Seminar Comarch DMS – Elektronischer Rechnungseingang mit OCR und KSeF

Das Fachseminar bildet den Rechnungseingang von unterschiedlichen Eingangskanälen bis zur revisionsgerechten Ablage ab. Strukturierte Rechnungsdaten, OCR-Ergebnisse, fachliche Prüfungen und ERP-Übergaben werden zu einem kontrollierten Gesamtprozess verbunden.

Nach dem Seminar können Rechnungstypen, Prüfregeln, Freigaben, Ausnahmewege und Kontrollen für einen transparenten elektronischen Rechnungseingang konzipiert und umgesetzt werden.

Inhaltsübersicht

1. Seminarprofil
2. Eingangskanäle und Rechnungsarten
3. OCR und strukturierte Rechnungsdaten
4. Formale und sachliche Prüfung
5. Kontierung und Freigabesteuerung
6. ERP-Übergabe und Statusrückmeldung
7. Archivierung, Kontrolle und Kennzahlen
8. Zielgruppe und Voraussetzungen
9. Praxisübungen

Seminarprofil

Das Format ist auf 2 Seminartage mit systematischer Demonstration, geführten Konfigurationsschritten und praxisnahen Übungen ausgelegt. Die Inhalte werden an einem durchgängigen Beispielszenario erarbeitet, damit fachliche und technische Abhängigkeiten nachvollziehbar bleiben.

Eingangskanäle und Rechnungsarten

1. Schritt 1: E-Mail, Scan, Upload und strukturierte Rechnungsquellen als kontrollierte Eingangskanäle definieren.
2. Schritt 2: Rechnung, Gutschrift, Abschlag, Schlussrechnung und sonstige Belege voneinander unterscheiden.
3. Schritt 3: Duplikatprüfung, Vollständigkeitskontrolle und eindeutige Vorgangsbildung früh im Prozess verankern.

OCR und strukturierte Rechnungsdaten

1. Schritt 1: Kopf-, Steuer-, Zahlungs- und Positionsdaten aus Rechnungen extrahieren und Zielfeldern zuordnen.
2. Schritt 2: Strukturierte KSeF-Daten mit Dokumentabbild und internen Stammdaten zusammenführen.
3. Schritt 3: Konfidenz, Pflichtangaben und Formatfehler in einen geregelten Validierungsprozess überführen.

Formale und sachliche Prüfung

1. Schritt 1: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuern und Zahlungsbedingungen plausibilisieren.
2. Schritt 2: Bestellbezug, Wareneingang, Leistungsnachweis und vertragliche Grundlage abgleichen.
3. Schritt 3: Abweichungen klassifizieren und mit eindeutigen Rückfrage- oder Klärungswegen versehen.

Kontierung und Freigabesteuerung

1. Schritt 1: Sachkonto, Kostenstelle, Projekt, Kostenträger und Aufteilung als prüfbare Kontierung erfassen.
2. Schritt 2: Freigabegrenzen, Vier-Augen-Prinzip und organisationsabhängige Zuständigkeiten konfigurieren.
3. Schritt 3: Vertretung, Eskalation und Fristen so einsetzen, dass Skonti und Zahlungstermine berücksichtigt werden.

ERP-Übergabe und Statusrückmeldung

1. Schritt 1: Geprüfte Daten und Anhänge vollständig an das angebundene ERP-System übergeben.
2. Schritt 2: Buchungsstatus, Fehler und Korrekturen zwischen DMS und ERP nachvollziehbar abstimmen.
3. Schritt 3: Mehrfachübertragung verhindern und Wiederanlaufverfahren für technische Störungen festlegen.

Archivierung, Kontrolle und Kennzahlen

1. Schritt 1: Rechnungsdokument, strukturierte Daten, Freigaben und Historie gemeinsam ablegen.
2. Schritt 2: Offene Rechnungen, Durchlaufzeiten, Skontoverluste und häufige Fehlergründe auswerten.
3. Schritt 3: Stichproben, Monatsabschluss und Prozessverbesserung als wiederkehrende Kontrollschleife organisieren.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Teilnehmende: Kreditorenbuchhaltung, Rechnungsprüfung, Einkauf, Controlling, Key-User, DMS-Administration und Projektteams für digitale Rechnungsprozesse.

Voraussetzungen: Grundkenntnisse der Rechnungsprüfung und der Comarch-DMS-Bedienung; Kenntnisse der eigenen ERP- und Kontierungslogik sind hilfreich.

Praxisübungen

• Einen elektronischen Rechnungseingang mit Pflichtfeldern und Duplikatprüfung konfigurieren.
• Eine Rechnung über OCR-/KSeF-Daten, Prüfung, Kontierung und Freigabe bearbeiten.
• Einen ERP-Übergabefehler analysieren und kontrolliert nachverarbeiten.