Seminar M-Files Intensivseminar Business Administration und Prozessdesign

Zielsetzung

Business Administratoren können eine M-Files-Lösung vom fachlichen Ziel über Modell und Prozess bis zu Test, Freigabe und kontrollierter Weiterentwicklung konzipieren.

Inhaltsübersicht

• Lösungsziel und Governance festlegen
• Anforderungen und Prozesse analysieren
• Geschäftsobjekte und Beziehungen modellieren
• Eigenschaften und Klassen gestalten
• Wertelisten und Stammdaten steuern
• Automatische Werte und Vorlagen integrieren
• Suche, Ansichten und Benutzerführung entwickeln
• Workflowstatus und Übergänge entwerfen
• Aufgaben, Fristen und Automatisierung konfigurieren
• Berechtigungskonzept umsetzen
• Compliance und Informationslebenszyklus abbilden
• Migration und Datenqualität vorbereiten
• Test und Freigabe systematisieren
• Änderungen und Betrieb übergeben
• Gesamtlösung im Praxisprojekt abnehmen

Seminarinhalte

Die Themen werden in einer festen Arbeitsfolge aus Einordnung, Konfiguration oder Durchführung, Kontrolle und dokumentierter Auswertung bearbeitet.

1. Lösungsziel und Governance festlegen

1. Geschäftsprobleme, messbare Ziele, Projektgrenzen und betroffene Rollen erfassen.
2. Fachliche Verantwortung, Konfigurationshoheit, technische Zuständigkeit und Abnahme trennen.
3. Namenskonvention, Dokumentation, Test und Änderungsverfahren als Projektgrundlage vereinbaren.

2. Anforderungen und Prozesse analysieren

1. Reale Arbeitsfälle einschließlich Varianten, Ausnahmen, Freigaben und Informationsflüsse aufnehmen.
2. Anforderungen in beobachtbares Nutzer- und Systemverhalten mit Akzeptanzkriterien übersetzen.
3. Muss-, Soll- und Kann-Umfang nach Nutzen, Risiko und Abhängigkeit priorisieren.

3. Geschäftsobjekte und Beziehungen modellieren

1. Kunde, Projekt, Vertrag, Vorgang, Dokument und weitere eigenständige Objekte abgrenzen.
2. Beziehungen und Kardinalitäten aus konkreten Such- und Prozessfragen ableiten.
3. Modell mit Standard-, Grenz- und Wiederverwendungsfällen auf Erweiterbarkeit prüfen.

4. Eigenschaften und Klassen gestalten

1. Eigenschaften nach Such-, Prozess-, Rechte-, Integrations- und Berichtszweck auswählen.
2. Datentyp, Pflichtstatus, Mehrfachwert, Standardwert und Sichtbarkeit präzise festlegen.
3. Klassen mit schlanken, verständlichen Erfassungsdialogen aufbauen und mit Anwendern testen.

5. Wertelisten und Stammdaten steuern

1. Statische Auswahllisten, hierarchische Werte und objektbasierte Stammdaten unterscheiden.
2. Eigentümer, Freigabe, Gültigkeit, Dublettenprüfung und Deaktivierung organisieren.
3. Änderungen an produktiven Werten mit Auswirkungsanalyse und Regressionstest absichern.

6. Automatische Werte und Vorlagen integrieren

1. Ableitbare Metadaten, manuelle Eingaben und externe Stammdatenquellen trennen.
2. Vorlagen mit Variablen, automatischer Benennung, Klasse und Geschäftsbezug konfigurieren.
3. Leere Werte, Sonderzeichen, Varianten und spätere Änderungen mit Testfällen prüfen.

7. Suche, Ansichten und Benutzerführung entwickeln

1. Reale Informationsfragen mit Eigenschaften und Beziehungen reproduzierbar beantworten.
2. Rollenansichten nach Status, Verantwortlichkeit, Frist und Geschäftsobjekt strukturieren.
3. Nicht auffindbare Inhalte auf Modell-, Datenqualitäts- oder Rechteursachen zurückführen.

8. Workflowstatus und Übergänge entwerfen

1. Prozessziel, Status, Eintritts- und Abschlusskriterien in einem übersichtlichen Modell festlegen.
2. Erlaubte Übergänge, auslösende Rollen und notwendige Metadaten definieren.
3. Rückfrage, Ablehnung, Abbruch und Korrekturschleife ausdrücklich berücksichtigen.

9. Aufgaben, Fristen und Automatisierung konfigurieren

1. Aufgabenempfänger aus Rollen und Objektbeziehungen zuverlässig ableiten.
2. Fälligkeit, Erinnerung, Eskalation und Vertretung als getrennte Mechanismen gestalten.
3. Automatische Aktionen mit eindeutigen Auslösern, Wiederanlauf und Fehlerbehandlung absichern.

10. Berechtigungskonzept umsetzen

1. Schutzbedarf und notwendige Tätigkeiten je Rolle in einer Rechtematrix erfassen.
2. Gruppen, automatische Berechtigungen, Objektbeziehungen und Statusregeln konsistent verbinden.
3. Standardfall, vertraulicher Fall, Rollenwechsel, Vertretung und Entzug mit Testkonten prüfen.

11. Compliance und Informationslebenszyklus abbilden

1. Informationsklassen, Aufbewahrungsbeginn, Fristen, Sperren und Löschentscheidung fachlich definieren.
2. Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und Funktionstrennung in Modell, Workflow und Rechte integrieren.
3. Ausnahmen und kontrollierte Löschung mit Freigabe, Protokoll und Abbruchmöglichkeit planen.

12. Migration und Datenqualität vorbereiten

1. Quellbestände, Felder, Werte, Versionen, Rechte und Qualitätsprobleme inventarisieren.
2. Mapping auf Objektarten, Klassen, Eigenschaften, Beziehungen und Wertelisten dokumentieren.
3. Bereinigungsregeln, Stichproben, Kontrollsummen und fachliche Abnahmeschwellen festlegen.

13. Test und Freigabe systematisieren

1. Testmatrix aus Rolle, Status, Datenvariante, Berechtigung und erwartetem Ergebnis erstellen.
2. Normal-, Negativ-, Grenz-, Vertretungs- und Regressionstests getrennt durchführen.
3. Produktivsetzung erst nach dokumentierter fachlicher und technischer Abnahme freigeben.

14. Änderungen und Betrieb übergeben

1. Konfiguration, Eigentümer, Abhängigkeiten, bekannte Grenzen und Supportweg dokumentieren.
2. Änderungsanträge mit Nutzen, Auswirkung, Test, Freigabe, Kommunikation und Rückfall bearbeiten.
3. Datenqualität, Workflowkennzahlen, Rechte und Nutzerprobleme nach Veröffentlichung kontrollieren.

15. Gesamtlösung im Praxisprojekt abnehmen

1. Beispielprozess vom Anlegen über Bearbeitung und Freigabe bis Abschluss vollständig durchspielen.
2. Metadaten, Ansichten, Vorlage, Aufgaben, Rechte, Compliance und Nachweise gemeinsam prüfen.
3. Restpunkte mit Risiko, Priorität, Verantwortlichkeit und verbindlichem nächsten Schritt festhalten.

Praxisübungen

Konzeption und Konfiguration eines Beispiel-Vaults mit Zielbild, Objektmodell, Klassen, Wertelisten, automatischen Werten, Ansichten, Vorlage, Workflow, Rechte- und Compliance-Regeln, Migrationsmapping, Testmatrix und Governance.

Zielgruppe

Business Administratoren, Informationsarchitekten, Prozessmanagement, Qualitätsmanagement, Applikationsverantwortliche, erfahrene Key User und Mitglieder von M-Files-Einführungsprojekten.

Voraussetzungen

Sichere M-Files-Anwenderkenntnisse und Verständnis mindestens eines betroffenen Geschäftsprozesses. Erste Administrationserfahrung ist hilfreich.