Seminar Mayan EDMS Migration und Einführung Seminar

Inhaltsverzeichnis

• Seminarprofil
• Zielgruppe und Voraussetzungen
• Lerninhalte
• Praxisleitfaden
• Abgrenzung und Praxisnutzen

Seminarprofil

Das Seminar behandelt die strukturierte Einführung von Mayan EDMS und die Migration bestehender Dokumentbestände. Im Mittelpunkt stehen Bestandsaufnahme, Zielstruktur, Dokumenttypen, Metadaten, Berechtigungen, Importstrategie, Qualitätssicherung, Pilotierung, Abnahme und Übergabe in den Betrieb. Zwei Tage sind erforderlich, weil Migration nicht nur Datenübernahme, sondern auch fachliche Modellierung und organisatorische Veränderung umfasst.

Beispiele behandeln typische Ausgangslagen wie Dateiablagen, Scanverzeichnisse, Altsystemexporte und unstrukturierte Dokumentbestände. Ziel ist eine realistische Planung mit klaren Prüfpunkten und begrenzten Risiken.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Geeignet für Projekt- und Fachrollen, die Mayan EDMS neu einführen oder bestehende Bestände kontrolliert überführen sollen. Erwartet wird Wissen über aktuelle Ablagestrukturen, Dokumentarten und Verantwortlichkeiten.

• Dokumentbestand analysieren und bereinigen
• Zielmodell für Dokumenttypen und Metadaten entwerfen
• Import- und Pilotstrategie planen
• Qualitätssicherung und Abnahme organisieren

Lerninhalte

• Bestandsaufnahme nach Dokumentarten, Volumen, Qualität und Verantwortlichkeit
• Migrationsmapping zwischen Altstruktur und Mayan EDMS Zielmodell
• Metadatenherkunft, Pflichtfelder und Dublettenprüfung
• Pilotierung mit repräsentativen Dokumentmengen
• Abnahmeprotokolle und Fehlerklassen
• Go-live-Planung, Schulung, Support und Betriebsübergabe

Praxisleitfaden

1. Quellsysteme, Dateistrukturen und Dokumentarten inventarisieren.
2. Zielstruktur mit Dokumenttypen, Metadaten und Berechtigungen entwerfen.
3. Migrationsregeln für Dateinamen, Ordner, Metadaten und Verantwortlichkeiten definieren.
4. Pilotmenge auswählen und Importtest durchführen.
5. Qualität anhand von Stichproben, Suchbarkeit und Berechtigungen prüfen.
6. Fehler bereinigen und Entscheidung für Rollout oder Nacharbeit dokumentieren.
7. Go-live- und Übergabeplan mit Schulung, Support und Verantwortlichkeiten erstellen.

Abgrenzung und Praxisnutzen

Das Seminar liefert ein belastbares Vorgehensmodell für Einführung und Migration. Es konzentriert sich auf Planung, Strukturierung und Qualitätssicherung; individuelle Altsystem-Skripte werden nur konzeptionell behandelt.