Seminar M-Files Anwendergrundlagen

Zielsetzung

Sichere Durchführung typischer Arbeitsabläufe vom Auffinden vorhandener Informationen bis zum Erstellen, Klassifizieren, Bearbeiten und Weitergeben neuer Dokumente.

Inhaltsübersicht

• Grundprinzip von M-Files verstehen
• Oberfläche und persönliche Arbeitsumgebung bedienen
• Dokumente und Informationsobjekte anlegen
• Bearbeiten, Versionieren und Konflikte vermeiden
• Suchen und Ansichten nutzen
• Workflows und Zusammenarbeit durchführen

Seminarinhalte

Die Themen werden in einer festen Arbeitsfolge aus Einordnung, Konfiguration oder Durchführung, Kontrolle und dokumentierter Auswertung bearbeitet.

1. Grundprinzip von M-Files verstehen

1. Klassische Ordnerablage und metadatenbasierte Informationsorganisation gegenüberstellen.
2. Objekte, Dokumente, Klassen, Eigenschaften und Beziehungen an einem Geschäftsfall zuordnen.
3. Den Unterschied zwischen Speicherort, geschäftlichem Kontext und angezeigter Ansicht nachvollziehen.

2. Oberfläche und persönliche Arbeitsumgebung bedienen

1. Navigation, Aufgabenbereiche, Listen, Vorschau und Objektkarten sicher verwenden.
2. Spalten, Sortierung, Gruppierung und Anzeigeoptionen auf den Arbeitszweck abstimmen.
3. Häufig benötigte Ansichten und Suchwege als persönliche Arbeitsroutine festlegen.

3. Dokumente und Informationsobjekte anlegen

1. Ein neues Dokument oder Objekt aus dem passenden Geschäftsfall heraus erstellen.
2. Klasse und Pflichtmetadaten korrekt auswählen und Beziehungen zu bestehenden Objekten herstellen.
3. Datei, Titel, Status und weitere Eigenschaften vor dem Speichern auf Vollständigkeit prüfen.

4. Bearbeiten, Versionieren und Konflikte vermeiden

1. Dokumente zum Bearbeiten öffnen und den Bearbeitungsstatus nachvollziehen.
2. Neue Versionen kontrolliert einchecken und Änderungen verständlich einordnen.
3. Bearbeitungskonflikte, veraltete Kopien und lokale Schattenablagen durch einen festen Ablauf vermeiden.

5. Suchen und Ansichten nutzen

1. Schnellsuche und eigenschaftsbasierte Suche für konkrete Informationsbedarfe einsetzen.
2. Suchergebnisse mit Objektart, Klasse, Status, Datum und Verantwortlichkeit eingrenzen.
3. Gespeicherte Ansichten als dynamische, stets aktuelle Zusammenstellung interpretieren.

6. Workflows und Zusammenarbeit durchführen

1. Workflowstatus, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fristen in der Objektkarte erkennen.
2. Einen Vorgang schrittweise von der Bearbeitung über Prüfung bis zur Freigabe weiterführen.
3. Freigaben, Kommentare, Verknüpfungen und kontrollierte Weitergabe ohne unnötige Dateikopien organisieren.

Praxisübungen

Aufbau einer vollständigen Kunden- oder Projektakte: Dokument suchen, neues Objekt anlegen, Metadaten erfassen, Version bearbeiten, Workflowstatus ändern und eine kontrollierte Freigabe vorbereiten.

Zielgruppe

Neue M-Files-Anwender, Fachabteilungen, Projektmitarbeitende und Beschäftigte, die Dokumente und andere Informationsobjekte im Tagesgeschäft bearbeiten.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse der eingesetzten Office-Anwendungen und der betrieblichen Dokumentenablage. M-Files-Vorkenntnisse sind nicht erforderlich.