Seminar ELO ECM Suite – Key-User und Fachadministration

Key-User verbinden Fachprozess, Anwenderpraxis und technische Administration. Das Seminar schärft diese Rolle und vermittelt vertiefte Bedienung, Qualitätskontrolle, Metadaten- und Suchkonzepte, Workflow-Unterstützung, Berechtigungsanforderungen, Test, Support und geordnetes Änderungsmanagement.

Inhaltsverzeichnis

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Aufgaben und Grenzen der Key-User-Rolle verbindlich festlegen
• fachliche Standards für Ablage, Metadaten und Suche entwickeln
• Anwender, Workflows und Tests methodisch unterstützen
• Änderungen, Fehler und Verbesserungen nachvollziehbar steuern

Zielgruppe

Key-User, Fachadministration, Prozessverantwortliche, Multiplikatoren und Second-Level-Support.

Voraussetzungen

Sichere Bedienung von ELO Java Client oder ELO Web Client sowie gute Kenntnisse der betreuten Fachprozesse.

Seminarinhalte

Die folgenden Arbeitsschritte werden nacheinander vorbereitet, ausgeführt, geprüft und dokumentiert.

Schritt 1: Rolle und Verantwortungsgrenzen definieren

1. fachliche Verantwortung, Systemadministration und Support voneinander abgrenzen
2. Entscheidungs-, Freigabe- und Eskalationswege festlegen
3. vertretbare Aufgaben und kritische Einzelrechte dokumentieren

Schritt 2: Vertiefte Bedienstandards entwickeln

1. einheitliche Ablage-, Such- und Bearbeitungsweisen festlegen
2. häufige Bedienfehler analysieren und vermeiden
3. rollenbezogene Kurzanleitungen und Übungsfälle erstellen

Schritt 3: Ablagestrukturen fachlich betreuen

1. Akten, Vorgänge und Dokumentarten auf Eindeutigkeit prüfen
2. Benennung, Status und Abschlussregeln vereinheitlichen
3. Änderungsbedarf strukturiert an Administration oder Projekt übergeben

Schritt 4: Metadatenqualität sichern

1. Pflichtfelder, Stichwortlisten und Datenbeziehungen fachlich bewerten
2. Fehlwerte, Dubletten und uneinheitliche Schreibweisen erkennen
3. Korrektur- und Qualitätssicherungsprozess organisieren

Schritt 5: Suchen und Auswertungen bereitstellen

1. wiederkehrende fachliche Suchen und Filter aufbauen
2. Trefferqualität und Berechtigungswirkung prüfen
3. Suchvorlagen dokumentieren und an Zielgruppen vermitteln

Schritt 6: Workflows und Aufgaben unterstützen

1. Prozessstatus, Zuständigkeit und Frist fachlich nachvollziehen
2. Fehlbedienung von technischem Prozessfehler unterscheiden
3. Rückfrage, Vertretung und Eskalation nach festem Verfahren begleiten

Schritt 7: Berechtigungsanforderungen formulieren

1. Fachrollen und Schutzbedarf verständlich beschreiben
2. Minimalrechte und Funktionstrennung berücksichtigen
3. Berechtigungstests mit positiven und negativen Fällen vorbereiten

Schritt 8: Tests und Abnahmen durchführen

1. fachliche Testfälle aus realen Prozessen ableiten
2. Normal-, Grenz- und Fehlerfälle abdecken
3. Abweichungen reproduzierbar dokumentieren und priorisieren

Schritt 9: Supportwissen organisieren

1. Störung, Bedienfrage und Änderungswunsch sauber klassifizieren
2. Mindestinformationen für eine technische Analyse erfassen
3. Wissensartikel, bekannte Fehler und Schulungsbedarf pflegen

Schritt 10: Änderungen und Verbesserung steuern

1. Anforderungen nach Nutzen, Risiko und Reichweite bewerten
2. Freigabe, Pilotierung und Kommunikation koordinieren
3. Erfolg nach Einführung mit Kennzahlen und Rückmeldung prüfen

Praxisübungen

• Erstellung eines Rollen- und Eskalationsmodells für Key-User
• Qualitätsprüfung eines Beispielbestands mit Maßnahmenplan
• Entwurf eines fachlichen Test- und Abnahmekatalogs
• Bearbeitung typischer Support- und Änderungsfälle

Methodik

Trainerinput, Demonstrationen, geführte Konfiguration, praktische Übungen am System, Prüflisten, Fehleranalysen und gemeinsame Auswertung. Jeder Arbeitsschritt wird an einer Übungsumgebung nachvollzogen und mit einem prüfbaren Arbeitsstand abgeschlossen.