Seminar Kendox InfoShare Office- und Outlook-Integration

Dieses Seminar integriert InfoShare in die tägliche Arbeit mit Outlook, Word, Excel und PowerPoint. Die Teilnehmenden richten Add-ins ein, übernehmen E-Mails und Anhänge kontrolliert in das DMS und nutzen Dokumentvorlagen sowie Metadaten für eine einheitliche Dokumenterstellung.

Der Kurs verbindet Administration und Anwenderpraxis. Dadurch werden technische Einstellungen unmittelbar auf Bedienbarkeit, Ablagequalität und Wiederauffindbarkeit geprüft.

Seminarprofil

Ein vollständiger Tag entspricht dem Umfang der Hersteller-Partnerschulung und bietet ausreichend Zeit für Installation, Konfiguration, Dokumentvorlagen und praktische Anwenderfälle.

Themenschwerpunkte

• Architektur, Voraussetzungen und Bereitstellung der Office- und Outlook-Add-ins
• Installation, Update und grundlegende Fehlerdiagnose auf Windows-Arbeitsplätzen
• Ablage von E-Mails, Anhängen und vollständigen Kommunikationsvorgängen
• Indexierung, Ablageziele und Regeln für konsistente E-Mail-Archivierung
• Öffnen, Bearbeiten, Speichern und Versionieren von Office-Dokumenten
• Dokumentvorlagen für Word, Excel und PowerPoint
• Übernahme von InfoShare-Metadaten in neu erzeugte Dokumente
• Zusammenspiel mit digitalen Akten und rollenbezogenen Ablagemasken
• Benutzerführung, Standardabläufe und Vermeidung typischer Fehlablagen
• Supportcheckliste für Anmelde-, Add-in- und Berechtigungsprobleme

Praxisanteil

Die Teilnehmenden installieren beziehungsweise konfigurieren die Integration und bearbeiten anschließend einen vollständigen Kommunikationsfall aus E-Mail, Anhang und neu erzeugtem Office-Dokument.

• Ablage einer E-Mail mit Anhängen in eine digitale Akte
• Erstellung eines Dokuments aus einer Vorlage mit übernommenen Metadaten
• Versionierte Bearbeitung eines Office-Dokuments
• Diagnose eines typischen Add-in- oder Rechteproblems

Planungs- und Qualitätsaspekte

Bei der Umsetzung wird konsequent zwischen Standardfunktion, konfigurierbarer Anpassung und organisatorischer Vorentscheidung unterschieden. Die Teilnehmenden halten Annahmen, Verantwortlichkeiten, Testfälle und Freigabekriterien fest, statt Einstellungen lediglich nachzuklicken. Eigene Anforderungen können auf das Übungsmodell übertragen und hinsichtlich Aufwand, Risiken und Betriebsfolgen bewertet werden. Änderungen an einer produktiven Umgebung sind nicht Bestandteil der Übungen; vorbereitet werden jedoch Checklisten und Prüfwege, mit denen Konfigurationen kontrolliert von einer Test- in eine Integrations- oder Produktivumgebung überführt werden können. Besonderes Augenmerk liegt auf verständlichen Benennungen, minimalen Rechten, dokumentierten Abhängigkeiten und einer Abnahme mit repräsentativen Anwenderrollen.

Zielgruppe

Key User, Anwendungsadministratoren, Office-Support, DMS-Projektmitarbeitende und Fachanwender mit Multiplikatorenrolle.

Vorkenntnisse

Grundkenntnisse in InfoShare sowie sicherer Umgang mit Microsoft Outlook und Office-Anwendungen. Lokale Installationsrechte sind für technische Übungen hilfreich.