
• Gültige Fassung gegen Entwurfszugriff testen
• Auditstichprobe einschließlich Kenntnisnahme durchführen