Seminar windream – Kompaktseminar ECM-Grundlagen und Kernprozesse

Das Kompaktseminar vermittelt in drei Tagen den vollständigen Zusammenhang zwischen Dokumentenarbeit, Informationsstruktur, rollenbezogenem Zugriff, digitaler Akte, Workflow und Archivierung. Es eignet sich als gemeinsamer Einstieg für Key-User und Projektteams.

Inhaltsübersicht

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• windream im täglichen Dokumentenzyklus sicher nutzen
• Metadaten, Suche, Versionen und Rechte im Zusammenhang verstehen
• Dynamic Workspace, digitale Akten und einfache Workflows einordnen
• Einen vollständigen ECM-Kernprozess praktisch bearbeiten

Zielgruppe

Key-User, Projektteams, Fachbereiche, Prozessverantwortliche, neue Fachadministratoren und Verantwortliche einer windream-Einführung.

Voraussetzungen

Sichere Windows-Anwendung und Kenntnis eigener Dokumentprozesse. windream-Vorkenntnisse sind nicht erforderlich.

Seminarinhalte

Tag 1: Bedienung, Ablage, Indexierung und Recherche

1. Schritt 1: windream-Laufwerk, VFS, Webzugriff und Dynamic Workspace unterscheiden.
2. Schritt 2: Dokumente mit geeigneten Objekttypen ablegen und korrekt indexieren.
3. Schritt 3: Volltext, strukturierte Suche, Filter und gespeicherte Suchen einsetzen.
4. Schritt 4: Dokumente bearbeiten, versionieren und Historien nachvollziehen.
5. Schritt 5: Qualitätskontrolle für Metadaten und Wiederauffindbarkeit durchführen.

Tag 2: Rechte, Dynamic Workspace und digitale Akten

1. Schritt 1: Benutzer, Gruppen, Rollen und Rechtevererbung fachlich einordnen.
2. Schritt 2: Rollenbezogene Workspace-Ansichten und typische Komponenten verstehen.
3. Schritt 3: Aktenarten, Dokumentklassen, Metadaten und Beziehungen modellieren.
4. Schritt 4: Automatische Zuordnung, Sichten, Fristen und Wiedervorlagen skizzieren.
5. Schritt 5: Digitale Akte als gemeinsamen Arbeitskontext aufbauen.

Tag 3: Workflow, Archivierung und Gesamtprozess

1. Schritt 1: Prozessziel, Rollen, Aufgaben, Regeln und Ausnahmen aufnehmen.
2. Schritt 2: Einfachen Workflow mit Freigabe, Rückfrage, Frist und Eskalation modellieren.
3. Schritt 3: Aufbewahrung, Archivstatus, Sperre und kontrollierte Löschung einordnen.
4. Schritt 4: Berechtigung, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit mit Testfällen prüfen.
5. Schritt 5: Gesamtprozess vom Dokumenteingang bis zum Abschluss der Akte durchführen.

Praxisübungen

• Dokumente ablegen, indexieren, suchen und versionieren
• Rollen- und Aktenmodell für einen Fachvorgang skizzieren
• Einfachen Freigabeworkflow mit Ausnahmeweg entwerfen
• Durchgängigen Praxisfall einschließlich Archivabschluss bearbeiten

Methodik

Die drei Seminartage folgen einem einzigen Fachvorgang. Funktionen werden genau an der Stelle eingeführt, an der sie im Prozess benötigt werden; dadurch entsteht ein Gesamtverständnis statt einer Sammlung von Menübefehlen.