Seminar Comarch DMS – Fachintegrationen mit HRM, e-Doręczenia und ChatERP

Das Seminar bündelt drei ergänzende Integrationsfelder. Es zeigt, wie Personalvorgänge, elektronische Zustellungen und assistierte Abfragen in DMS-Prozesse eingebettet werden, ohne Zuständigkeiten, Datenschutz oder Nachvollziehbarkeit zu verwischen.

Nach dem Seminar können Einsatzszenarien abgegrenzt, Rollen und Datenflüsse geplant sowie Einführungs- und Testschritte für HRM, e-Doręczenia und ChatERP vorbereitet werden.

Inhaltsübersicht

1. Seminarprofil
2. Integrationsportfolio und Einsatzgrenzen
3. HRM-bezogene Dokumentprozesse
4. Elektronische Zustellung mit e-Doręczenia
5. ChatERP im DMS-Kontext
6. Gemeinsame Daten- und Berechtigungskontrollen
7. Einführung, Test und Betrieb
8. Zielgruppe und Voraussetzungen
9. Praxisübungen

Seminarprofil

Das Format ist auf 2 Seminartage mit systematischer Demonstration, geführten Konfigurationsschritten und praxisnahen Übungen ausgelegt. Die Inhalte werden an einem durchgängigen Beispielszenario erarbeitet, damit fachliche und technische Abhängigkeiten nachvollziehbar bleiben.

Integrationsportfolio und Einsatzgrenzen

1. Schritt 1: Fachliche Ziele, betroffene Daten, Benutzergruppen und erwarteten Nutzen je Integration bestimmen.
2. Schritt 2: Standardfunktion, Konfiguration und projektspezifische Erweiterung klar voneinander abgrenzen.
3. Schritt 3: Datenschutz, Betriebsverantwortung und Freigabeverfahren vor der technischen Einrichtung festlegen.

HRM-bezogene Dokumentprozesse

1. Schritt 1: Personalbezogene Dokumentarten, Zuständigkeiten und besonders schützenswerte Metadaten klassifizieren.
2. Schritt 2: Eintritt, Änderung, Bescheinigung, Freigabe und Ablage als kontrollierte Prozessbausteine modellieren.
3. Schritt 3: Zugriffe, Vertretungen, Aufbewahrung und Löschung an Personalrollen und Fristen ausrichten.

Elektronische Zustellung mit e-Doręczenia

1. Schritt 1: Postfächer, Absender, Empfänger und berechtigte Bearbeitungsrollen organisatorisch zuordnen.
2. Schritt 2: Eingang, Versand, Zustellnachweis, Fristbeginn und Rückläufer in einen dokumentierten Ablauf überführen.
3. Schritt 3: Technische oder fachliche Ausnahmen mit Wiedervorlage, Eskalation und Nachbearbeitung absichern.

ChatERP im DMS-Kontext

1. Schritt 1: Geeignete Informations- und Assistenzszenarien von verbindlichen Prozessentscheidungen unterscheiden.
2. Schritt 2: Abfragekontext, Berechtigungsgrenzen und Umgang mit vertraulichen Dokumentinformationen festlegen.
3. Schritt 3: Antworten anhand definierter Testfragen auf fachliche Richtigkeit und zulässige Datenoffenlegung prüfen.

Gemeinsame Daten- und Berechtigungskontrollen

1. Schritt 1: Identitäten, Organisationen, Dokumentreferenzen und Statuswerte integrationsübergreifend abgleichen.
2. Schritt 2: Minimalrechte, Protokollierung und Nachweisführung je technischem und fachlichem Zugriff umsetzen.
3. Schritt 3: Fehlende Zuordnungen, gesperrte Konten und widersprüchliche Daten mit geregelten Klärungswegen behandeln.

Einführung, Test und Betrieb

1. Schritt 1: Pilotumfang, Testdaten, Abnahmerollen und messbare Einführungskriterien definieren.
2. Schritt 2: Positiv-, Negativ-, Datenschutz- und Wiederanlauffälle für jede Integration prüfen.
3. Schritt 3: Support, Monitoring, Änderungsmanagement und regelmäßige Berechtigungsprüfung in den Betrieb übergeben.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Teilnehmende: DMS-Administration, Personalwesen, Poststelle, Compliance, Key-User, Prozessmanagement, IT-Projektleitung und technische Anwendungsbetreuung.

Voraussetzungen: Grundkenntnisse der Comarch-DMS-Bedienung und der jeweiligen Fachprozesse; administrative Rechte sind für Konfigurationsübungen hilfreich.

Praxisübungen

• Einen HRM-Dokumentprozess mit Schutz- und Rollenanforderungen entwerfen.
• Einen elektronischen Zustellvorgang einschließlich Frist und Nachweis modellieren.
• Einen ChatERP-Testkatalog mit erlaubten und unzulässigen Abfragen erstellen.