Seminar enaio® Capture-Pro – Digitalisierung und Belegerfassung

Die Erfassungskette wird von der Papier- oder Dateiübernahme bis zum kontrolliert abgelegten enaio®-Objekt aufgebaut. Der Schwerpunkt liegt auf reproduzierbaren Aufträgen, guter Datenqualität und klarer Behandlung fehlerhafter Belege.

Zwei Tage sind für Konfiguration, Testläufe und einen vollständigen End-to-End-Auftrag erforderlich.

Inhaltsverzeichnis

1. Lernziele
2. Zielgruppe
3. Voraussetzungen
4. Seminarinhalte
5. Erfassungsarchitektur und Scanprofile
6. Aufträge, Trennung und Erkennung
7. Validierung und Datenabgleich
8. Übergabe an enaio® und Capture-Transfer
9. Transport, Berechtigungen und Betrieb
10. Praxisübungen

Lernziele

• Scan- und Importprofile passend zum Belegtyp konfigurieren
• Erkennungs-, Trenn- und Validierungsregeln für Aufträge kombinieren
• Metadaten durch Datenbankabgleich anreichern und prüfen
• Dokumente über einen kontrollierten Übergabekanal in enaio® ablegen
• Auftrags-Setups transportieren, überwachen und diagnostizieren

Zielgruppe

Administrierende, technische Consultants und Mitarbeitende mit Verantwortung für zentrale Dokumentenerfassung.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse in enaio®, Windows, Netzwerken und relationalen Datenbanken. SQL-Grundkenntnisse sind hilfreich.

Seminarinhalte

Die Themen werden in einer festen Arbeitsfolge aus Einordnung, Konfiguration oder Bedienung, praktischer Prüfung und dokumentierter Auswertung bearbeitet.

Erfassungsarchitektur und Scanprofile

Geräte, Eingangswege und Bildparameter werden passend zu Qualität, Durchsatz und Zielprozess gewählt.

1. Schritt 1: Belegarten, Formate, Mengen und Qualitätsanforderungen erfassen.
2. Schritt 2: Scanner- oder Dateiimport als geeigneten Eingangskanal auswählen.
3. Schritt 3: Auflösung, Farbe, Duplex, Bildkorrektur und Ausgabeformat konfigurieren.
4. Schritt 4: Teststapel mit typischen und problematischen Belegen zusammenstellen.
5. Schritt 5: Bildqualität und Dateigröße anhand definierter Kriterien bewerten.

Aufträge, Trennung und Erkennung

Ein Capture-Auftrag verbindet Eingang, Stapelbildung, Dokumenttrennung und Erkennung zu einem reproduzierbaren Ablauf.

1. Schritt 1: Neuen Auftrag mit eindeutiger Bezeichnung und Zielprozess anlegen.
2. Schritt 2: Trennregel über Barcode, Leerseite oder strukturelles Merkmal konfigurieren.
3. Schritt 3: Erkennungsbereiche und relevante Metadatenfelder festlegen.
4. Schritt 4: Stapel verarbeiten und Erkennungswerte gegen den Testbeleg prüfen.
5. Schritt 5: Schwellwerte und Nachbearbeitungsweg für unsichere Ergebnisse definieren.

Validierung und Datenabgleich

Die Datenqualität wird durch fachliche Prüfregeln und kontrollierte Anreicherung abgesichert.

1. Schritt 1: Pflichtfelder, Formate und Wertebereiche für die Validierung festlegen.
2. Schritt 2: Stammdatenabgleich mit einem vorbereiteten Datenbestand konfigurieren.
3. Schritt 3: Treffer, Mehrdeutigkeit und fehlende Zuordnung getrennt behandeln.
4. Schritt 4: Korrekturoberfläche für effiziente manuelle Prüfung einrichten.
5. Schritt 5: Validierungsprotokoll und Fehlerquote eines Teststapels auswerten.

Übergabe an enaio® und Capture-Transfer

Dokument und Metadaten werden eindeutig einem Zielobjekt zugeordnet und mit kontrolliertem Fehlerpfad übertragen.

1. Schritt 1: Zielschrank, Objekttyp und Ablagestruktur auswählen.
2. Schritt 2: Capture-Felder den enaio®-Indexfeldern zuordnen.
3. Schritt 3: Ausgabeformat, Volltext und Zusatzdateien festlegen.
4. Schritt 4: Übergabe über das vorgesehene Transferverfahren testen.
5. Schritt 5: Fehlerablage, Wiederanlauf und Dublettenbehandlung kontrollieren.

Transport, Berechtigungen und Betrieb

Ein produktionsreifer Auftrag benötigt kontrollierten Transport, passende Rollen und verlässliche Überwachung.

1. Schritt 1: Auftrags-Setup exportieren und Abhängigkeiten erfassen.
2. Schritt 2: Setup in einer zweiten Umgebung importieren und Umgebungsparameter anpassen.
3. Schritt 3: Benutzer- und Gruppenrechte für Scannen, Validieren und Administrieren trennen.
4. Schritt 4: Protokolle, Warteschlangen und Fehlerstapel regelmäßig kontrollieren.
5. Schritt 5: Betriebscheckliste für Tagesstart, Störung und Monatsprüfung erstellen.

Praxisübungen

• Konfiguration eines Scanprofils für gemischte Papierbelege
• Aufbau eines Auftrags mit Barcode-Trennung und Metadatenerkennung
• Datenbankabgleich und manuelle Validierung unsicherer Werte
• Übergabe eines vollständigen Stapels an eine enaio®-Testakte