Seminar regisafe – Administration: Benutzer, Gruppen und Berechtigungen

Seminarprofil

Ein wirksames Rechtekonzept entsteht nicht durch einzelne Häkchen, sondern durch ein konsistentes Rollenmodell, dokumentierte Zuständigkeiten und wiederholbare Prüfungen. Das Seminar führt von der fachlichen Anforderung bis zum getesteten administrativen Regelwerk.

Didaktische Einordnung: Zwei Tage sind notwendig, da neben der Konfiguration auch Rechtevererbung, Sonderfälle, Testmatrizen, Datenschutzanforderungen und ein vollständiger Praxisfall bearbeitet werden.

Inhaltsübersicht

1. Seminarprofil
2. Lernziele
3. Zielgruppe
4. Voraussetzungen
5. Schrittweise Seminarinhalte
6. Praxisübungen
7. Empfohlener Lernpfad

Lernziele

• Rollen und Gruppen aus Organisationsaufgaben ableiten
• Berechtigungen konsistent und nach dem Minimalprinzip vergeben
• Zugriffe mit Testkonten und Prüfszenarien verifizieren
• Änderungen, Vertretungen und Rezertifizierungen geordnet betreiben

Zielgruppe

regisafe-Administratoren, Anwendungsbetreuung, Informationssicherheit, Datenschutzkoordination und verantwortliche Key User.

Voraussetzungen

Sichere Anwenderkenntnisse, Verständnis von Aktenplan und E-Akte sowie administrative Berechtigungen in einer Schulungsumgebung.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Schritt 1: Organisationsmodell aufnehmen
   Organisationseinheiten, Funktionen, Aufgaben und schutzbedürftige Bereiche werden als Grundlage des Rechtekonzepts dokumentiert.
2. Schritt 2: Benutzerkonten verwalten
   Konten werden angelegt, geändert, deaktiviert und mit eindeutigen Verantwortlichkeiten sowie Lebenszyklen versehen.
3. Schritt 3: Gruppen und Rollen entwerfen
   Technische Gruppen werden aus fachlichen Rollen abgeleitet, damit Einzelberechtigungen auf Ausnahmen beschränkt bleiben.
4. Schritt 4: Rechtearten unterscheiden
   Lesen, Bearbeiten, Anlegen, Löschen, Freigeben und administrative Funktionen werden getrennt bewertet.
5. Schritt 5: Vererbung im Aktenplan steuern
   Rechte auf Aktenplaneinträgen, Akten, Vorgängen und Schriftstücken werden einschließlich Unterbrechungen der Vererbung geprüft.
6. Schritt 6: Sensible Bereiche absichern
   Personal-, Vertrags-, Gremien- und sonstige Schutzbereiche werden mit Funktionstrennung und restriktiven Rollen konfiguriert.
7. Schritt 7: Vertretungen abbilden
   Zeitlich begrenzte Vertretung, Stellvertretung und organisatorische Wechsel werden ohne dauerhafte Überberechtigung umgesetzt.
8. Schritt 8: Rechte systematisch testen
   Testkonten, Positiv- und Negativtests sowie eine Rechte-Matrix sichern die fachliche Abnahme.
9. Schritt 9: Änderungen dokumentieren
   Anträge, Freigaben, Protokolle und Nachweise werden in einen nachvollziehbaren Berechtigungsprozess eingebunden.
10. Schritt 10: Berechtigungen rezertifizieren
    Regelmäßige Kontrollen, Austrittsprozesse und Bereinigung veralteter Gruppen werden als Betriebsroutine festgelegt.

Praxisübungen

• Entwurf eines Rollenmodells für eine Beispielverwaltung
• Konfiguration und Prüfung eines geschützten Aktenbereichs
• Durchführung einer Rechte-Rezertifizierung anhand einer Prüfliste

Empfohlener Lernpfad

Empfohlen nach E-Akte, Aktenplan und Schriftgutverwaltung. Anschließend eignen sich Sicherheit, Datenschutz und Rechtekonzepte sowie Workflow.