Seminar regisafe – Einführung, Migration und organisatorischer Rollout

Seminarprofil

Eine DMS-Einführung ist vor allem ein Organisationsprojekt. Technik, Aktenordnung, Prozesse, Rechte und Arbeitsweisen müssen gleichzeitig verändert werden. Das Seminar liefert dafür ein belastbares Vorgehensmodell.

Didaktische Einordnung: Zwei Tage sind notwendig, um fachliches Zielbild, Migration, Tests, Veränderungsmanagement und Cutover in einem durchgängigen Projektplan zu verbinden.

Inhaltsübersicht

1. Seminarprofil
2. Lernziele
3. Zielgruppe
4. Voraussetzungen
5. Schrittweise Seminarinhalte
6. Praxisübungen
7. Empfohlener Lernpfad

Lernziele

• Einführungsumfang und Zielbild realistisch festlegen
• Akten- und Datenmigration risikoorientiert vorbereiten
• Pilot, Tests und Abnahme methodisch durchführen
• Schulung, Kommunikation und Betriebsübergabe nachhaltig organisieren

Zielgruppe

Projektleitungen, Digitalisierungsverantwortliche, Organisationsämter, Registratur, IT, Datenschutz, Personalvertretung und Key User.

Voraussetzungen

Grundverständnis der eigenen Verwaltungsprozesse und Aktenführung; Kenntnisse der regisafe-Grundlagen sind hilfreich, aber nicht zwingend.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Schritt 1: Ausgangslage bewerten
   Systeme, Papierakten, Laufwerke, Fachverfahren, Rollen, Engpässe und rechtliche Rahmenbedingungen werden strukturiert aufgenommen.
2. Schritt 2: Zielbild definieren
   Umfang, Prioritäten, Prozessziele, Qualitätskriterien und messbare Einführungsergebnisse werden festgelegt.
3. Schritt 3: Aktenplan und Governance planen
   Ordnungsstruktur, Verantwortlichkeit, Pflegeverfahren und verbindliche Ablageregeln werden vorbereitet.
4. Schritt 4: Pilotbereich auswählen
   Geeignete Prozesse, repräsentative Daten, motivierte Rollen und begrenzte Risiken werden für den Pilot kombiniert.
5. Schritt 5: Bestandsdaten inventarisieren
   Papier, Filesystem, Alt-DMS und Fachverfahren werden nach Qualität, Schutzbedarf, Frist und Migrationswert bewertet.
6. Schritt 6: Migration spezifizieren
   Quellfelder, Zielmetadaten, Aktenbezug, Dateiformate, Dubletten und Fehlerlisten werden in einem Mapping beschrieben.
7. Schritt 7: Testkonzept aufbauen
   Funktion, Daten, Rechte, Schnittstellen, Performance und fachliche End-to-End-Prozesse werden mit Abnahmekriterien versehen.
8. Schritt 8: Schulung und Kommunikation planen
   Zielgruppen, Lernpfade, Multiplikatoren, Arbeitsplatzbegleitung und verbindliche Nutzungsregeln werden terminiert.
9. Schritt 9: Produktivsetzung vorbereiten
   Cutover, Freeze, Restmigration, Supportverstärkung, Rückfallplan und Entscheidungswege werden in einer Ablaufplanung zusammengeführt.
10. Schritt 10: Betrieb und Verbesserung verankern
    Verantwortlichkeiten, Kennzahlen, Änderungsverfahren, Nachschulungen und regelmäßige Qualitätskontrollen sichern den nachhaltigen Einsatz.

Praxisübungen

• Erstellung eines Zielbilds und einer Pilotabgrenzung
• Aufbau eines Migrationsmappings für einen Beispielbestand
• Planung eines Cutover-Wochenendes mit Entscheidungs- und Rückfallpunkten

Empfohlener Lernpfad

Geeignet als Einstieg für Projektverantwortliche. Danach folgen E-Akte, Administration, Workflow und die fachlich benötigten Modultrainings.