Seminar enaio® Workflow – Modellierung und Administration

Ein Workflow wird von der fachlichen Zielsetzung über ein testbares Prozessmodell bis zum kontrollierten Betrieb entwickelt. Modellierung, Organisationsstruktur, Daten und Fehlerpfade werden gemeinsam betrachtet.

Vier Tage sind für Konzept, Administration, Modellbau, Test und Diagnose eines vollständigen Prozesses erforderlich.

Inhaltsverzeichnis

1. Lernziele
2. Zielgruppe
3. Voraussetzungen
4. Seminarinhalte
5. Prozessanalyse und Workflow-Konzept
6. Technische Basis und Administration
7. Prozessmodell mit Aktivitäten und Transitionen
8. Workflow-Akte, Fristen und Automatisierung
9. Test, Veröffentlichung und Troubleshooting
10. Praxisübungen

Lernziele

• fachliche Prozesse in klare Rollen, Aktivitäten und Entscheidungen zerlegen
• Workflow-Modelle mit Transitionen, Fristen und Fehlerpfaden aufbauen
• Workflow-Akte und DMS-Dokumente konsistent verbinden
• Modelle im Administrator-for-Workflow bereitstellen und überwachen
• Normal-, Ausnahme- und Störungsfälle systematisch testen

Zielgruppe

Workflow-Administrierende, Prozessverantwortliche, technische Consultants und Projektmitarbeitende mit Umsetzungsverantwortung.

Voraussetzungen

Sichere enaio®-Grundlagen und Erfahrung mit Objektdefinition und Berechtigungen. Kenntnisse der zu modellierenden Geschäftsprozesse.

Seminarinhalte

Die Themen werden in einer festen Arbeitsfolge aus Einordnung, Konfiguration oder Bedienung, praktischer Prüfung und dokumentierter Auswertung bearbeitet.

Prozessanalyse und Workflow-Konzept

Aus einer fachlichen Beschreibung entsteht ein eindeutiger Prozess mit klarer Zuständigkeit und messbarem Ergebnis.

1. Schritt 1: Auslöser, Ziel, Eingangsdaten und Abschlusskriterium erfassen.
2. Schritt 2: Rollen, Aufgaben und Entscheidungen in einer Prozessskizze anordnen.
3. Schritt 3: Normalweg, Rückfrage, Ablehnung, Abbruch und Eskalation unterscheiden.
4. Schritt 4: Benötigte Dokumente und Metadaten je Arbeitsschritt festlegen.
5. Schritt 5: Akzeptanzkriterien und Testfälle vor der Modellierung definieren.

Technische Basis und Administration

Organisationsstruktur, Systemrollen und Administrationswerkzeuge werden für Modellierung und Betrieb vorbereitet.

1. Schritt 1: Workflow-Komponenten und beteiligte Dienste in der Systemarchitektur einordnen.
2. Schritt 2: Benutzer, Rollen und organisatorische Zuordnungen prüfen.
3. Schritt 3: Administrator-for-Workflow mit passender Berechtigung öffnen.
4. Schritt 4: Modelle, Prozesse, Aktivitäten und Zustände in der Administration unterscheiden.
5. Schritt 5: Diagnose- und Überwachungsfunktionen für einen Testprozess vorbereiten.

Prozessmodell mit Aktivitäten und Transitionen

Der fachliche Ablauf wird als ausführbares Modell mit eindeutigen Übergängen umgesetzt.

1. Schritt 1: Start, Ende und zentrale Aktivitäten im Modell anlegen.
2. Schritt 2: Rollen und Bearbeitungszuständigkeiten zuweisen.
3. Schritt 3: Transitionen mit klaren Bedingungen und Bezeichnungen konfigurieren.
4. Schritt 4: Formularfelder und erforderliche Eingaben je Aktivität festlegen.
5. Schritt 5: Modell syntaktisch prüfen und erste Testinstanz starten.

Workflow-Akte, Fristen und Automatisierung

Dokumente, Prozessdaten und zeitliche Steuerung werden zu einem belastbaren Arbeitsablauf verbunden.

1. Schritt 1: Workflow-Akte mit DMS-Objekten und Metadaten verknüpfen.
2. Schritt 2: Dokumentimport oder Objektanlage als Prozessauslöser konfigurieren.
3. Schritt 3: Fristen, Wiedervorlage und Eskalation für kritische Aktivitäten festlegen.
4. Schritt 4: Automatische Aktivität oder einfache Skriptlogik ergänzen.
5. Schritt 5: Abwesenheit, Vertretung und nicht besetzte Rolle testen.

Test, Veröffentlichung und Troubleshooting

Ein Modell wird erst nach vollständiger Prüfung von Normal- und Ausnahmefällen bereitgestellt.

1. Schritt 1: Testmatrix mit Rollen, Entscheidungen und Grenzfällen ausführen.
2. Schritt 2: Prozessdaten und Aktivitätsstatus in der Administration kontrollieren.
3. Schritt 3: Fehlerhafte Aktivität analysieren, korrigieren und erneut starten.
4. Schritt 4: Modellversion, Veröffentlichung und Rücknahme festlegen.
5. Schritt 5: Betriebsdokumentation mit Monitoring und Supportweg erstellen.

Praxisübungen

• Modellierung eines mehrstufigen Freigabeprozesses
• Anbindung einer Workflow-Akte mit Dokumenten und Metadaten
• Konfiguration von Frist, Eskalation und Vertretung
• Diagnose und Korrektur einer fehlerhaften Prozessinstanz