Seminar Comarch DMS – Kompaktseminar Grundlagen, Workflow und Administration

Das Kompaktseminar vermittelt in drei Tagen einen geschlossenen Einstieg für künftige Key-User und Anwendungsadministration. Bedienung, Workflowaufbau und administrative Grundlagen werden an einem gemeinsamen Beispielszenario verbunden.

Nach dem Seminar können Standardvorgänge sicher bearbeitet, ein überschaubarer Workflow prototypisch aufgebaut und Benutzer, Rollen sowie grundlegende Betriebsaufgaben fachgerecht betreut werden.

Inhaltsübersicht

1. Seminarprofil
2. Bedienung und Dokumentarbeit
3. Prozessaufnahme und Dokumenttypen
4. Low-Code-Workflow konfigurieren
5. Benutzer, Rollen und Berechtigungen
6. Suche, Repository und Auswertung
7. Einführung und laufende Betreuung
8. Zielgruppe und Voraussetzungen
9. Praxisübungen

Seminarprofil

Das Format ist auf 3 Seminartage mit systematischer Demonstration, geführten Konfigurationsschritten und praxisnahen Übungen ausgelegt. Die Inhalte werden an einem durchgängigen Beispielszenario erarbeitet, damit fachliche und technische Abhängigkeiten nachvollziehbar bleiben.

Bedienung und Dokumentarbeit

1. Schritt 1: Desktop-, Web- und mobile Oberfläche, Aufgabenlisten und persönliche Einstellungen sicher bedienen.
2. Schritt 2: Dokumente mit Metadaten, Anhängen, Kommentaren und Versionen vollständig erfassen.
3. Schritt 3: Aufgaben prüfen, freigeben, ablehnen, weiterleiten und über Suche wiederfinden.

Prozessaufnahme und Dokumenttypen

1. Schritt 1: Prozessziel, Auslöser, Rollen, Eingaben, Entscheidungen, Fristen und Ergebnis erfassen.
2. Schritt 2: Dokumenttypen, Formulare, Pflichtfelder, Auswahllisten und Validierungen ableiten.
3. Schritt 3: Normalweg, Rückfrage, Ablehnung und Ausnahmeweg in einer verständlichen Skizze festhalten.

Low-Code-Workflow konfigurieren

1. Schritt 1: Status und Bearbeitungsschritte in sinnvoller Reihenfolge anlegen.
2. Schritt 2: Zuständigkeiten, einfache Bedingungen, Fristen und Benachrichtigungen konfigurieren.
3. Schritt 3: Einen Prototyp mit Positiv- und Negativfällen testen und schrittweise korrigieren.

Benutzer, Rollen und Berechtigungen

1. Schritt 1: Benutzer, Gruppen und Organisationseinheiten passend zur fachlichen Struktur einrichten.
2. Schritt 2: Bearbeitungs-, Freigabe- und Administrationsrechte rollenbezogen vergeben.
3. Schritt 3: Vertretung, Rechtekonflikte und gesperrte Konten mit Testbenutzern kontrollieren.

Suche, Repository und Auswertung

1. Schritt 1: Metadaten- und Volltextsuche sowie gespeicherte Filter für typische Aufgaben verwenden.
2. Schritt 2: Dokumente strukturiert ablegen, versionieren und mit Vorgängen verknüpfen.
3. Schritt 3: Einfache Status-, Frist- und Durchlaufzeitauswertungen fachlich definieren.

Einführung und laufende Betreuung

1. Schritt 1: Testdaten, Abnahmekriterien und kurze Anwenderanleitungen für einen Pilotprozess vorbereiten.
2. Schritt 2: Bedien-, Berechtigungs-, Daten- und Prozessprobleme methodisch voneinander unterscheiden.
3. Schritt 3: Änderungen, Support, Rechtekontrolle und dokumentierte Übergabe an den Betrieb organisieren.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Teilnehmende: Künftige Key-User, DMS-Koordination, Fachadministration, Projektmitarbeitende, Prozessverantwortliche und technische Anwendungsbetreuung.

Voraussetzungen: Allgemeine PC- und Browserkenntnisse sowie Erfahrung mit betrieblichen Dokument- oder Freigabeprozessen; Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich.

Praxisübungen

• Einen Dokumentvorgang aus Anwendersicht vollständig bearbeiten.
• Einen einfachen Freigabeworkflow mit Formular, Rollen und Fristen konfigurieren.
• Benutzerrechte, Suche, Ablage und eine einfache Auswertung im Gesamtszenario prüfen.