Seminar Kendox InfoShare Anwendergrundlagen

Dieses Seminar vermittelt den sicheren Einstieg in die tägliche Arbeit mit elektronischen Dokumenten und digitalen Akten. Die Teilnehmenden lernen, Informationen gezielt zu suchen, Dokumente korrekt abzulegen, Bearbeitungsstände nachzuvollziehen und persönliche Arbeitsfunktionen sinnvoll zu nutzen.

Alle Funktionen werden anhand typischer Büro- und Fachbereichssituationen geübt. Dadurch entsteht ein einheitliches Arbeitsverständnis, das Fehlablagen reduziert und die Akzeptanz eines zentralen Dokumentenmanagements verbessert.

Seminarprofil

Ein vollständiger Seminartag deckt die wesentlichen Anwenderfunktionen einschließlich Übungen ab. Kürzere Formate reichen für eine Produktvorführung, nicht jedoch für sichere Such-, Ablage- und Bearbeitungsroutinen.

Themenschwerpunkte

• Orientierung in der Anwendungsoberfläche und rollenbezogene Navigation
• Einfache und erweiterte Suche, Filter, Volltext, Suchstrategien und gespeicherte Suchordner
• Anzeige, Vorschau und strukturierte Einordnung von Dokumenten und Akten
• Ablagemasken, Indexierung, Pflichtangaben und Qualitätsregeln für Metadaten
• Dokumentenbearbeitung, Annotationen und Zusammenarbeit mit Microsoft-Office-Dokumenten
• Versionierung, Versionsvergleich und nachvollziehbarer Umgang mit Bearbeitungsständen
• Wiedervorlagen, Merklisten, Leselisten und persönliche Organisation
• E-Mail- und Dateianlagen sinnvoll übernehmen und wiederfinden
• Mobiler Zugriff mit dem Web Client und Besonderheiten auf kleineren Endgeräten
• Bewährte Arbeitsweisen für konsistente Ablage, Suche und Übergabe

Praxisanteil

Die Teilnehmenden arbeiten mit einer vorbereiteten Akten- und Dokumentenstruktur. Such- und Ablageaufgaben bauen aufeinander auf und bilden einen typischen Arbeitstag vom Dokumenteingang bis zur späteren Recherche ab.

• Recherche eines Vorgangs mit unterschiedlichen Suchwegen
• Ablage und Indexierung mehrerer Dokumenttypen
• Bearbeitung, Versionierung und Vergleich eines Office-Dokuments
• Einrichtung persönlicher Wiedervorlagen und Listen

Planungs- und Qualitätsaspekte

Bei der Umsetzung wird konsequent zwischen Standardfunktion, konfigurierbarer Anpassung und organisatorischer Vorentscheidung unterschieden. Die Teilnehmenden halten Annahmen, Verantwortlichkeiten, Testfälle und Freigabekriterien fest, statt Einstellungen lediglich nachzuklicken. Eigene Anforderungen können auf das Übungsmodell übertragen und hinsichtlich Aufwand, Risiken und Betriebsfolgen bewertet werden. Änderungen an einer produktiven Umgebung sind nicht Bestandteil der Übungen; vorbereitet werden jedoch Checklisten und Prüfwege, mit denen Konfigurationen kontrolliert von einer Test- in eine Integrations- oder Produktivumgebung überführt werden können. Besonderes Augenmerk liegt auf verständlichen Benennungen, minimalen Rechten, dokumentierten Abhängigkeiten und einer Abnahme mit repräsentativen Anwenderrollen.

Zielgruppe

Endanwender, neue Mitarbeitende, Key User, Projektmitglieder und Fachbereichsverantwortliche, die mit Kendox InfoShare arbeiten.

Vorkenntnisse

Grundkenntnisse in Windows, Browserbedienung und typischen Office-Anwendungen. Vorkenntnisse in Kendox InfoShare sind nicht erforderlich.