Seminar windream – Dokumenterfassung, Indexierung und Recherche

Schlechte Metadaten werden nicht durch eine gute Suchmaske geheilt. Das Seminar verbindet Erfassungsqualität und Suchstrategie, damit Dokumente korrekt klassifiziert, einheitlich indexiert und auch bei unvollständigen Angaben zuverlässig gefunden werden.

Inhaltsübersicht

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Geeignete Objekttypen und Indexfelder für Dokumente auswählen
• Pflichtangaben, Standardwerte und Qualitätskontrollen anwenden
• Strukturierte Suche und Volltextsuche sinnvoll kombinieren
• Erfassungs- und Recherchefehler systematisch erkennen und korrigieren

Zielgruppe

Dokumentenerfassung, Poststelle, Scan-Team, Sachbearbeitung, Key-User, Informationsmanagement und fachliche Qualitätssicherung.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse in Windows und im Umgang mit betrieblichen Dokumenten. windream-Anwenderkenntnisse sind hilfreich, aber nicht zwingend.

Seminarinhalte

Tag 1: Vom Eingangsdokument zur belastbaren Recherche

1. Schritt 1: Eingangskanäle, Dokumentklassen und geeignete Objekttypen anhand fachlicher Merkmale bestimmen.
2. Schritt 2: Indexfelder, Datentypen, Pflichtangaben, Listenwerte und Standardwerte korrekt verwenden.
3. Schritt 3: Einzel- und Stapelablage mit konsistenter Benennung und kontrollierter Zuordnung durchführen.
4. Schritt 4: Fehlerablage, unlesbare Dokumente, fehlende Angaben und Dubletten nach festem Verfahren bearbeiten.
5. Schritt 5: Volltext, strukturierte Kriterien, Bereichssuche, Filter und Sortierung kombinieren.
6. Schritt 6: Treffermengen bewerten, Suchkriterien schrittweise verfeinern und Suchmuster speichern.
7. Schritt 7: Erfassungs- und Suchqualität mit Stichproben und Kennzahlen prüfen.

Praxisübungen

• Dokumentbestand klassifizieren und Objekttypen zuordnen
• Indexierungsregeln für drei Dokumentklassen anwenden
• Fehlerhafte Metadaten über Such- und Kontrolllisten identifizieren
• Suchstrategie für unvollständige oder abweichend bezeichnete Dokumente entwickeln

Methodik

Jeder Erfassungsschritt wird unmittelbar durch eine spätere Rechercheprüfung kontrolliert. Damit wird sichtbar, welche Metadaten tatsächlich benötigt werden und welche Felder nur Verwaltungsaufwand ohne Suchnutzen erzeugen.