Seminar regisafe – GenAI Dokumentenassistent und Niederschrift

Seminarprofil

KI kann Routinearbeit reduzieren, ersetzt aber weder fachliche Verantwortung noch Aktenordnung. Das Seminar zeigt, wie Ergebnisse nachvollziehbar geprüft, sicher verwendet und in bestehende Verwaltungsprozesse eingebettet werden.

Didaktische Einordnung: Ein Tag ist angemessen, weil die Funktionsgruppen anhand ausgewählter Fälle praktisch erprobt und mit verbindlichen Kontroll- und Freigaberegeln verbunden werden.

Inhaltsübersicht

1. Seminarprofil
2. Lernziele
3. Zielgruppe
4. Voraussetzungen
5. Schrittweise Seminarinhalte
6. Praxisübungen
7. Empfohlener Lernpfad

Lernziele

• geeignete KI-Anwendungsfälle erkennen und abgrenzen
• Extraktionen und Zusammenfassungen fachlich kontrollieren
• Fragen an Dokumente präzise und sicher formulieren
• Pilotierung, Berechtigungen und Qualitätssicherung organisieren

Zielgruppe

Key User, Sachbearbeitung, Posteingang, Gremienarbeit, Digitalisierungsbeauftragte, Datenschutz und Projektleitungen.

Voraussetzungen

Sichere Grundlagen in regisafe und Verständnis des jeweiligen Fachprozesses; für Eingangsszenarien sind Kenntnisse des digitalen Posteingangs hilfreich.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Schritt 1: Einsatzgrenzen festlegen
   Unterstützende Automatisierung, fachliche Entscheidung und unzulässige Delegation werden klar voneinander getrennt.
2. Schritt 2: Dokumenteneingang unterstützen
   Klassifikation, Zuständigkeitsvorschlag und Datenextraktion werden an typischen Eingangsdokumenten geprüft.
3. Schritt 3: Metadaten kontrollieren
   Extrahierte Beträge, Fristen, Adressen und Aktenbezüge werden nach Herkunft, Plausibilität und Korrekturweg bewertet.
4. Schritt 4: Zusammenfassungen erstellen
   Einzelne Schriftstücke und umfangreiche Akten werden für verschiedene Informationsbedarfe zusammengefasst.
5. Schritt 5: Dokumente gezielt befragen
   Fragen werden so formuliert, dass Antworten auf den ausgewählten Akteninhalt begrenzt und überprüfbar bleiben.
6. Schritt 6: Niederschrift vorbereiten
   Aufzeichnungen und Besprechungsinhalte werden strukturiert verarbeitet, fachlich redigiert und mit Freigaben versehen.
7. Schritt 7: Schutz und Rechte beachten
   Vertrauliche Inhalte, Berechtigungen, Protokollierung, Aufbewahrung und Datenschutzprüfung werden in die Nutzung einbezogen.
8. Schritt 8: Qualität steuern
   Trefferquote, Korrekturaufwand, Fehlklassifikation und Nutzen werden über einen Pilot mit Abbruch- und Freigabekriterien gemessen.

Praxisübungen

• Klassifikation und Metadatenprüfung eines Dokumentensatzes
• Erstellung und Kontrolle einer Aktenzusammenfassung
• Entwurf eines Pilotplans mit Qualitätskennzahlen und Freigaberegeln

Empfohlener Lernpfad

Empfohlen nach Grundlagen I sowie dem jeweiligen Fachseminar. Für Prozessautomatisierung folgt Workflow.