Seminar Kendox InfoShare Archivierung, Aufbewahrung und Compliance

Die zentrale Archivierung geschäftsrelevanter Unterlagen erfordert mehr als Speicherplatz. Dieses Seminar zeigt, wie Dokumentarten, Aufbewahrungsregeln, Versionen, Protokollierung und kontrollierte Löschprozesse in Kendox InfoShare zu einem nachvollziehbaren Gesamtkonzept verbunden werden.

Technische Funktionen werden konsequent mit organisatorischen Verantwortlichkeiten betrachtet. Die Teilnehmenden lernen, welche Entscheidungen vor der Konfiguration getroffen werden müssen und wie deren Wirksamkeit durch Tests, Protokolle und Verfahrensdokumentation belegt wird.

Seminarprofil

Zwei Tage sind notwendig, weil Aufbewahrung und Nachweisführung sowohl fachliche Regelwerke als auch technische Umsetzung betreffen. Ein reines Funktionsseminar würde die entscheidenden Schnittstellen zu Verantwortlichkeiten, Freigaben und kontrollierten Ausnahmen auslassen.

Themenschwerpunkte

• Grundlagen unveränderbarer, nachvollziehbarer und langfristig lesbarer Dokumentenaufbewahrung
• Abgrenzung von Arbeitsdokument, freigegebener Version, Archivexemplar und Sicherungskopie
• Dokumentklassen, Metadaten und Aktenstrukturen als Grundlage belastbarer Aufbewahrungsregeln
• Lebenszyklen, Fristen, Sperren, Aufbewahrungsbeginn und kontrollierte Löschfreigaben
• Versionierung, Historie, Auditinformationen und Anforderungen an nachvollziehbare Änderungen
• Berechtigungen und Funktionstrennung für Administration, Fachbereich, Revision und Datenschutz
• Umgang mit Ausnahmen, Prüfungsfällen, Rechtsstreitigkeiten und vorübergehenden Löschsperren
• Importqualität, Dateiformate, Vollständigkeit und Prüfschritte bei der Übernahme bestehender Archive
• Auskunft, Export und Bereitstellung von Dokumenten für interne oder externe Prüfungen
• Verfahrensdokumentation, Änderungsnachweise und wiederkehrende Wirksamkeitskontrollen

Praxisanteil

Anhand eines Musteraktenplans werden Aufbewahrungsregeln entwickelt, technisch abgebildet und mit unterschiedlichen Dokumentzuständen getestet. Das Seminar ersetzt keine Rechtsberatung; es befähigt zur sachgerechten technischen Umsetzung abgestimmter Vorgaben.

• Zuordnung von Dokumentarten zu Aufbewahrungs- und Löschregeln
• Konfiguration und Prüfung eines beispielhaften Dokumentenlebenszyklus
• Auswertung von Historie und Auditinformationen für einen Prüfungsfall
• Erstellung einer technischen Kontroll- und Dokumentationscheckliste

Planungs- und Qualitätsaspekte

Bei der Umsetzung wird konsequent zwischen Standardfunktion, konfigurierbarer Anpassung und organisatorischer Vorentscheidung unterschieden. Die Teilnehmenden halten Annahmen, Verantwortlichkeiten, Testfälle und Freigabekriterien fest, statt Einstellungen lediglich nachzuklicken. Eigene Anforderungen können auf das Übungsmodell übertragen und hinsichtlich Aufwand, Risiken und Betriebsfolgen bewertet werden. Änderungen an einer produktiven Umgebung sind nicht Bestandteil der Übungen; vorbereitet werden jedoch Checklisten und Prüfwege, mit denen Konfigurationen kontrolliert von einer Test- in eine Integrations- oder Produktivumgebung überführt werden können. Besonderes Augenmerk liegt auf verständlichen Benennungen, minimalen Rechten, dokumentierten Abhängigkeiten und einer Abnahme mit repräsentativen Anwenderrollen.

Zielgruppe

DMS- und Records-Management-Verantwortliche, Compliance- und Datenschutzrollen, Revisionsmitarbeitende, Anwendungsadministratoren und Projektleitungen.

Vorkenntnisse

Grundkenntnisse in Kendox InfoShare und im betrieblichen Dokumentenmanagement. Vorhandene Aufbewahrungsrichtlinien oder ein Aktenplan sind für eigene Beispiele hilfreich.