Seminar Comarch DMS – Mehrmandantenbetrieb und Unternehmensstrukturen

Das Seminar behandelt die organisatorische und technische Gestaltung von Umgebungen mit mehreren Unternehmen, Gesellschaften oder organisatorisch getrennten Bereichen. Ziel ist eine klare Abgrenzung ohne unnötige Mehrfachpflege.

Nach dem Seminar können Mandanten- und Unternehmensmodelle bewertet, gemeinsame und getrennte Konfigurationen festgelegt sowie Rechte, Tests und Betriebsprozesse für komplexe Strukturen geplant werden.

Inhaltsübersicht

1. Seminarprofil
2. Strukturvarianten bewerten
3. Unternehmen und Organisationen modellieren
4. Daten und Dokumente abgrenzen
5. Workflows und Zuständigkeiten
6. Integrationen und gemeinsame Dienste
7. Governance, Test und Betrieb
8. Zielgruppe und Voraussetzungen
9. Praxisübungen

Seminarprofil

Das Format ist auf 2 Seminartage mit systematischer Demonstration, geführten Konfigurationsschritten und praxisnahen Übungen ausgelegt. Die Inhalte werden an einem durchgängigen Beispielszenario erarbeitet, damit fachliche und technische Abhängigkeiten nachvollziehbar bleiben.

Strukturvarianten bewerten

1. Schritt 1: Rechtliche, organisatorische, technische und datenschutzbezogene Trennungsanforderungen erfassen.
2. Schritt 2: Mandant, Unternehmen, Organisationseinheit und Prozessbereich begrifflich und funktional abgrenzen.
3. Schritt 3: Gemeinsame Plattform, getrennte Umgebung und Mischmodelle anhand von Kriterien vergleichen.

Unternehmen und Organisationen modellieren

1. Schritt 1: Gesellschaften, Standorte, Abteilungen, zentrale Dienste und lokale Verantwortlichkeiten strukturieren.
2. Schritt 2: Benutzer mit Einzel- oder Mehrfachzugehörigkeit sowie konzernweite Rollen abbilden.
3. Schritt 3: Namens-, Nummern- und Schlüsselkonventionen für stabile Zuordnungen festlegen.

Daten und Dokumente abgrenzen

1. Schritt 1: Dokumenttypen, Metadaten, Aktenstrukturen und Suchräume je Unternehmen klassifizieren.
2. Schritt 2: Unternehmensübergreifende Referenzen und zentrale Stammdaten kontrolliert bereitstellen.
3. Schritt 3: Unbeabsichtigte Sichtbarkeit durch Testfälle für Suche, Export, Vertretung und Berichte ausschließen.

Workflows und Zuständigkeiten

1. Schritt 1: Gemeinsame Prozessvorlagen von unternehmensspezifischen Varianten trennen.
2. Schritt 2: Zuständigkeiten, Freigabegrenzen, Eskalationen und Vertretungen im jeweiligen Kontext auflösen.
3. Schritt 3: Zentrale Bearbeitung mit lokaler Verantwortung und nachvollziehbarer Übergabe modellieren.

Integrationen und gemeinsame Dienste

1. Schritt 1: ERP-, OCR-, E-Mail-, Repository- und Benachrichtigungsdienste nach Mandantenbezug bewerten.
2. Schritt 2: Technische Konten, Verbindungen, Speicherorte und Protokolle eindeutig zuordnen.
3. Schritt 3: Fehler und Wiederanläufe so behandeln, dass Daten nicht in einen falschen Unternehmenskontext gelangen.

Governance, Test und Betrieb

1. Schritt 1: Zentrale Standards, lokale Ausnahmen und Freigabeverantwortung in einem Governance-Modell dokumentieren.
2. Schritt 2: Berechtigungs-, Trennungs-, Integrations- und Ausfalltests je Unternehmen durchführen.
3. Schritt 3: Änderungen, Rezertifizierung, Kostenverteilung und Support für den Mehrmandantenbetrieb organisieren.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Teilnehmende: DMS-Administration, Konzern-IT, Organisationsmanagement, Informationssicherheit, Projektleitung, Key-User und technische Anwendungsbetreuung.

Voraussetzungen: Gute Kenntnisse der Comarch-DMS-Administration und der eigenen Unternehmens-, Rollen- und Berechtigungsstrukturen.

Praxisübungen

• Ein Mehrunternehmensmodell anhand organisatorischer und technischer Kriterien auswählen.
• Rollen, Dokumenträume und Workflowvarianten für zwei Gesellschaften konfigurieren.
• Trennungs- und Berechtigungstests einschließlich Suche, Bericht und Integration durchführen.