Seminar windream – Digitale Akten und Fachanwendungen

Eine digitale Akte ist mehr als ein elektronischer Ordner. Erst ein konsistentes Modell aus Aktenobjekt, Dokumentklassen, Metadaten, Sichten, Rechten und Lebenszyklen ermöglicht schnelle Recherche und verlässliche Fachprozesse.

Inhaltsübersicht

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Aktenarten und Dokumentklassen fachlich sauber modellieren
• Metadaten, Beziehungen und Sichten für unterschiedliche Rollen gestalten
• Automatische Ablage und dynamische Rechte kontrolliert umsetzen
• Aktenführung mit Fristen, Workflows und Archivierung verbinden

Zielgruppe

Fachadministration, Key-User, Prozessverantwortliche, Records Management, Projektleitung und Verantwortliche für Kunden-, Personal-, Projekt- oder Vertragsakten.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse in windream-Anwendung und Fachadministration. Kenntnisse der zu digitalisierenden Akten- und Dokumentstrukturen sind erforderlich.

Seminarinhalte

Tag 1: Aktenmodell, Metadaten und Sichten

1. Schritt 1: Aktenzweck, führende Fachobjekte, Dokumentklassen und Lebenszyklus des Vorgangs bestimmen.
2. Schritt 2: Akten-, Register- und Dokumentstruktur ohne unnötige Hierarchietiefe modellieren.
3. Schritt 3: Metadaten, Schlüssel, Status, Beziehungen und Pflichtangaben definieren.
4. Schritt 4: Objekttypen und Sichten für Sachbearbeitung, Leitung und Recherche unterscheiden.
5. Schritt 5: Dynamische Rechte aus Zuständigkeit, Organisation, Status und Schutzbedarf ableiten.
6. Schritt 6: Prototyp einer digitalen Akte mit mehreren Dokumentklassen erstellen.

Tag 2: Automatische Ablage, Prozesse und Qualität

1. Schritt 1: Dokumente aus Dateisystem, E-Mail, Scan und Fachsystem kontrolliert einer Akte zuordnen.
2. Schritt 2: Plausibilitäten, Dublettenprüfung und Fehlerablage für automatische Zuordnung festlegen.
3. Schritt 3: Volltext, Schlagworte, Filter und rollenbezogene Sichten für schnelle Recherche konfigurieren.
4. Schritt 4: Fristen, Wiedervorlagen, Statuswechsel und Freigaben mit Workflow-Funktionen verbinden.
5. Schritt 5: Aufbewahrung, Sperre, Datenschutzlöschung und Abschluss der Akte modellieren.
6. Schritt 6: Abnahmecheckliste für Datenqualität, Rechte, Recherche und Betriebsfähigkeit erstellen.

Praxisübungen

• Aktenmodell für Kunden-, Projekt- oder Vertragsakten erstellen
• Metadatenkatalog mit Pflichtfeldern und Validierungsregeln entwerfen
• Dynamisches Rechtekonzept für Zuständigkeit und Vertretung modellieren
• Automatische Zuordnung mit Fehler- und Dublettenfall testen

Methodik

Ein fachlicher Aktenfall wird vom Papier- oder Netzlaufwerksbestand bis zum digitalen Zielmodell bearbeitet. Die Übungen verbinden Informationsarchitektur, Rechte, Recherche und Prozesssteuerung und vermeiden eine bloße Nachbildung historischer Ordnerstrukturen.