Seminar M-Files Einführung und Lösungsdesign

Zielsetzung

Ein M-Files-Projekt erhält einen klaren fachlichen Zuschnitt, überprüfbare Anforderungen, ein tragfähiges Informationsmodell und einen realistischen Weg von der Analyse bis zum produktiven Betrieb.

Inhaltsübersicht

• Geschäftsziele und Projektgrenzen klären
• Ist-Prozesse und Informationsflüsse analysieren
• Anforderungen prüfbar formulieren
• Informationsmodell entwerfen
• Prozesse und Automatisierung gestalten
• Berechtigungen und Governance integrieren
• Integration und Migration eingrenzen
• Pilot, Rollout und Betrieb vorbereiten

Seminarinhalte

Die Themen werden in einer festen Arbeitsfolge aus Einordnung, Konfiguration oder Durchführung, Kontrolle und dokumentierter Auswertung bearbeitet.

1. Geschäftsziele und Projektgrenzen klären

1. Probleme, Risiken und messbare Ziele getrennt von vorweggenommenen technischen Lösungen erfassen.
2. Betroffene Bereiche, Datenbestände, Prozesse, Nutzergruppen und ausgeschlossene Themen festlegen.
3. Entscheidungswege, Verantwortlichkeiten und Abnahmekriterien für das Projekt bestimmen.

2. Ist-Prozesse und Informationsflüsse analysieren

1. Entstehung, Bearbeitung, Suche, Freigabe, Weitergabe und Aufbewahrung anhand realer Fälle aufnehmen.
2. Medienbrüche, Mehrfachablagen, fehlende Verantwortlichkeit und unnötige Wartezeiten identifizieren.
3. Varianten und Ausnahmefälle ausdrücklich dokumentieren, statt nur den Idealprozess abzubilden.

3. Anforderungen prüfbar formulieren

1. Geschäftsanforderungen in konkrete Nutzeraufgaben und erwartetes Systemverhalten übersetzen.
2. Muss-, Soll- und Kann-Anforderungen nach Nutzen, Risiko und Abhängigkeit priorisieren.
3. Für jede zentrale Anforderung einen Testfall und eine verantwortliche Abnahmeinstanz festlegen.

4. Informationsmodell entwerfen

1. Geschäftsobjekte, Dokumentarten, Eigenschaften und Beziehungen aus den Informationsfragen ableiten.
2. Klassen und Metadaten auf Suchbarkeit, Prozesssteuerung, Rechte und spätere Erweiterung ausrichten.
3. Den Entwurf mit realistischen Beispieldaten und Grenzfällen validieren.

5. Prozesse und Automatisierung gestalten

1. Manuelle Entscheidungen, automatische Aktionen, Freigaben und Eskalationen klar unterscheiden.
2. Workflowstatus, Übergänge, Rollen und Fristen aus dem fachlichen Sollprozess ableiten.
3. Komplexität nur dort einführen, wo ein messbarer Nutzen und eine beherrschbare Fehlerbehandlung bestehen.

6. Berechtigungen und Governance integrieren

1. Schutzbedarf, Rollen, Objektbeziehungen und administrative Zuständigkeiten zusammenführen.
2. Datenverantwortung, Konfigurationshoheit, Freigabe und laufende Qualitätskontrolle festlegen.
3. Kritische Rechte mit Negativtests und Vertretungsszenarien absichern.

7. Integration und Migration eingrenzen

1. Quellsysteme, Zielprozesse, Datenmengen, Metadatenqualität und technische Abhängigkeiten erfassen.
2. Zwischen Verknüpfung, föderiertem Zugriff, Synchronisation und vollständiger Migration unterscheiden.
3. Pilotumfang, Bereinigungsbedarf und Abnahmekriterien für Daten sowie Schnittstellen definieren.

8. Pilot, Rollout und Betrieb vorbereiten

1. Repräsentative Pilotfälle, Teilnehmer, Erfolgskriterien und Rückmeldeschleifen auswählen.
2. Schulung, Support, Kommunikation, Betriebsübergabe und Änderungsmanagement koordinieren.
3. Produktivsetzung erst nach dokumentierter fachlicher, technischer und organisatorischer Abnahme planen.

Praxisübungen

Erstellung eines Lösungsentwurfs für einen ausgewählten Prozess mit Zielbild, Anforderungskatalog, Objektmodell, Rollenmatrix, Integrations- und Migrationsumfang, Pilotplan sowie Abnahmekriterien.

Zielgruppe

Projektleitungen, Product Owner, Fachverantwortliche, Business- und IT-Administration, Informationsarchitekten, Prozessmanagement und Entscheidungsträger in M-Files-Projekten.

Voraussetzungen

Kenntnis der betroffenen Geschäftsprozesse und organisatorischen Rahmenbedingungen. Technische Detailkenntnisse sind nicht zwingend erforderlich.