Seminar windream – Archivierung, Lebenszyklen und Compliance

Archivierung ist kein bloßer Speicherort, sondern ein geregelter Prozess aus Klassifikation, Aufbewahrung, Zugriff, Nachweis und kontrollierter Löschung. Das Seminar verbindet fachliche Vorgaben mit einer belastbaren windream-Konfiguration und einer prüfbaren Betriebsdokumentation.

Inhaltsübersicht

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Aufbewahrungs- und Löschanforderungen in technische Regeln übersetzen
• Lebenszyklen, Dokumentklassen und Speicherziele konsistent konfigurieren
• Zugriffe, Änderungen und Löschvorgänge nachvollziehbar absichern
• Ein dokumentiertes Kontroll- und Prüfverfahren für den Archivbetrieb aufbauen

Zielgruppe

Fachadministration, Compliance-Verantwortliche, Datenschutzkoordination, Records Management, Revision, IT-Betrieb und Projektleitung.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse in windream-Fachadministration und im Dokumentenlebenszyklus. Eigene Aufbewahrungs- oder Löschkonzepte sind für die Übungen hilfreich.

Seminarinhalte

Tag 1: Regelwerk, Klassifikation und Aufbewahrung

1. Schritt 1: Dokumentarten, Schutzbedarf, rechtliche Relevanz und betriebliche Nutzung systematisch erfassen.
2. Schritt 2: Aufbewahrungsbeginn, Fristen, Ereignisse, Sperren und Ausnahmen in ein Regelmodell überführen.
3. Schritt 3: Objekttypen, Indexfelder und Lebenszyklen so strukturieren, dass Regeln technisch auswertbar bleiben.
4. Schritt 4: Archivierungszeitpunkte, Bearbeitungsphasen und unveränderbare Zustände voneinander abgrenzen.
5. Schritt 5: Speicherklassen, Objektspeicher und Langzeitformate in eine nachvollziehbare Zielarchitektur einordnen.
6. Schritt 6: Ein Klassifikations- und Aufbewahrungsmodell für mehrere Dokumentklassen erstellen.

Tag 2: Löschung, Nachweis, Kontrolle und Betrieb

1. Schritt 1: Berechtigungs- und Rollenkonzepte für Archivzugriff, Sperre, Freigabe und Löschung entwerfen.
2. Schritt 2: Löschläufe, Datenschutzlöschung, Legal Hold und dokumentierte Ausnahmen fachlich trennen.
3. Schritt 3: Historien, Protokolle und Prüfpfade für interne Kontrolle und externe Prüfung auswertbar gestalten.
4. Schritt 4: Stichproben, Wiederauffindbarkeit, Lesbarkeit und Wiederherstellbarkeit als Kontrollplan definieren.
5. Schritt 5: Änderungsmanagement, Freigaben und Vier-Augen-Prinzip für Regeländerungen festlegen.
6. Schritt 6: Ein Betriebs- und Prüfhandbuch mit Rollen, Kontrollen, Nachweisen und Eskalationswegen erstellen.

Praxisübungen

• Aufbewahrungsmatrix für Verträge, Rechnungen und Personalunterlagen entwickeln
• Lebenszyklus mit Bearbeitungs-, Archiv- und Löschphase modellieren
• Kontrollierte Löschung mit Sperrfall und dokumentierter Ausnahme durchspielen
• Prüfprotokoll für Wiederauffindbarkeit und Lesbarkeit entwerfen

Methodik

Die Schulung arbeitet mit einer Kombination aus Regelmodell, Systemkonfiguration und Kontrollnachweis. Rechtliche Anforderungen werden nicht pauschalisiert, sondern als organisationsspezifische Vorgaben behandelt, die vor der technischen Umsetzung fachlich freigegeben werden müssen.