Seminar PDV VIS-Suite – NoCode-Prozessmodellierung mit BPMN

Das Seminar verbindet fachliche Prozessaufnahme mit einer ausführbaren, wartbaren Modellierung nach BPMN. Rollen, Ereignisse, Aufgaben, Entscheidungen, Fristen, Daten, Ausnahmen, Formulare und Integrationspunkte werden an einem vollständigen Verwaltungsprozess entwickelt und getestet.

Inhaltsübersicht

1. Zielgruppe
2. Voraussetzungen
3. Lernziele
4. Seminarinhalte
5. Praxisübungen
6. Methodik und Qualitätsrahmen

Zielgruppe

Prozessmanagement, Organisation, Fachadministration, Key-User, Digitalisierung und fachlich-technische Projektteams

Voraussetzungen

Kenntnisse der zu modellierenden Geschäftsprozesse; BPMN-Vorkenntnisse sind hilfreich, aber nicht erforderlich

Lernziele

• fachliche Abläufe strukturiert aufnehmen und für die Modellierung abgrenzen
• BPMN-Elemente korrekt und verständlich einsetzen
• Rollen, Daten, Fristen, Entscheidungen und Ausnahmen in ein ausführbares Modell überführen
• Prozessversionen testen, freigeben und kontrolliert weiterentwickeln

Seminarinhalte

1. Prozessauftrag und Abgrenzung

Auslöser, Ergebnis, Geltungsbereich, Beteiligte, Varianten und messbare Ziele werden vor der Modellierung festgelegt.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Prozessauftrag und Abgrenzung“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Auslöser, Ergebnis, Geltungsbereich, Beteiligte, Varianten und messbare Ziele werden vor der Modellierung festgelegt.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

2. BPMN-Grundelemente

Ereignisse, Aktivitäten, Gateways, Sequenzflüsse, Pools und Lanes werden anhand eindeutiger Modellierungsregeln eingesetzt.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „BPMN-Grundelemente“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Ereignisse, Aktivitäten, Gateways, Sequenzflüsse, Pools und Lanes werden anhand eindeutiger Modellierungsregeln eingesetzt.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

3. Rollen und Verantwortlichkeiten

Bearbeitungsrollen, Zuständigkeiten, Vertretungen und Übergaben werden in einem klaren Verantwortungsmodell abgebildet.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Rollen und Verantwortlichkeiten“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Bearbeitungsrollen, Zuständigkeiten, Vertretungen und Übergaben werden in einem klaren Verantwortungsmodell abgebildet.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

4. Daten und Aktenobjekte

Formulare, Dokumente, Metadaten, Vorgänge und fachliche Schlüssel werden den Prozessschritten zugeordnet.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Daten und Aktenobjekte“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Formulare, Dokumente, Metadaten, Vorgänge und fachliche Schlüssel werden den Prozessschritten zugeordnet.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

5. Entscheidungen und Varianten

Exklusive, parallele und ereignisgesteuerte Pfade werden mit vollständigen Bedingungen und Zusammenführungen modelliert.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Entscheidungen und Varianten“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Exklusive, parallele und ereignisgesteuerte Pfade werden mit vollständigen Bedingungen und Zusammenführungen modelliert.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

6. Fristen, Ereignisse und Eskalationen

Zeitpunkte, Dauern, Wiedervorlagen, Erinnerungen, Abbruch und Eskalation werden fachlich belastbar definiert.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Fristen, Ereignisse und Eskalationen“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Zeitpunkte, Dauern, Wiedervorlagen, Erinnerungen, Abbruch und Eskalation werden fachlich belastbar definiert.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

7. Formulare und Benutzerschritte

Eingaben, Pflichtangaben, Prüfungen, Hinweise und Entscheidungen werden auf die jeweilige Aufgabe zugeschnitten.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Formulare und Benutzerschritte“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Eingaben, Pflichtangaben, Prüfungen, Hinweise und Entscheidungen werden auf die jeweilige Aufgabe zugeschnitten.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

8. Integrations- und Serviceschritte

Automatisierte Prüfungen, Datenaustausch und Rückmeldungen werden als klar abgegrenzte technische Schritte eingebunden.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Integrations- und Serviceschritte“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Automatisierte Prüfungen, Datenaustausch und Rückmeldungen werden als klar abgegrenzte technische Schritte eingebunden.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

9. Fehler- und Ausnahmebehandlung

Fachliche Rückfragen, technische Störungen, Korrekturen und Wiederanlauf werden ohne unkontrollierte Nebenpfade modelliert.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Fehler- und Ausnahmebehandlung“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Fachliche Rückfragen, technische Störungen, Korrekturen und Wiederanlauf werden ohne unkontrollierte Nebenpfade modelliert.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

10. Test, Simulation und Versionierung

Referenzfälle, Negativfälle, Rollenwechsel, Fristfälle und Modelländerungen werden reproduzierbar geprüft.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Test, Simulation und Versionierung“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Referenzfälle, Negativfälle, Rollenwechsel, Fristfälle und Modelländerungen werden reproduzierbar geprüft.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

11. Freigabe und Betrieb

Dokumentation, Verantwortlichkeit, Kennzahlen, Änderungsvorgang und Rücknahme einer Prozessversion werden geregelt.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Freigabe und Betrieb“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Dokumentation, Verantwortlichkeit, Kennzahlen, Änderungsvorgang und Rücknahme einer Prozessversion werden geregelt.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

12. Modellierungsprojekt

Ein vollständiger Prozess wird aufgenommen, modelliert, getestet und mit Abnahmekriterien versehen.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Modellierungsprojekt“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Ein vollständiger Prozess wird aufgenommen, modelliert, getestet und mit Abnahmekriterien versehen.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

Praxisübungen

• Erstellung eines BPMN-Modells für einen Genehmigungsprozess
• Einbau von Frist, Eskalation, Rückfrage und technischem Integrationsschritt
• Durchführung eines strukturierten Modellreviews mit Testfällen

Methodik und Qualitätsrahmen

Kurze Fachimpulse, moderierte Demonstrationen und aufeinander aufbauende Übungen wechseln sich ab. Jeder Konfigurations- oder Bearbeitungsschritt wird zunächst an einem Referenzfall erklärt, anschließend selbstständig ausgeführt und zuletzt mit einer Prüfliste kontrolliert.

Für die Qualitätssicherung werden Rollen, Ausgangsdaten, erwartete Ergebnisse, Negativfälle und Abnahmekriterien vor der Übung festgelegt. Änderungen und Entscheidungen werden so dokumentiert, dass der Ablauf in einer weiteren Umgebung oder durch eine andere verantwortliche Stelle reproduziert werden kann.