Seminar PDV VIS-Suite – Dokumenten- und Aktenmanagement Aufbaukurs

Der Aufbaukurs vertieft die strukturierte Gestaltung elektronischer Akten, Vorgänge und Dokumente. Schwerpunkte sind Aktenplan, Metadatenmodell, Vorlagen, Versionen, fachliche Beziehungen, Fristen und eine dauerhaft überprüfbare Ablagequalität.

Inhaltsübersicht

1. Zielgruppe
2. Voraussetzungen
3. Lernziele
4. Seminarinhalte
5. Praxisübungen
6. Methodik und Qualitätsrahmen

Zielgruppe

Erfahrene Anwendergruppen, Registratur, Key-User, Fachadministration, Organisation und Projektteams für elektronische Aktenführung

Voraussetzungen

Sichere Grundkenntnisse der täglichen Arbeit mit Akten, Vorgängen und Dokumenten

Lernziele

• komplexe Aktenstrukturen und fachliche Beziehungen konsistent abbilden
• Metadaten, Vorlagen und Qualitätsregeln für wiederkehrende Fälle standardisieren
• Versionen, Status und Bearbeitungsstände kontrolliert steuern
• Ablage-, Fristen- und Abschlussregeln in einen vollständigen Lebenszyklus einordnen

Seminarinhalte

1. Aktenplan und Ordnungsstruktur

Ordnungspositionen, Aktenarten, Zuständigkeiten und Benennungsregeln werden aus fachlichen Anforderungen abgeleitet.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Aktenplan und Ordnungsstruktur“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Ordnungspositionen, Aktenarten, Zuständigkeiten und Benennungsregeln werden aus fachlichen Anforderungen abgeleitet.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

2. Objekttypen und Beziehungen

Akten, Teilakten, Vorgänge, Dokumente, Verweise und fachliche Verknüpfungen werden konsistent modelliert.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Objekttypen und Beziehungen“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Akten, Teilakten, Vorgänge, Dokumente, Verweise und fachliche Verknüpfungen werden konsistent modelliert.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

3. Metadatenmodell und Plausibilität

Pflichtangaben, Wertelisten, Ableitungen und Qualitätskontrollen werden für belastbare Recherche und Steuerung eingerichtet.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Metadatenmodell und Plausibilität“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Pflichtangaben, Wertelisten, Ableitungen und Qualitätskontrollen werden für belastbare Recherche und Steuerung eingerichtet.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

4. Vorlagen und standardisierte Anlage

Dokument-, Vorgangs- und Aktenvorlagen werden mit vorbelegten Eigenschaften und wiederholbaren Arbeitsschritten verbunden.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Vorlagen und standardisierte Anlage“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Dokument-, Vorgangs- und Aktenvorlagen werden mit vorbelegten Eigenschaften und wiederholbaren Arbeitsschritten verbunden.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

5. Versionen, Status und Freigaben

Bearbeitungsstände, Versionen, Freigaben und gültige Fassungen werden eindeutig voneinander abgegrenzt.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Versionen, Status und Freigaben“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Bearbeitungsstände, Versionen, Freigaben und gültige Fassungen werden eindeutig voneinander abgegrenzt.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

6. Fallbezogene Zusammenarbeit

Zuständigkeiten, Vertretungen, Notizen, Verweise und gemeinsame Bearbeitung werden regelkonform organisiert.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Fallbezogene Zusammenarbeit“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Zuständigkeiten, Vertretungen, Notizen, Verweise und gemeinsame Bearbeitung werden regelkonform organisiert.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

7. Fristen, Abschluss und Wiederaufnahme

Wiedervorlagen, Abschlusskriterien, Aufbewahrungsbezug und kontrollierte Wiederaufnahme werden fachlich definiert.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Fristen, Abschluss und Wiederaufnahme“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Wiedervorlagen, Abschlusskriterien, Aufbewahrungsbezug und kontrollierte Wiederaufnahme werden fachlich definiert.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

8. Qualitätssicherung und Bereinigung

Fehlablagen, Dubletten, unvollständige Metadaten und inkonsistente Strukturen werden erkannt und korrigiert.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Qualitätssicherung und Bereinigung“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Fehlablagen, Dubletten, unvollständige Metadaten und inkonsistente Strukturen werden erkannt und korrigiert.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

9. Komplexer Musterfall

Eine mehrstufige Akte wird einschließlich Vorlagen, Beziehungen, Freigaben und Abschluss bearbeitet.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Komplexer Musterfall“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Eine mehrstufige Akte wird einschließlich Vorlagen, Beziehungen, Freigaben und Abschluss bearbeitet.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

Praxisübungen

• Entwurf einer Aktenstruktur für einen mehrstufigen Verwaltungsfall
• Konfiguration eines Metadaten- und Vorlagenkonzepts
• Qualitätsprüfung und Korrektur eines vorbereiteten Aktenbestands

Methodik und Qualitätsrahmen

Kurze Fachimpulse, moderierte Demonstrationen und aufeinander aufbauende Übungen wechseln sich ab. Jeder Konfigurations- oder Bearbeitungsschritt wird zunächst an einem Referenzfall erklärt, anschließend selbstständig ausgeführt und zuletzt mit einer Prüfliste kontrolliert.

Für die Qualitätssicherung werden Rollen, Ausgangsdaten, erwartete Ergebnisse, Negativfälle und Abnahmekriterien vor der Übung festgelegt. Änderungen und Entscheidungen werden so dokumentiert, dass der Ablauf in einer weiteren Umgebung oder durch eine andere verantwortliche Stelle reproduziert werden kann.