Seminar enaio® Anwendertraining – Dokumente, Suche und Zusammenarbeit

Das Seminar bildet typische Arbeitssituationen vom ersten Systemstart bis zur abgeschlossenen Aufgabe ab. Alle Funktionen werden in einer zusammenhängenden Übungsakte eingesetzt, damit Such-, Ablage- und Bearbeitungsschritte als sicherer Gesamtprozess verstanden werden.

Ein Seminartag ist für Endanwenderaufgaben angemessen, weil Grundlagen, praktische Wiederholung und ein vollständiger Arbeitsfall ohne administrative Konfiguration behandelt werden.

Inhaltsverzeichnis

1. Lernziele
2. Zielgruppe
3. Voraussetzungen
4. Seminarinhalte
5. Arbeitsplatz, Navigation und persönliche Oberfläche
6. Suchen, Filtern und Finden
7. Objekte anlegen und Dokumente bearbeiten
8. Aufgaben, Workflows und Zusammenarbeit
9. Sicherer Tagesabschluss
10. Praxisübungen

Lernziele

• Arbeitsbereiche im Client und Webclient sicher unterscheiden und bedienen
• Dokumente über Metadaten, Volltext und gespeicherte Suchen zuverlässig finden
• Objekte korrekt anlegen, bearbeiten, versionieren und weitergeben
• Aufgaben, Wiedervorlagen und einfache Workflows im Arbeitsalltag nutzen
• Berechtigungs- und Datenschutzgrenzen beim Umgang mit Dokumenten beachten

Zielgruppe

Endanwender, Sachbearbeitende, Projektmitarbeitende und neue Key-User, die Dokumente und Vorgänge in enaio® bearbeiten.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse im Umgang mit Arbeitsplatzrechnern und Office-Anwendungen. Vorkenntnisse in Dokumentenmanagementsystemen sind nicht erforderlich.

Seminarinhalte

Die Themen werden in einer festen Arbeitsfolge aus Einordnung, Konfiguration oder Bedienung, praktischer Prüfung und dokumentierter Auswertung bearbeitet.

Arbeitsplatz, Navigation und persönliche Oberfläche

Der Einstieg schafft Orientierung in den zentralen Bereichen und zeigt die Beziehung zwischen Ablagestruktur, Trefferlisten und Arbeitskörben.

1. Schritt 1: Anmeldung, Startbereich und verfügbare Arbeitsbereiche prüfen.
2. Schritt 2: Schränke, Ordner, Register und Dokumente innerhalb einer Beispielstruktur öffnen.
3. Schritt 3: Ansichten, Spalten und Vorschau für die jeweilige Aufgabe anpassen.
4. Schritt 4: Favoriten und zuletzt verwendete Ablageorte für wiederkehrende Vorgänge einsetzen.

Suchen, Filtern und Finden

Mehrere Suchwege werden kombiniert, um sowohl bekannte Dokumente als auch unvollständig beschriebene Inhalte zu ermitteln.

1. Schritt 1: Einfache Suche mit eindeutigen Metadaten ausführen.
2. Schritt 2: Volltextsuche mit Begriffen, Wortgruppen und geeigneten Einschränkungen durchführen.
3. Schritt 3: Trefferliste sortieren, filtern und über die Detailvorschau bewerten.
4. Schritt 4: Wiederkehrende Recherche als gespeicherte Suche ablegen.
5. Schritt 5: Suchergebnis anhand von Objektstatus, Historie und Ablagekontext verifizieren.

Objekte anlegen und Dokumente bearbeiten

Die Ablage wird als kontrollierter Vorgang mit korrektem Ziel, vollständigen Indexdaten und nachvollziehbarer Versionierung durchgeführt.

1. Schritt 1: Passenden Ablageort und richtigen Objekttyp auswählen.
2. Schritt 2: Pflichtfelder und klassifizierende Metadaten vollständig erfassen.
3. Schritt 3: Datei übernehmen oder ein neues Dokument aus einer Vorlage erzeugen.
4. Schritt 4: Dokument zur Bearbeitung öffnen, Änderungen speichern und neue Version prüfen.
5. Schritt 5: Historie und Eigenschaften zur Kontrolle des Bearbeitungsstands auswerten.

Aufgaben, Workflows und Zusammenarbeit

Aufgabenbezogene Funktionen sorgen für klare Zuständigkeit, Fristen und nachvollziehbare Weitergabe.

1. Schritt 1: Persönlichen Eingangskorb öffnen und Aufgabe nach Priorität auswählen.
2. Schritt 2: Arbeitsauftrag, zugehörige Dokumente und erforderliche Entscheidung prüfen.
3. Schritt 3: Kommentar, Bearbeitungsergebnis und erforderliche Metadaten ergänzen.
4. Schritt 4: Aufgabe regelkonform weiterleiten oder abschließen.
5. Schritt 5: Wiedervorlage, Abonnement und Vertretungsfunktion für geeignete Fälle einsetzen.

Sicherer Tagesabschluss

Zum Abschluss werden typische Fehlerursachen vermieden und offene Bearbeitungen kontrolliert.

1. Schritt 1: Ausgecheckte oder lokal bearbeitete Dokumente auf offenen Status prüfen.
2. Schritt 2: Persönliche Ablage und Papierkorb kontrollieren.
3. Schritt 3: Offene Aufgaben und Fristen nach Dringlichkeit ordnen.
4. Schritt 4: Zugriffsrechte und vertrauliche Inhalte vor Weitergabe erneut prüfen.

Praxisübungen

• Recherche eines Vorgangs mit Metadaten- und Volltextsuche
• Ablage, Bearbeitung und Versionierung eines neuen Dokuments
• Bearbeitung einer Aufgabe mit Kommentar, Entscheidung und Frist
• Einrichtung persönlicher Ansichten, Favoriten und gespeicherter Suchen