Seminar regisafe – Personalbüro, Stellenbesetzung und digitale Personalakte

Seminarprofil

Personalakten gehören zu den sensibelsten DMS-Bereichen. Das Seminar verbindet durchgängige digitale Prozesse mit strenger Zugriffstrennung, nachvollziehbarer Bearbeitung und geregeltem Lebenszyklus.

Didaktische Einordnung: Zwei Tage sind erforderlich, weil Personalakte und Recruiting als getrennte, aber verbundene Prozesse einschließlich Rechteprüfung und vollständigem Fall bearbeitet werden.

Inhaltsübersicht

1. Seminarprofil
2. Lernziele
3. Zielgruppe
4. Voraussetzungen
5. Schrittweise Seminarinhalte
6. Praxisübungen
7. Empfohlener Lernpfad

Lernziele

• digitale Personalakten strukturiert und geschützt führen
• Stellenbesetzungen und Bewerbungen medienbruchfrei bearbeiten
• Vorlagen, Aufgaben und Fristen wirksam einsetzen
• Aufbewahrung und Datenschutz nachweisbar organisieren

Zielgruppe

Personalämter, Recruiting, Organisationsämter, Datenschutz, Personalvertretung, Key User und Administration.

Voraussetzungen

Grundlagen I und E-Aktenkenntnisse; Kenntnisse der eigenen Personalprozesse und Datenschutzvorgaben.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Schritt 1: Personalaktenmodell festlegen
   Stammdaten, Beschäftigung, Qualifikation, Beurteilung, Abrechnung und sonstige Dokumentbereiche werden klar strukturiert.
2. Schritt 2: Berechtigungen absichern
   Personalrollen, besonders geschützte Inhalte, Vertretung und Protokollkontrolle werden restriktiv eingerichtet.
3. Schritt 3: Stellenbesetzung anlegen
   Stellenprofil, Ausschreibung, Auswahlkriterien, Termine, Beteiligungen und Verantwortlichkeiten werden erfasst.
4. Schritt 4: Ausschreibung veröffentlichen
   Freigegebene Inhalte werden kontrolliert an das Bewerbungsportal übergeben und versioniert dokumentiert.
5. Schritt 5: Bewerbungen übernehmen
   Eingehende Daten und Anlagen werden automatisiert oder geprüft als Bewerberakten der richtigen Stelle zugeordnet.
6. Schritt 6: Auswahlprozess steuern
   Sichtung, Bewertung, Beteiligung, Einladung, Gespräch und Entscheidung werden mit Aufgaben und Status geführt.
7. Schritt 7: Kommunikation erzeugen
   Eingangsbestätigungen, Einladungen, Absagen und weitere Schreiben werden vorlagenbasiert und nach Freigabe versendet.
8. Schritt 8: Übernahme in Personalverwaltung vorbereiten
   Einstellungsentscheidung, erforderliche Unterlagen, Onboarding und Übergang zur Personalakte werden kontrolliert gestaltet.
9. Schritt 9: Fristen und Auswertungen nutzen
   Probezeit, Befristung, Fortbildung, Beurteilung und offene Aufgaben werden über Termine und Arbeitslisten überwacht.
10. Schritt 10: Lebenszyklus und Datenschutz prüfen
    Aufbewahrung, Löschung nicht berücksichtigter Bewerbungen, Auskunft und Protokollkontrolle werden dokumentiert.

Praxisübungen

• Anlage einer geschützten Personalakte
• Durchführung einer Stellenbesetzung vom Ausschreibungstext bis zur Entscheidung
• Prüfung eines Rollen- und Löschkonzepts

Empfohlener Lernpfad

Empfohlen nach E-Akte und Administration. Ergänzend folgen Vorlagenmanagement, Workflow und Sicherheit.