Seminar enaio® Dokumentenmanagement und digitale Akten

Eine digitale Akte wird nicht als Abbild eines Papierordners verstanden, sondern als strukturiertes Informationsmodell mit eindeutigen Objekten, Suchmerkmalen, Zuständen und Verantwortlichkeiten.

Zwei Tage ermöglichen die fachliche Modellierung, den Aufbau eines Prototyps und die Prüfung typischer Nutzungsfälle.

Inhaltsverzeichnis

1. Lernziele
2. Zielgruppe
3. Voraussetzungen
4. Seminarinhalte
5. Fachliche Analyse und Informationsmodell
6. Ablagestruktur und Metadaten
7. Suche, Trefferlisten und Arbeitsansichten
8. Versionen, Status und Dokumentlebenszyklus
9. Workflow, Rechte und Abnahme
10. Praxisübungen

Lernziele

• fachliche Vorgänge in eine klare Akten- und Dokumentstruktur überführen
• Metadaten mit hoher Such- und Datenqualität definieren
• Versionierung, Status und Lebenszyklus für Dokumentklassen festlegen
• Workflows und Wiedervorlagen sinnvoll an die Akte anbinden
• einen Aktenprototyp mit Rollen und Abnahmetests bewerten

Zielgruppe

Fachprojektleitende, Key-User, Prozessverantwortliche, Informationsmanager und technische Projektmitarbeitende.

Voraussetzungen

Kenntnisse der eigenen Fachprozesse. Grundlegende Erfahrung mit Dokumentablage und Recherche ist hilfreich.

Seminarinhalte

Die Themen werden in einer festen Arbeitsfolge aus Einordnung, Konfiguration oder Bedienung, praktischer Prüfung und dokumentierter Auswertung bearbeitet.

Fachliche Analyse und Informationsmodell

Aus Vorgängen, Dokumentarten und Suchbedürfnissen entsteht ein übersichtliches Objektmodell.

1. Schritt 1: Geschäftsobjekt, Vorgang, Akte, Teilakte und Dokument fachlich abgrenzen.
2. Schritt 2: Pflichtdokumente, optionale Unterlagen und erzeugte Ergebnisse erfassen.
3. Schritt 3: Beziehungen und eindeutige Identifikatoren festlegen.
4. Schritt 4: Lebenszyklus und verantwortliche Rollen je Objekt beschreiben.
5. Schritt 5: Informationsmodell mit realistischen Beispieldaten prüfen.

Ablagestruktur und Metadaten

Die Aktenstruktur verbindet verständliche Navigation mit leistungsfähiger Suche.

1. Schritt 1: Schrank, Ordner, Register und Dokumenttypen aus dem Informationsmodell ableiten.
2. Schritt 2: Metadaten nach Identifikation, Klassifikation, Steuerung und Nachweis gruppieren.
3. Schritt 3: Pflichtfelder, Kataloge, Standardwerte und Validierungen definieren.
4. Schritt 4: Redundante oder schwer pflegbare Felder entfernen.
5. Schritt 5: Erfassungsmaske mit typischen Nutzungsfällen testen.

Suche, Trefferlisten und Arbeitsansichten

Suchwege werden aus konkreten Auskunftsfragen entwickelt und mit geeigneten Ergebnisansichten verbunden.

1. Schritt 1: Häufige Auskunftsfragen und notwendige Suchmerkmale sammeln.
2. Schritt 2: Metadaten- und Volltextsuche für bekannte sowie unbekannte Inhalte kombinieren.
3. Schritt 3: Trefferlisten mit entscheidungsrelevanten Spalten gestalten.
4. Schritt 4: Gespeicherte Suchen und rollenbezogene Ansichten vorbereiten.
5. Schritt 5: Suchqualität mit vollständigen, unvollständigen und fehlerhaften Daten prüfen.

Versionen, Status und Dokumentlebenszyklus

Dokumente erhalten klare Zustände und kontrollierte Übergänge von der Bearbeitung bis zur Archivierung.

1. Schritt 1: Arbeitsversion, freigegebene Fassung und archivierten Stand unterscheiden.
2. Schritt 2: Statuswechsel und erforderliche Freigaben definieren.
3. Schritt 3: Historie und Versionen mit einem Änderungsfall testen.
4. Schritt 4: Aufbewahrung, Sperre und Löschprüfung in das Modell aufnehmen.
5. Schritt 5: Ausnahme- und Korrekturprozess für falsch abgelegte Dokumente festlegen.

Workflow, Rechte und Abnahme

Die digitale Akte wird mit Zuständigkeiten, Aufgaben und kontrolliertem Zugriff zu einem arbeitsfähigen Fachprozess.

1. Schritt 1: Rollen und minimale Zugriffe je Aktenbereich festlegen.
2. Schritt 2: Einfachen Freigabe- oder Bearbeitungsworkflow an ein Dokumentereignis anbinden.
3. Schritt 3: Wiedervorlagen und Eskalationen für Fristen konfigurieren.
4. Schritt 4: End-to-End-Fall von der Aktenanlage bis zum Abschluss durchführen.
5. Schritt 5: Abnahme anhand von Such-, Rechte-, Workflow- und Lebenszyklustests dokumentieren.

Praxisübungen

• Modellierung einer digitalen Projekt- oder Kundenakte
• Definition eines Metadatenkatalogs mit Pflicht- und Validierungsregeln
• Aufbau einer Suchmatrix und geeigneter Trefferlisten
• Durchführung eines vollständigen Aktenfalls mit Freigabe und Archivstatus