Seminar ELO ECM Suite – Formulare und formularbasierte Workflows

Formulare machen Prozessdaten strukturiert erfassbar und bilden die Grundlage für nachvollziehbare Entscheidungen im Workflow. Das Seminar führt von Datenmodell und Formulardesign über Validierung und dynamisches Verhalten bis zu Workflow-Einbindung, Berechtigung, Test, Versionierung und Wiederverwendung.

Inhaltsverzeichnis

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Prozessdaten in ein tragfähiges Formular- und Feldmodell überführen
• Formulare mit Validierung und dynamischem Verhalten erstellen
• Formularschritte sicher mit Workflow-Knoten und Rollen verbinden
• Vorlagen testen, versionieren und wartbar bereitstellen

Zielgruppe

Prozessmanagement, Fachadministration, ELO Administration, Workflow-Design und Entwicklung.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse zu ELO Metadaten und Workflows; für Skriptanteile grundlegendes JavaScript-Verständnis hilfreich.

Seminarinhalte

Die folgenden Arbeitsschritte werden nacheinander vorbereitet, ausgeführt, geprüft und dokumentiert.

Schritt 1: Prozess und Datenbedarf analysieren

1. Eingaben, Entscheidungen, Pflichtangaben und Ausgaben erfassen
2. Datenverantwortung und Änderungsrechte festlegen
3. wiederverwendbare Daten von reinem Prozesszustand trennen

Schritt 2: Formulararchitektur planen

1. Masken, Aspekte, Formularfelder und Workflowdaten zuordnen
2. Seiten, Gruppen und wiederkehrende Bereiche strukturieren
3. Benennung und technische Kennungen standardisieren

Schritt 3: Formular im Designer erstellen

1. Feldtypen, Beschriftungen und Hilfetexte passend wählen
2. Layout für unterschiedliche Auflösungen und Rollen gestalten
3. Pflichtfelder und Standardwerte definieren

Schritt 4: Validierung umsetzen

1. Format-, Bereichs- und Abhängigkeitsprüfungen konfigurieren
2. fachliche Fehlermeldungen verständlich formulieren
3. unvollständige oder widersprüchliche Eingaben verhindern

Schritt 5: Dynamisches Verhalten gestalten

1. Felder abhängig von Werten ein- oder ausblenden
2. Werte berechnen und aus vorhandenen Daten vorbelegen
3. Skripte begrenzen, kommentieren und testbar strukturieren

Schritt 6: Formular mit Workflow verbinden

1. Formularansichten den passenden Knoten zuordnen
2. Lesen, Bearbeiten und Freigeben je Rolle steuern
3. Datenübergabe zwischen Schritten nachvollziehen

Schritt 7: Entscheidungen und Routing abbilden

1. Freigabe, Rückfrage, Ablehnung und Korrektur als vollständige Pfade definieren
2. Bedingungen auf validierte Formularwerte stützen
3. Fristen, Eskalationen und Vertretung berücksichtigen

Schritt 8: Sicherheit und Datenschutz prüfen

1. sensible Felder und rollenbezogene Sichtbarkeit festlegen
2. Protokollierung und Datensparsamkeit berücksichtigen
3. technische Manipulation durch serverseitige Prüfung begrenzen

Schritt 9: Test und Versionierung durchführen

1. Feld-, Rollen-, Pfad- und Grenztests erstellen
2. Formular- und Workflowversion gemeinsam kennzeichnen
3. Änderungen und Abwärtskompatibilität dokumentieren

Schritt 10: Vorlage bereitstellen und betreiben

1. Formular, Workflow und abhängige Ressourcen transportieren
2. Konfiguration in Zielumgebung kontrollieren
3. Support, Monitoring und Änderungsverfahren festlegen

Praxisübungen

• Erstellung eines mehrseitigen Formulars mit Pflicht- und Auswahlfeldern
• Umsetzung dynamischer Sichtbarkeit und fachlicher Validierung
• Einbindung in einen mehrstufigen Freigabeworkflow
• Rollen- und Grenztest mit dokumentierter Version

Methodik

Trainerinput, Demonstrationen, geführte Konfiguration, praktische Übungen am System, Prüflisten, Fehleranalysen und gemeinsame Auswertung. Jeder Arbeitsschritt wird an einer Übungsumgebung nachvollzogen und mit einem prüfbaren Arbeitsstand abgeschlossen.