Seminar regisafe – Finden statt Suchen: Recherche und Ablage

Seminarprofil

Gute Recherche beginnt bei guter Ablage. Das Seminar verbindet Suchtechniken mit verbindlichen Metadaten- und Aktenregeln, damit Informationen personenunabhängig und ohne Zufall wiedergefunden werden.

Didaktische Einordnung: Ein Seminartag genügt, da Suche und Ablage in zahlreichen kurzen Fällen trainiert und am Ende in einem vollständigen Rechercheparcours verknüpft werden.

Inhaltsübersicht

1. Seminarprofil
2. Lernziele
3. Zielgruppe
4. Voraussetzungen
5. Schrittweise Seminarinhalte
6. Praxisübungen
7. Empfohlener Lernpfad

Lernziele

• Suchwege passend zur Fragestellung auswählen
• Metadaten, Volltext und Filter wirksam kombinieren
• gespeicherte Suchen für wiederkehrende Aufgaben einsetzen
• Dokumente so ablegen, dass spätere Recherche zuverlässig funktioniert

Zielgruppe

Gelegenheitsanwender, Sachbearbeitung, Vertretungen, Auskunftsstellen und alle Bereiche mit hohem Rechercheaufkommen.

Voraussetzungen

Grundlagen I oder erste praktische Erfahrung mit Akten und Schriftstücken in regisafe.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Schritt 1: Suchfrage präzisieren
   Gesuchtes Objekt, Zeitraum, Beteiligte, Aktenbezug und erwartete Dokumentart werden vor der Recherche eingegrenzt.
2. Schritt 2: Aktenplan nutzen
   Sachsystematik, Zuständigkeit und Aktenzeichen werden als stabiler Einstieg in die Recherche verwendet.
3. Schritt 3: Metadaten durchsuchen
   Titel, Betreff, Adresse, Datum, Status und individuelle Felder werden einzeln und kombiniert eingesetzt.
4. Schritt 4: Volltext sinnvoll verwenden
   Begriffe, Wortvarianten und Dokumentinhalte werden gesucht, ohne Metadaten und Aktenzusammenhang zu vernachlässigen.
5. Schritt 5: Filter kombinieren
   Organisation, Zeitraum, Dokumentart und Bearbeitungsstatus werden zu präzisen Ergebnismengen verbunden.
6. Schritt 6: Suchprofile speichern
   Wiederkehrende Abfragen werden benannt, gepflegt und für Arbeitslisten genutzt.
7. Schritt 7: Kontext prüfen
   Aktivitäten, Versionen, Vorgänge und verbundene Objekte werden zur fachlichen Einordnung herangezogen.
8. Schritt 8: Richtig ablegen
   Akte, Vorgang, Schriftstückart, Benennung und Metadaten werden anhand einer Ablageentscheidung kontrolliert ausgewählt.

Praxisübungen

• Recherche eines unvollständig beschriebenen Vorgangs
• Aufbau einer gespeicherten Suche als tägliche Arbeitsliste
• Korrektur mehrerer fehlerhaft abgelegter Dokumente

Empfohlener Lernpfad

Empfohlen nach Grundlagen I. Anschließend eignen sich E-Akte sowie Grundlagen II.