Seminar Mayan EDMS Automatisierung mit Workflows, Metadaten und Smart Links Seminar

Inhaltsverzeichnis

• Seminarprofil
• Zielgruppe und Voraussetzungen
• Lerninhalte
• Praxisleitfaden
• Abgrenzung und Praxisnutzen

Seminarprofil

Das Seminar vermittelt die Modellierung dokumentenbezogener Prozesse in Mayan EDMS. Es verbindet fachliche Prozessanalyse mit technischer Konfiguration von Metadaten, Workflowzuständen, Übergängen, Regeln, Ereignissen und Smart Links. Die Dauer von drei Tagen ist notwendig, da Automatisierung nicht isoliert betrachtet werden kann: Metadatenqualität, Dokumenttypdesign, Berechtigungskonzept und Prozesslogik wirken direkt zusammen.

Behandelt werden praxisnahe Szenarien wie Rechnungseingang, Vertragsprüfung, Personalakte, Qualitätsdokumentation und technische Dokumentenlenkung. Die Konfiguration erfolgt schrittweise von einfachen Statuswechseln bis zu mehrstufigen Prüf- und Eskalationsmodellen.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Das Seminar richtet sich an Personen, die Mayan EDMS nicht nur als Ablage, sondern als steuerbares Prozesssystem einsetzen möchten. Vorausgesetzt wird ein grundlegendes Verständnis für digitale Dokumenttypen, Verantwortlichkeiten und fachliche Freigabelogik.

• Prozessaufnahme und Modellierung dokumentenbezogener Abläufe
• Definition aussagekräftiger Metadaten und Regeln
• Workflowsteuerung für Prüfung, Freigabe, Nacharbeit und Archivierung
• Automatische Verknüpfung fachlich verwandter Dokumente

Lerninhalte

• Metadatenmodelle als Grundlage für Suche, Steuerung und Verknüpfung
• Workflowzustände, Übergänge und verantwortliche Rollen
• Ereignisse als Auslöser für automatische Aktionen
• Smart Links für regelbasierte Beziehungen zwischen Dokumenten
• Prozessvalidierung mit Testdokumenten und Rollenwechseln
• Fehlerbilder bei zu komplexen Workflows und deren Reduktion

Praxisleitfaden

1. Fachprozess mit Eingang, Prüfung, Entscheidung, Rückfrage und Abschluss skizzieren.
2. Dokumenttypen und Metadatenfelder passend zum Prozessmodell definieren.
3. Workflowzustände mit klaren fachlichen Bedeutungen anlegen.
4. Übergänge mit Verantwortlichkeiten und Berechtigungen verbinden.
5. Smart Links über Metadatenregeln für verwandte Dokumente konfigurieren.
6. Testfälle für Standardfall, Sonderfall und Fehlerfall durchführen.
7. Workflowdokumentation für Betrieb und Fachbereich erstellen.

Abgrenzung und Praxisnutzen

Das Seminar führt zu belastbaren Automatisierungsmustern, die fachlich verständlich und technisch wartbar bleiben. Komplexe Abläufe werden in prüfbare Teilprozesse zerlegt, sodass Mayan EDMS als nachvollziehbare Steuerungsebene für dokumentenbasierte Arbeit genutzt werden kann.