Seminar SAP LeanIX Kostenmanagement und Portfolio-Optimierung

Kostenwerte entfalten erst dann Steuerungswirkung, wenn Bezugsobjekt, Zeitraum, Allokationslogik und Vergleichsmaßstab eindeutig sind. Das Seminar entwickelt ein belastbares Kostenmodell und verbindet es mit Portfolioentscheidungen zu Konsolidierung, Modernisierung und Investition.

Inhaltsverzeichnis

1. Lernziele
2. Zielgruppe und Voraussetzungen
3. Seminarinhalte
   1. Schritt 1: Steuerungsfragen und Kostenbegriffe klären
   2. Schritt 2: Bezugsobjekte und Kostenmodell definieren
   3. Schritt 3: Quellen und Allokationsregeln festlegen
   4. Schritt 4: Kosteninformationen erfassen und prüfen
   5. Schritt 5: Kosten mit Portfoliofaktoren verbinden
   6. Schritt 6: Redundanzen und Optimierungspotenziale analysieren
   7. Schritt 7: Maßnahmen priorisieren und Business Case strukturieren
   8. Schritt 8: Realisierung und Nutzen nachhalten
4. Praxisübungen
5. Methodik

Lernziele

• ein nachvollziehbares Kostenmodell für Anwendungen und Technologien definieren
• Kostenquellen, Zeitbezug und Allokationsregeln kontrolliert abbilden
• Kosten mit Nutzen, Fitness, Risiko und Redundanz vergleichen
• Optimierungskandidaten methodisch priorisieren
• Maßnahmen, Einsparannahmen und Realisierung transparent nachhalten

Zielgruppe und Voraussetzungen

Zielgruppe: IT-Portfoliomanager, Enterprise Architects, IT-Controller, Application Owner, Business-IT-Verantwortliche und Transformationsmanager

Voraussetzungen: Grundkenntnisse in SAP LeanIX und Application Portfolio Management sowie grundlegendes Verständnis von IT-Kosten und Budgetstrukturen

Seminarinhalte

Schritt 1: Steuerungsfragen und Kostenbegriffe klären

Zu Beginn werden die Entscheidungen bestimmt, die mit Kosteninformationen unterstützt werden sollen.

• Budgetsteuerung, Benchmarking und Rationalisierung voneinander abgrenzen
• Kostenarten, Betrachtungszeitraum und Währung festlegen
• Plan-, Ist- und Forecast-Werte unterscheiden
• Empfänger und erforderliche Aggregationsebenen bestimmen

Schritt 2: Bezugsobjekte und Kostenmodell definieren

Kosten werden eindeutigen Architekturobjekten und Verantwortungsbereichen zugeordnet.

• Anwendungen, IT Components, Provider und Projekte als Kostenträger bewerten
• direkte und indirekte Kosten unterscheiden
• Betrieb, Lizenz, Entwicklung, Support und Transformation strukturieren
• TCO-Logik und Abgrenzung zu Geschäftsbudgets dokumentieren

Schritt 3: Quellen und Allokationsregeln festlegen

Die Datenherkunft und Verteilung gemeinsamer Kosten werden nachvollziehbar gemacht.

• Finanzsysteme, Vertragsdaten und manuelle Schätzungen inventarisieren
• führende Quelle und Aktualisierungsfrequenz je Kostenart bestimmen
• Shared-Service- und Plattformkosten nach klaren Schlüsseln verteilen
• Schätzwerte, Unsicherheiten und fehlende Daten kennzeichnen

Schritt 4: Kosteninformationen erfassen und prüfen

Daten werden importiert oder gepflegt und anschließend fachlich plausibilisiert.

• Format, Zeitraum und Zuordnung vor dem Import validieren
• Summen gegen Quellsysteme und Budgetrahmen abstimmen
• Ausreißer und Doppelzählungen untersuchen
• Verantwortliche für Korrektur und Freigabe festlegen

Schritt 5: Kosten mit Portfoliofaktoren verbinden

Die reine Kostensicht wird um fachliche und technische Entscheidungsdimensionen ergänzt.

• Geschäftskritikalität und funktionale Eignung gegenüberstellen
• technische Fitness, Lebenszyklus und Obsoleszenz berücksichtigen
• Nutzerzahl, Regionen und Capability-Abdeckung einbeziehen
• Kosten pro Domäne, Capability oder Organisation vergleichen

Schritt 6: Redundanzen und Optimierungspotenziale analysieren

Anwendungen mit ähnlicher fachlicher Abdeckung werden auf Konsolidierungs- und Modernisierungspotenzial geprüft.

• funktionale Überschneidung und tatsächliche Nutzung unterscheiden
• hohe Kosten mit geringer strategischer Bedeutung identifizieren
• technische Risiken und Ablöseabhängigkeiten ergänzen
• Schnellmaßnahmen und strukturelle Transformationen trennen

Schritt 7: Maßnahmen priorisieren und Business Case strukturieren

Optimierungskandidaten werden nach Wirkung, Aufwand, Risiko und Umsetzbarkeit bewertet.

• Zielzustand und Behandlungsoption formulieren
• Einmalaufwand, laufende Einsparung und Realisierungszeitraum schätzen
• Abhängigkeiten und notwendige Vorhaben erfassen
• Annahmen, Bandbreiten und Entscheidungskriterien dokumentieren

Schritt 8: Realisierung und Nutzen nachhalten

Beschlossene Maßnahmen werden mit Roadmap, Verantwortlichen und überprüfbaren Nutzenwerten verbunden.

• Meilensteine und erwartete Kosteneffekte planen
• Plan- und Ist-Einsparungen vergleichen
• Verzögerungen und veränderte Annahmen transparent machen
• Kostenmodell und Portfolioanalysen regelmäßig aktualisieren

Praxisübungen

1. Definition eines Kostenmodells für ein heterogenes Anwendungsportfolio
2. Allokation gemeinsamer Plattformkosten anhand eines transparenten Schlüssels
3. Erstellung einer Kosten-Fitness-Matrix
4. Identifikation und Bewertung redundanter Anwendungen
5. Aufbau eines priorisierten Optimierungs-Backlogs mit Nutzenannahmen

Methodik

Fachliche Einordnung, Live-Demonstrationen, angeleitete Konfigurationen, strukturierte Einzel- und Gruppenübungen sowie die Bearbeitung einer durchgängigen Fallstudie.