Seminar Kendox InfoShare Prozessmanagement und Vorgangsdesigner

Mit Vorgängen lassen sich dokumentenbezogene Abläufe transparent steuern. Dieses Seminar vermittelt die Modellierung, Konfiguration und Prüfung von Prozessvorlagen im InfoShare Vorgangsdesigner beziehungsweise Process Manager.

Die Teilnehmenden beginnen mit einem klar abgegrenzten Geschäftsprozess, definieren Rollen, Schritte, Übergänge und Ausnahmen und setzen daraus einen funktionsfähigen Vorgang mit Dokumentbezug um.

Seminarprofil

Das Hersteller-Kurztraining zeigt die Grundfunktionen in wenigen Stunden. Für eigenständige Modellierung, Rollen, Fristen, Ausnahmen, Tests und Betriebsübergabe sind zwei Tage sachgerecht.

Themenschwerpunkte

• Abgrenzung von digitaler Akte, Aufgabe, Vorgang und externer Prozessautomatisierung
• Prozessaufnahme, Zieldefinition und Auswahl eines geeigneten Automatisierungsumfangs
• Vorgangsvorlagen, Schritte, Zustände, Übergänge und Abschlussbedingungen
• Rollen, Zuständigkeiten, Vertretungen und dynamische Bearbeiterzuordnung
• Dokumente, Eigenschaften und Forminformationen im Prozesskontext
• Freigaben, Rückfragen, Ablehnungen und erneute Bearbeitung
• Fristen, Erinnerungen, Eskalationen und Prioritäten
• Fehler- und Ausnahmewege für unvollständige oder widersprüchliche Fälle
• Berechtigungen, Auditinformationen und nachvollziehbare Prozesshistorie
• Testfälle, Versionierung von Vorlagen und geregelte Veröffentlichung
• Grenzen des Vorgangsmanagements und Zusammenspiel mit Power Automate oder Fachsystemen

Praxisanteil

Ein realer Freigabeprozess wird zuerst fachlich vereinfacht, dann modelliert und mit mehreren Rollen getestet. Fehlerfälle werden bewusst eingeplant, damit die Vorlage nicht nur den Idealablauf beherrscht.

• Erstellung eines Prozesssteckbriefs und Rollenmodells
• Konfiguration einer mehrstufigen Vorgangsvorlage
• Test von Freigabe, Rückfrage, Vertretung und Fristüberschreitung
• Dokumentation und Freigabe einer neuen Vorlagenversion

Planungs- und Qualitätsaspekte

Bei der Umsetzung wird konsequent zwischen Standardfunktion, konfigurierbarer Anpassung und organisatorischer Vorentscheidung unterschieden. Die Teilnehmenden halten Annahmen, Verantwortlichkeiten, Testfälle und Freigabekriterien fest, statt Einstellungen lediglich nachzuklicken. Eigene Anforderungen können auf das Übungsmodell übertragen und hinsichtlich Aufwand, Risiken und Betriebsfolgen bewertet werden. Änderungen an einer produktiven Umgebung sind nicht Bestandteil der Übungen; vorbereitet werden jedoch Checklisten und Prüfwege, mit denen Konfigurationen kontrolliert von einer Test- in eine Integrations- oder Produktivumgebung überführt werden können. Besonderes Augenmerk liegt auf verständlichen Benennungen, minimalen Rechten, dokumentierten Abhängigkeiten und einer Abnahme mit repräsentativen Anwenderrollen.

Zielgruppe

Prozessverantwortliche, Key User, Anwendungsadministratoren, Organisationsentwickler, Projektleitungen und Consultants.

Vorkenntnisse

Grundkenntnisse in Kendox InfoShare und in der Beschreibung betrieblicher Abläufe. Ein eigener überschaubarer Beispielprozess ist hilfreich.