Seminar windream – Intensivseminar ECM-Prozesse und Fachlösungen

Das Intensivseminar bildet den gesamten fachlichen Weg von der täglichen Dokumentenarbeit bis zu digitalen Akten, Workflows und integrierten Fachlösungen ab. Im Mittelpunkt stehen konsistente Informationsstrukturen und durchgängige Prozesse statt isolierter Einzelwerkzeuge.

Inhaltsübersicht

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Dokumentenzyklus und Erfassungsqualität sicher beherrschen
• Digitale Akten und rollenbezogene Arbeitsplätze fachlich gestalten
• BPM- und Rechnungsprozesse mit klaren Rollen und Ausnahmen modellieren
• Archivierung, E-Mail, Microsoft 365, SAP und KI in ein Gesamtbild einordnen

Zielgruppe

Key-User, Prozessverantwortliche, Fachadministration, Projektleitung, Records Management, Buchhaltung, Informationsmanagement und Beratung.

Voraussetzungen

Sichere Windows-Anwendung und Kenntnis eigener Dokument- und Geschäftsprozesse. Technische Administrations- oder Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich.

Seminarinhalte

Tag 1: Anwenderarbeit, Erfassung und Recherche

1. Schritt 1: windream-Zugangswege, VFS, Dynamic Workspace und Dokumentenzyklus einordnen.
2. Schritt 2: Dokumente ablegen, indexieren, bearbeiten, versionieren und historisch nachvollziehen.
3. Schritt 3: Objekttypen, Metadaten, Pflichtangaben und Qualitätskontrollen anwenden.
4. Schritt 4: Strukturierte Suche, Volltext, Filter und gespeicherte Suchmuster kombinieren.
5. Schritt 5: Erfassungs- und Recherchequalität an einem gemeinsamen Bestand prüfen.

Tag 2: Digitale Akten und Dynamic Workspace

1. Schritt 1: Aktenarten, Dokumentklassen, Beziehungen und Statusmodelle definieren.
2. Schritt 2: Metadaten, Sichten, dynamische Rechte und automatische Zuordnung gestalten.
3. Schritt 3: Rollenbezogene Dynamic-Workspace-Ansichten für Fachaufgaben entwerfen.
4. Schritt 4: Fristen, Wiedervorlagen, Recherche und Abschluss einer Akte verbinden.
5. Schritt 5: Digitale Akte als funktionsfähigen Prototyp aufbauen.

Tag 3: BPM und digitale Rechnungsverarbeitung

1. Schritt 1: Prozessziel, Rollen, Dokumente, Daten, Regeln und Varianten aufnehmen.
2. Schritt 2: Workflow mit Aufgaben, Formularen, Bedingungen, Fristen und Eskalationen modellieren.
3. Schritt 3: Rechnungseingang, Prüfung, Kontierung, Freigabe und ERP-Übergabe strukturieren.
4. Schritt 4: XRechnung, ZUGFeRD, Fehlerfälle, Gutschrift und Storno berücksichtigen.
5. Schritt 5: Prozess mit fachlichen Testfällen und Kennzahlen bewerten.

Tag 4: E-Mail, Microsoft 365, Teams, SharePoint und SAP

1. Schritt 1: E-Mail-Aufnahme, Outlook-Zugriff, Suche, Aufbewahrung und Datenschutz einordnen.
2. Schritt 2: Teams- und SharePoint-Inhalte in Archivierungs- und Aktenprozesse integrieren.
3. Schritt 3: Geschäftliche und private Kommunikation sowie Berechtigungen differenziert behandeln.
4. Schritt 4: SAP-Belege, ArchiveLink-, ILM- und Business-Kontext fachlich einordnen.
5. Schritt 5: Medienbruchfreien Informationsfluss über mehrere Systeme skizzieren.

Tag 5: Lebenszyklen, Compliance, KI und Gesamtprozess

1. Schritt 1: Aufbewahrung, Sperre, Löschung und Nachweis als Dokumentenlebenszyklus modellieren.
2. Schritt 2: Kontrollpunkte für Rechte, Vollständigkeit, Lesbarkeit und Wiederauffindbarkeit definieren.
3. Schritt 3: KI-Zusammenfassung, Dokumentenchat und Übersetzung mit Qualitätskontrollen einsetzen.
4. Schritt 4: Datenschutz, Vertraulichkeit und fachliche Freigabe für KI-Ergebnisse berücksichtigen.
5. Schritt 5: Gesamtprozess von Dokumenteingang bis Archivabschluss präsentieren und abnehmen.

Praxisübungen

• Durchgängigen Dokumentenzyklus mit Qualitätskontrolle bearbeiten
• Digitale Akte und Workspace-Sicht als Prototyp gestalten
• Rechnungsworkflow mit Varianten und Eskalation modellieren
• Integrationsbild für E-Mail, Teams, SharePoint und SAP erstellen
• Lebenszyklus- und KI-Kontrollkonzept für den Gesamtfall entwickeln

Methodik

Ein einheitlicher Geschäftsvorgang wird über alle fünf Tage weiterentwickelt. Dadurch bleiben Dokumente, Metadaten, Rollen, Akten, Workflows, Integrationen, Archivregeln und KI-Nutzung fachlich miteinander verbunden.