Seminar PDV VIS-Suite – Mandantenübergreifendes Arbeiten

Das Seminar behandelt die sichere Zusammenarbeit über organisatorisch oder technisch getrennte Mandanten hinweg. Im Fokus stehen Trennungsprinzipien, Identitäten, freigegebene Datenräume, kontrollierte Übergaben, gemeinsame Prozesse, Protokollierung und Abnahme.

Inhaltsübersicht

1. Zielgruppe
2. Voraussetzungen
3. Lernziele
4. Seminarinhalte
5. Praxisübungen
6. Methodik und Qualitätsrahmen

Zielgruppe

Fachadministration, Systemadministration, Organisationsverantwortliche, Datenschutz, Informationssicherheit und Projektteams

Voraussetzungen

Kenntnisse zu Rollen, Rechten, Aktenstrukturen und den beteiligten Organisationsgrenzen

Lernziele

• Mandantentrennung und erlaubte Kooperationsformen eindeutig modellieren
• Rollen, Zugriffswege und Übergabepunkte nach dem Minimalprinzip gestalten
• gemeinsame Vorgänge ohne unkontrollierte Datenvervielfältigung organisieren
• mandantenübergreifende Abläufe durch Tests und Protokollierung absichern

Seminarinhalte

1. Mandantenmodell und Kooperationsszenarien

Getrennte Verantwortungsbereiche, gemeinsame Aufgaben, Dienstleistungsbeziehungen und Verbundmodelle werden fachlich abgegrenzt.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Mandantenmodell und Kooperationsszenarien“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Getrennte Verantwortungsbereiche, gemeinsame Aufgaben, Dienstleistungsbeziehungen und Verbundmodelle werden fachlich abgegrenzt.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

2. Identitäten und Organisationszuordnung

Benutzer, Gruppen, technische Konten, externe Rollen und Zuständigkeiten werden eindeutig einem Kontext zugeordnet.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Identitäten und Organisationszuordnung“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Benutzer, Gruppen, technische Konten, externe Rollen und Zuständigkeiten werden eindeutig einem Kontext zugeordnet.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

3. Zugriffs- und Freigabekonzepte

Freigabe, Delegation, zeitliche Begrenzung und Widerruf werden für mandantenübergreifende Zugriffe definiert.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Zugriffs- und Freigabekonzepte“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Freigabe, Delegation, zeitliche Begrenzung und Widerruf werden für mandantenübergreifende Zugriffe definiert.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

4. Datenräume, Verweise und Übergaben

Gemeinsame Nutzung, Referenzierung, kontrollierte Kopie und formale Übergabe werden nach Datenhoheit unterschieden.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Datenräume, Verweise und Übergaben“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Gemeinsame Nutzung, Referenzierung, kontrollierte Kopie und formale Übergabe werden nach Datenhoheit unterschieden.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

5. Gemeinsame Vorgänge und Aufgaben

Zuständigkeitswechsel, parallele Bearbeitung, Rückfragen, Eskalation und Abschluss werden über Organisationsgrenzen gestaltet.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Gemeinsame Vorgänge und Aufgaben“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Zuständigkeitswechsel, parallele Bearbeitung, Rückfragen, Eskalation und Abschluss werden über Organisationsgrenzen gestaltet.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

6. Metadaten und Klassifikationen

Begriffe, Aktenzeichen, Schutzstufen und Wertelisten werden zwischen Mandanten abgeglichen oder übersetzt.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Metadaten und Klassifikationen“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Begriffe, Aktenzeichen, Schutzstufen und Wertelisten werden zwischen Mandanten abgeglichen oder übersetzt.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

7. Datenschutz und Protokollierung

Zweckbindung, Sichtbarkeit, Protokolle, Auskunft und Löschverantwortung werden in Kontrollen überführt.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Datenschutz und Protokollierung“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Zweckbindung, Sichtbarkeit, Protokolle, Auskunft und Löschverantwortung werden in Kontrollen überführt.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

8. Test und Abnahme

Positiv-, Negativ-, Widerrufs- und Vertretungsfälle werden mit eindeutigen Abnahmekriterien geprüft.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Test und Abnahme“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Positiv-, Negativ-, Widerrufs- und Vertretungsfälle werden mit eindeutigen Abnahmekriterien geprüft.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

9. Betriebsmodell und Support

Verantwortlichkeiten, Störungswege, Konfigurationsänderungen und gemeinsame Pflege werden verbindlich geregelt.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Betriebsmodell und Support“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Verantwortlichkeiten, Störungswege, Konfigurationsänderungen und gemeinsame Pflege werden verbindlich geregelt.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

Praxisübungen

• Modellierung eines organisationsübergreifenden Genehmigungsvorgangs
• Aufbau einer Rollen- und Freigabematrix für zwei Mandanten
• Durchführung eines Negativtests für unzulässige Sichtbarkeit

Methodik und Qualitätsrahmen

Kurze Fachimpulse, moderierte Demonstrationen und aufeinander aufbauende Übungen wechseln sich ab. Jeder Konfigurations- oder Bearbeitungsschritt wird zunächst an einem Referenzfall erklärt, anschließend selbstständig ausgeführt und zuletzt mit einer Prüfliste kontrolliert.

Für die Qualitätssicherung werden Rollen, Ausgangsdaten, erwartete Ergebnisse, Negativfälle und Abnahmekriterien vor der Übung festgelegt. Änderungen und Entscheidungen werden so dokumentiert, dass der Ablauf in einer weiteren Umgebung oder durch eine andere verantwortliche Stelle reproduziert werden kann.