Seminar M-Files Integrationen mit Microsoft 365

Zielsetzung

Entwicklung klarer Regeln dafür, wo Informationen entstehen, wie sie klassifiziert werden, welches System führend ist und wie Zusammenarbeit ohne unkontrollierte Mehrfachablagen erfolgt.

Inhaltsübersicht

• Systemrollen und Informationsführung festlegen
• Office-Dokumente im M-Files-Kontext bearbeiten
• E-Mails und Anhänge kontrolliert übernehmen
• Teams-basierte Zusammenarbeit strukturieren
• SharePoint-Inhalte fachlich einordnen
• Identitäten und Berechtigungen abstimmen
• Gemeinsame Bearbeitung und Versionsführung regeln
• Governance und Betriebsübergabe etablieren

Seminarinhalte

Die Themen werden in einer festen Arbeitsfolge aus Einordnung, Konfiguration oder Durchführung, Kontrolle und dokumentierter Auswertung bearbeitet.

1. Systemrollen und Informationsführung festlegen

1. M-Files, Teams, SharePoint, Outlook und Office nach Kommunikations-, Bearbeitungs- und Nachweiszweck einordnen.
2. Für zentrale Dokumentarten ein führendes System und zulässige Arbeitskopien bestimmen.
3. Übergabepunkte, Verantwortlichkeiten und Regeln für Abschluss oder Archivierung dokumentieren.

2. Office-Dokumente im M-Files-Kontext bearbeiten

1. Dokumente aus M-Files mit der vorgesehenen Office-Anwendung öffnen und den Bearbeitungsstatus prüfen.
2. Metadaten, Version und Geschäftsbezug während der Bearbeitung erhalten.
3. Nach dem Speichern kontrollieren, ob gültige Version, Klassifikation und Beziehungen vollständig sind.

3. E-Mails und Anhänge kontrolliert übernehmen

1. Entscheiden, wann Nachricht, Anhang oder beides geschäftsrelevant und aufbewahrungspflichtig sind.
2. E-Mails einem Kunden, Projekt, Vertrag oder Vorgang mit passenden Metadaten zuordnen.
3. Dubletten, private Kommunikation und unnötige Anhänge durch klare Erfassungsregeln vermeiden.

4. Teams-basierte Zusammenarbeit strukturieren

1. Chat, Kanal, Besprechung und Dokumentbearbeitung nach ihrem Arbeitszweck voneinander abgrenzen.
2. Geschäftsrelevante Informationen mit M-Files-Objekten und Metadatenkontext verbinden.
3. Für Projektabschluss, Übergabe und langfristige Auffindbarkeit einen geregelten Prozess definieren.

5. SharePoint-Inhalte fachlich einordnen

1. Bibliotheken, Sites, Teams-Dateien und bestehende Ablagen nach Nutzung und Verantwortlichkeit inventarisieren.
2. Zwischen externer Einbindung, Verknüpfung, schrittweiser Übernahme und Migration unterscheiden.
3. Metadaten, Versionen, Rechte und Links vor einer Integration oder Konsolidierung prüfen.

6. Identitäten und Berechtigungen abstimmen

1. Benutzer, Gruppen, Gastzugriffe und administrative Rollen über die beteiligten Systeme erfassen.
2. Zugriffsentscheidungen mit Schutzbedarf und Geschäftsbezug statt allein mit Speicherort begründen.
3. Eintritt, Rollenwechsel, Austritt und Entzug externer Zugriffe als Ende-zu-Ende-Test durchführen.

7. Gemeinsame Bearbeitung und Versionsführung regeln

1. Zulässige Formen gleichzeitiger Bearbeitung und deren Grenzen für wichtige Dokumentarten festlegen.
2. Versionen, Freigaben und Statuswechsel so organisieren, dass der gültige Stand eindeutig bleibt.
3. Konfliktfälle mit Offlinekopien, Anhängen und parallelen Ablagen reproduzierbar bereinigen.

8. Governance und Betriebsübergabe etablieren

1. Namenskonventionen, Lebenszyklen, Verantwortlichkeiten und Kontrollintervalle für gemeinsame Arbeitsräume festlegen.
2. Supportwege für M-Files-, Microsoft-365-, Identitäts- und Berechtigungsprobleme trennen.
3. Nutzung, Dubletten, Fehlablagen und verwaiste Zugriffe regelmäßig auswerten und nachsteuern.

Praxisübungen

Konzeption eines Ende-zu-Ende-Szenarios von der E-Mail oder Teams-Zusammenarbeit über Klassifikation und gemeinsame Bearbeitung bis zur freigegebenen Ablage in M-Files, einschließlich Rechte- und Dublettenprüfung.

Zielgruppe

M-Files- und Microsoft-365-Administratoren, Power User, Collaboration-Verantwortliche, Informationsmanagement, Projektteams und Fachbereiche mit intensiver Office-, Outlook- oder Teams-Nutzung.

Voraussetzungen

Sichere Anwenderkenntnisse in M-Files und Microsoft 365. Für Konfigurationsanteile sind Grundkenntnisse zu Identitäten, Berechtigungen und Mandantenverwaltung hilfreich.