Seminar regisafe – Spezialakten für Verträge, Inventar, Fuhrpark und EDV

Seminarprofil

Spezialakten bündeln strukturierte Daten und zugehöriges Schriftgut in einer gemeinsamen E-Akte. Das Seminar zeigt, welche Felder und Prozesse gemeinsam genutzt werden und wo fachliche Besonderheiten getrennt bleiben müssen.

Didaktische Einordnung: Zwei Tage sind erforderlich, um vier Aktenarten mit jeweils eigenem Praxisfall sowie gemeinsame Termin-, Rechte- und Auswertungsfunktionen zu bearbeiten.

Inhaltsübersicht

1. Seminarprofil
2. Lernziele
3. Zielgruppe
4. Voraussetzungen
5. Schrittweise Seminarinhalte
6. Praxisübungen
7. Empfohlener Lernpfad

Lernziele

• Spezialakten passend zum Verwaltungsgegenstand anlegen
• Fristen, Zuständigkeiten und Dokumente vollständig führen
• Adress-, Termin- und Barcodefunktionen integrieren
• Bestände und Verträge über Arbeitslisten und Auswertungen steuern

Zielgruppe

Vertragsmanagement, zentrale Dienste, Inventarverantwortliche, Fuhrpark, IT, Kämmerei, Key User und Administration.

Voraussetzungen

Grundlagen I und Kenntnisse der E-Akte; fachliche Kenntnisse der jeweiligen Bestands- oder Vertragsprozesse.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Schritt 1: Gemeinsames Aktenprinzip verstehen
   Stammdaten, Status, Zuständigkeit, Termine, Schriftgut und Berechtigungen werden als Basis aller Spezialakten eingeordnet.
2. Schritt 2: Vertragsakten führen
   Vertragsgegenstand, Partner, Wert, Zahlungsintervall, Laufzeit, Kündigung und relevante Schriftstücke werden verwaltet.
3. Schritt 3: Vertragsfristen überwachen
   Kündigungs- und Verlängerungstermine werden mit Kalender, Wiedervorlage und Verantwortlichkeit verbunden.
4. Schritt 4: Inventar erfassen
   Typ, Hersteller, Modell, Seriennummer, Standort, Status, Wartung und Inventarnummer werden strukturiert gepflegt.
5. Schritt 5: Wartung organisieren
   Intervalle, Erinnerungen, durchgeführte Termine und Wartungshistorie werden nachvollziehbar dokumentiert.
6. Schritt 6: Fahrzeuge verwalten
   Zulassung, Nutzung, Finanzierung, Versicherung, Steuer, Prüfung und zugehörige Dokumente werden in der Fahrzeugakte geführt.
7. Schritt 7: EDV-Bestände dokumentieren
   Gerät, Netzwerkanschluss, Standort, Beschaffung, Garantie, Abschreibung und Zuordnung werden zentral erfasst.
8. Schritt 8: Barcode einsetzen
   Objekte werden etikettiert und vor Ort schnell zur passenden Akte aufgerufen.
9. Schritt 9: Rechte und Zuständigkeiten trennen
   Fachliche Pflege, Leserechte, finanzielle Angaben und administrative Aufgaben werden rollenbezogen verteilt.
10. Schritt 10: Auswertungen und Einführung planen
    Fristen, offene Wartung, Standorte, Kosten und Datenqualität werden in Arbeitslisten kontrolliert und schrittweise eingeführt.

Praxisübungen

• Anlage einer Vertragsakte mit Kündigungsüberwachung
• Erfassung eines Inventargegenstands mit Wartung und Barcode
• Aufbau einer EDV- oder Fahrzeugakte mit vollständiger Dokumentation

Empfohlener Lernpfad

Empfohlen nach E-Akte. Ergänzend eignen sich Adressmanagement, Workflow, Objektdesigner und Langzeitspeicherung.